Определите, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера при-нять Ваше предложение.
Вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами.
Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидае-мых от партнера аргументов "за" и доведите до сознания собеседника связанные, с этим преимущества.
Обдумайте-также возможные контраргументы партне-ра, соответственно "настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации.
Бессмысленно пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет от вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. г Прежде чем перейти к этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетент-ность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).
Компромиссный метод. Участники переговоров долж-ны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться согла-шения поэтапно.
При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки дого-вориться между собой с учетом новых соображений частич-но отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые Предложения).
Чтобы приблизиться к позиций партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия компро-миссного решения для осуществления собственных интере-сов (прогноз степени риска) и Критически оценить допусти-мые пределы уступки.
Может случиться,. что предложенное компромиссное решение превышает.Вашу компетенцию. В интересах со-хранения контакта с партнером Вы тут можете пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя).
Трудно быстро прийти к согласию путем уступок, при-емлемым для Обеих сторон (например, в отличие от полного отказа одного из партнеров от своих требований'или так называемого "гнилого" компромисса); партнеры по инер-ции будут упорствовать в своем мнении. Здесь необходимы терпение, соответствующая мотивация и умение "поколе-бать" партнера с помощью новых, аргументов и способов рассмотрения проблемы при использовании всех вытекаю-щих из переговоров возможностей.
Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели перегово-ров, когда их срыв будет иметь для партнеров неблагопри-ятные последствия.
Приведенные методы ведения переговоров носят общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение.
1. Встреча и вхождение в контакт. Даже если к вам приехала не делегация, а всего один партнер, его необходимо встретить на вокзале или в аэропорту и проводить в гостини-цу. В зависимости от, уровня руководителя прибывающей делегации ее может встречать либо сам глава нашей делега-ции, либо кто-то из участников намечающихся переговоров.
Стадия приветствия и вхождения в контакт -- начало прямого, личного делового контакта. Это общая, но важная стадия переговоров.
Процедура приветствия занимает очень короткое время. Самая распространенная в европейских странах форма приветствия -- рукопожатие, при этом первым руку подает хозяин.
Разговор, предваряющий начало переговоров, должен носить характер необременительной беседы. На данном этапе происходит обмен визитными карточками, которые вручают-ся не во время приветствия, а за столом переговоров.
2. Привлечение внимания участников переговоров (на-чало деловой части переговоров). Когда ваш партнер уве-рен, что наша информация будет ему полезна, он станет с удовольствием Вас слушать. Поэтому Вы должны пробу-дить у оппонента заинтересованность. ,
3. Передача информации. Это действие состоит в том, чтобы на основе вызванного интереса убедить партнера по переговорам в том, что он поступит мудро, Согласившись с нашими идеями и предложениями, так как их реализация принесет ощутимую выгоду ему и его организации.
4. Детальное обоснование предложений (аргумента-ция). Партнер может интересоваться нашими идеями и предложениями, он может понять и их целесообразность, но он все еще ведет себя осторожно и не видит возможности применения наших идей и предложений в своей организа-ции. Вызвав интерес и убедив оппонента в целесообразно-сти задуманного .предприятия, мы должны выяснить и разграничить его желания. Поэтому следующий шаг в процедуре проведения деловых переговоров состоит в том, чтобы выявить интересы и устранить сомнения (нейтрали-зация, опровержение замечаний),
Заключает деловую часть переговоров преобразование интересов партнера в окончательное решение (решение принимается на основе компромисса).
Завершение переговоров. Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, ко-торые затрагивались в процессе переговоров, и, что особен-но важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться .уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будуще-го соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также основываясь на позитивных результа-тах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.
При негативном исходе переговоров необходимо сохра-нить субъективный контакт с партнером по переговорам. В данном случае, акцентируется внимание не. на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих соопределение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем; Т.е. следует отка-заться от подведения итогов по тем .разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непри-нужденной атмосферы прощания.
Протокольные Мероприятия являются неотъемлемой со-ставляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку для их неудачи.
Деловой протокол охватывает широкое поле своей дея-тельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа и т.п.. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протоколь-ную группу (2-3 чел.), которая будет заниматься прото-кольными формальностями.
Условия эффективности переговоров. Предпосылки успешности деловых переговоров затрагивают ряд как объ-ективных, так и субъективных факторов и условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить следу-ющие условия:
обе стороны должны иметь интерес к предмету перего-воров;
они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений (соответствующее право на веде-ние переговоров);
партнеры должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в отношении предмета переговоров;
уметь максимально полно учитывать субъективные и объ-ективные интересы другой стороны и идти на компромиссы;
партнеры по переговорам должны в определенной мере доверять друг другу.
Для обеспечения эффективности переговоров следует соблюдать определенные правила.
Основное правило состоит в том, чтобы обе. стороны пришли к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров.
Самое главное на переговорах -- это партнер. Его нужно 'убедить в принятии предложения. На него надо ориентировать весь ход переговоров, всю аргументацию.
Переговоры -- это сотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь общую базу, поэтому важно найти общий знаменатель" для различных интересов партнеров.
Редкие переговоры проходят без проблем, поэтому важ-на склонность к компромиссу.
Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому важно уметь задать правильно вопрос и уметь выслушать партнера.
Позитивные результаты переговоров следует рассматри-вать как естественное их завершение, поэтому в заключение необходимо остановиться на содержании договора, в кото-ром нашли отражение все интересы партнеров.
Переговоры считаются завершенными, если их резуль-таты подверглись тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы.
Деловая переписка
Деловое письмо
В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу.
Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Если всё же в письме нужно охватить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, то есть пронумеровать.
Наилучший вариант - когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым.
Что желательно иметь, чтобы написать письмо своему деловому партнёру:
Современную оргтехнику.
Писать от руки можно только корреспонденции личного характера.
Свой собственный фирменный бланк, состоящий обычно из эмблемы фирмы, её полного названия, почтового и телеграфного адреса, телефона, банковских реквизитов.
При возможности желательно использовать свой фирменный конверт, на котором дублируются реквизиты, указанные на бланке. Это не обязательно.
Оставляйте копии отправленных писем.
Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.
С правой стороны пишут дату отправления письма - день, месяц и год полностью. Ещё ниже - обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без инициалов.
Следующие несколько строк посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведётся каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне Ваш». В случае рассылки рекламной корреспонденции и др. писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять в адресе оборот: « Генеральному директору», без указания его фамилии и инициалов.
Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой. В зависимости от цели письма формулировку изменяют.
При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: «Рассчитываем , что Вы ответите при первой же возможности».
