По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.

2.5.2. ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ ИЗ ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Прием посетителей из других организаций должен быть заранее подготовлен секретарем. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.

В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи посетителей в специальный журнал, в котором указывают: Ф.И.О., должность посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и время приема.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь вправе сам решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после доклада руководителю о посетителе получен отказ в его приеме, секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другим компетентным работником предприятия, обращаясь к нему следующим образом: «Вы не пробовали решить этот вопрос с…». Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему дату и время, когда его примет руководитель.

Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен в такой ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия. Следует помнить, что вторичный вызов посетителя является фактически проявлением невнимательности и неуважения к нему.

Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, таким, как болезнь руководителя, срочная его командировка и т.п., то секретарь обязан заранее известить посетителя об этом и договориться о времени, на которое прием переносится. Секретарь обязан также назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений.

Работая в приемной, секретарь кому-то может облегчить доступ к руководителю, а кому-то, наоборот, затруднить. Если секретарь сочтет, что ситуацией можно манипулировать с выгодой для себя, это может окончиться крахом. Секретарь не имеет права переносить на людей отношение к ним руководителя - со всеми посетителями нужно быть одинаково радушной.

2.6.2. ПРИЕМ КОМАНДИРОВАННЫХ

Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать, согласовано ли это посещение заранее; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить командировочное удостоверение; поинтересоваться, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, и если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.

Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует заранее позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.

При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.

3. ГРАФИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

3.1. Основные этические требования, предъявляемые секретарю

3.2. Рекомендации по ведению служебного телефонного разговора

Ситуация	Рекомендация

Когда звонят секретарю

Во время телефонного звонка абонента	Трубку звонящего телефона следует снимать после первого или второго звонка. Отвечая на звонок необходимо представиться. Например: «Доброе утро, секретариат Межкомбанка. У телефона - Галина Ивановна».
Если абонент не назвал себя	В этом случае уместны следующие фразы: «Представьтесь, пожалуйста!»; «Как Вас представить?».
Если необходимо снять создавшееся напряжение в разговоре	В этом случае необходимо прервать собеседника в подходящем месте и спросить: «Могу ли я Вам чем-то помочь?».
Если секретарь переадресует телефонный звонок другому сотруднику	В этом случае следует назвать абоненту фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон.
В случае отсутствия руководителя	В этом случае секретарь должен спросить: «Что ему передать?» или «Продиктуйте, пожалуйста, я запишу».
Чтобы избежать высказывания по телефону слишком откровенно и не проявить свою осведомленность в делах организации	В этом случае следует ответить: «Этот вопрос не в моей компетенции» или «По этому вопросу Вам необходимо переговорить с директором» и т.п.
Если возникла необходимость во время телефонного разговора навести справку	В этом случае необходимо предупредить абонента о продолжительности поиска нужной информации, а если ее быстро найти невозможно, то нужно извиниться и попросить абонента перезвонить позже, в удобное для него время или попросить у него его номер телефона и позвонить самому.
Как умело завершить разговор по телефону	Заканчивает разговор тот, кто позвонил (он же звонит повторно, если разговор был прерван по каким-либо причинам). Разговор можно завершить такими словами: «Спасибо, что позвонили», «Рада была Вас слышать», «Успехов Вам» и т.п.

Когда звонит секретарь

После того, как номер набран и получен ответ-подтверждение	Необходимо представиться, сообщить название организации и область ее деятельности, затем фамилию нужного сотрудника. Далее следует уточнить, удобно ли абоненту говорить в данный момент или лучше обсудить вопрос в другое, более подходящее время.
После взаимных представлений	Следует изложить причину, по которой он звонит. Начать можно словами: «Мне поручено», «Мы вынуждены обратиться» и т.п.
Если разговор слишком затягивается, а участник телефонного диалога не собирается завершать беседу	В этом случае нужно задавать вопросы таким образом, чтобы он был вынужден отвечать односложно: «Да» или «Нет».
Если секретарь звонит по междугородному телефону	Следует назвать город, из которого звонит секретарь, должность своего руководителя и название организации и после этого сообщить, кого он и по какому вопросу хотел бы пригласить для разговора.
Если нужный сотрудник отсутствует	В этом случае секретарь должен повторить свои данные и точно указать время, когда он будет звонить снова.

3.3. Деловое общение секретаря

4. ОХРАНА ТРУДА

4.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА

Продуктивность любого труда во многом зависит от правильной его организации, которая включает в себя оснащение рабочего места мебелью, специальным оборудованием и необходимыми средствами организационной техники, а также технологическую планировку и совершенствование условий труда.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Правильная организация рабочего места экономит физическую нагрузку и умственную энергию, способствует повышению эффективности труда.

Правильная организация рабочего места предполагает:

· Соблюдение санитарно-гигиенических норм, включая поддержание постоянной оптимальной температуры в служебном помещении, отсутствие шума и правильную освещенность рабочего места;

· Цветовую композицию рабочего помещения;

· Правильную планировку, укомплектование мебелью, различными вспомогательными устройствами и канцелярскими принадлежностями;

· Оснащение техническими средствами.

Соблюдение санитарно-гигиенических норм способствует росту производительности труда. Поддержание чистоты рабочего места делает его привлекательным, повышает работоспособность, улучшает настроение, снижает утомляемость.

Медики подсчитали, что при сидячей работе необходим приток свежего воздуха около 30 м3/ч. Отсутствие свежего воздуха приводит к преждевременному утомлению. Благоприятные климатические условия на рабочем месте могут быть обеспечены путем применения вентиляционной установки, кондиционеров.

Благоприятно влияет на состав воздуха озеленение служебного помещения. Растения не только улучшают воздух, обогащая его кислородом, но и снижает нервное и зрительное переутомление, выполняют декоративную функцию. При выборе растений нужно учитывать размеры помещения, освещенность, температурный режим и влажность воздуха. Не рекомендуется размещать цветы на подоконниках, так как это уменьшает естественную освещенность.

В целях сохранения здоровья не следует курить в рабочих кабинетах.

В соответствии с действующими нормами температура в служебном помещении должна находиться в пределах 18-200 С, относительная влажность воздуха в зимний период - от 45 до 50%, а в летний - от 50 до 55%. Оптимальные климатические условия в рабочем помещении являются предпосылкой для эффективной работы.

Важнейшим фактором, влияющим на производительность труда, является освещенность рабочего места. Помещение, по возможности, должно иметь естественное освещение. При ярком дневном свете следует применять жалюзи. Свет должен падать на рабочую поверхность стола с левой стороны или спереди. При искусственном освещении требуемая сила света зависит от правильной подачи его на рабочее место, при которой исключается прямое попадание световых лучей в глаза и не возникает резких переходов от света к тени. Освещение рабочего места может быть общим (светильники, установленные на потолке) или местным (настольная лампа). Правильная освещенность снижает утомляемость и повышает производительность труда.

4.2. РАБОЧЕЕ МЕСТО

Рабочее место пользователя компьютера должно быть организованно в соответствии с санитарными правилами и нормами /СанПиН 2.2.2. 542-96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы»/. Использование мониторов без информации об оптимальных и допустимых визуальных эргономических параметрах не допускается. Средства организационной техники и специальное оборудование должны быть сертифицированы.

4.3.БЕЗОПАСНОСТЬ ТРУДА

Работая на компьютере, соблюдайте следующие правила:

· Расстояние от глаз до экрана монитора должно быть не менее 50 см (оптимально 60-70 см);

· Уровень глаз при вертикальном расположении экрана должен приходиться на центр или 2/3 высоты экрана;

· В помещении с электронной техникой должна ежедневно проводиться влажная уборка;

При работе на компьютере следует:

· Не работать на клавиатуре непрерывно более 30 минут;

· Периодически менять характер своей работы;

· Устраивать разминку перед продолжительной работой на клавиатуре и выполнять специальные упражнения для пальцев и глаз.

Организация рабочего места включает выбор его правильной планировки, применение таких систем обслуживания, средств связи и условий труда, которые обеспечивают: удобство, быстроту и высокое качество выполнения функций управления; непрерывность связи и регулярность поступления необходимой и достоверной информации; рациональное использование рабочего времени; комфортность условий труда и, как следствие, - высокую работоспособность и производительность труда.

5. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

В работе секретаря значительную часть его рабочего времени занимает печатание и оформление документов, подготовленных руководителем или по заданию руководства другими работниками. В обязанности профессионально обученного секретаря-референта входит и самостоятельное составление документов. Все эти виды работ: составление, оформление документов и печатание - требуют определенных знаний и навыков. Кроме того, следует знать, что, как и другие виды управленческих работ, они нормированы.

Работа по печатанию документов, то есть перепечатка составленного другим лицом текста, относится к техническим видам работ, и всегда нормировалась. Работа по составлению и оформлению документов относится к творческим и логическим видам работ, но в последние десятилетия и на эти виды работ постепенно появляются нормы времени. Они разрабатываются Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации.

До недавнего времени нормы выработки на машинописные работы были определены лишь в «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы», утвержденных Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам и ВЦСПС в 1984 г. Срок их действия был установлен до 1990г. Все выходившие нормы времени на делопроизводственные виды работ: «Укрепленные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию» и вышедшие уже в 1990-е годы «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органом управления» и «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления» опирались на эти нормативы. Но разработанные до массового внедрения персональных компьютеров в систему управления, они не могли учитывать составление и оформление документов на компьютере.

В 2002г. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации утверждены новые «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах власти». В них впервые в разделе «Оформление документов» даются нормы времени на печатание документов на персональных компьютерах.

Конечно, эти нормы были составлены с учетом и на базе «Единых норм времени (выработки) на машинописные работы». Из этих нормативов перенесено в новые деление оригинала, с которого производится перепечатка, на три группы:

· I группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал;

· II группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение до 50% текста;

· III группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографический или компьютерный шрифт.

За единицу измерения по-прежнему берется текстовый оригинал формата А4 - 210х297 мм, напечатанный с одной стороны. Хотя в новых нормативах в разделе «Общие положения» указаны не три интервала, как ранее - через два, через полтора и через один интервал, а за единицу измерения принят только текст, напечатанный через полтора интервала с 38-41 строчками (2450 знаков) с количеством печатных знаков в строке 60-64, в самих таблицах (таблица 26-27) используются все три интервала. Поэтому из ранее вышедших нормативов берем нормы при печати через два интервала - 29-31 строка с количеством знаков 1860 на странице и через один интервал - 58-61 строка с количеством знаков 3630 на странице.

Нормы времени, как и раньше, указаны в минутах на один нормально заполненный лист. При печатании на типовых бланках (формах, таблицах) - на 100 печатных знаков.

Конечно, содержание работ при печатании на компьютере в корне отличается от печатания на машинке, за исключением операций получения оригинала для печатания, ознакомления с ним, печатания и сдачи работы. Совсем новым является раздел - Работы по обработке введенной информации в текстовом редакторе Word. Конечно, он мог появиться только с массовым внедрением компьютерных технологий. Приведем его полностью, так как он может быть интересен для любого секретаря, работающего с компьютером.

Наименование работы	Единица измерения	Нормы времени, мин.	№ нормы
1	2	3	4
Включение компьютера и запуск	Одно включение	1,08	1
Запуск текстового редактора Word	Один запуск	0,25	2
Создание файла в текстовом редакторе Word	Один файл	0,02	3
Загрузка файла в текстовом редакторе Word	Один файл	0,58	4
Перемещение по набранному тексту с помощью полосы прокрутки	Один лист	0,07	5
Удаление фрагментов текста (выделить фрагмент, удалить фрагмент)	Один фрагмент	0,08	6
Перемещение (копирование) фрагментов текста (выделить фрагмент, переместить (скопировать) фрагмент)	Один фрагмент	0,22	7
Копирование фрагментов текста в буфер обмена (выделить фрагмент, скопировать фрагмент)	Один фрагмент	0,08	8
Поиск и замена фрагментов текста (задать объект поиска и объект замены, найти и заменить)	Один цикл поиска и замены	0,55	9
Настройка параметров переноса слов	Одна настройка	0,23	10
Настройка параметров страницы (задать отступы, размер бумаги, макет)	Одна настройка	0,93	11
Изменение шрифта	Одно изменение	0,13	12
Изменение размера шрифта	Одно изменение	0,12	13
Форматирование текста в колонке (задать число и ширину колонок)	Один раздел	0,78	14
Форматирование текста (выделить фрагмент текста, задать шрифт, размер, начертание, эффекты )	Один фрагмент текста	0,95	15
Форматирование абзацев (выделить абзацы, задать отступы, интервалы и положение на странице)	Один фрагмент текста	0,87	16
Вставка колонтитулов	Один колонтитул	0,28	17
Форматирование колонтитулов	Один колонтитул	0,57	18
Вставка сносок	Одна сноска	0,38	19
Удаление сносок	Одна сноска	0,22	20
Вставка оглавления	Одно оглавление	0,45	21
Верстка текста (расположение содержимого документа на страницах согласно принятым правилам)	Один лист	0,68	22
Создание таблиц (создать таблицу с заданным числом строк и столбцов)	Одна таблица	0,12	23
Форматирование таблиц (выделить фрагмент, задать высоту строк, ширину столбцов, границы и заливку)	Один фрагмент таблицы	0,12	24
Вставка строки (столбца) в таблицу	Одна строка (столбец)	0,1	25
Удаление ячеек, строк, столбцов (выделить и удалить ячейки, строки, столбцы)	Одна ячейка, строка (столбец)	0,13	26
Объединение и разбиение ячеек (выделить и объединить или разбить группу ячеек)	Одна группа ячеек	0,12	27
Разбиение таблицы	Одно разбиение	0,1	28
Вставка формул (задать тип и параметры формулы)	Одна формула	0,72	29
Вставка рисунков (выбрать источник вставки, вставить рисунок)	Один рисунок	0,45	30
Форматирование рисунков (задать цвета, линии, размер, положение, обтекание)	Один рисунок	1,82	31
Проверка правописания	Одно слово	0,18	32
Вставка специальных символов (выбрать и вставить символ)	Один символ	0,3	33
Предварительный просмотр перед печатью документов	Один лист	0,17	34
Печать документов (задать область и параметры печати, запустить печать)	Одно задание на печать	0,65	35
Работа с почтовыми конвертами (задать параметры конверта)	Один конверт	0,87	36
Сохранение файла (задать параметры сохранения, сохранить)	Один файл	0,53	37
Завершение работы редактора Word (закрыть файлы, закрыть редактор)	Одно завершение работы	0,32	38
Создание папки	Одна папка	0,23	39
Копирование файлов в среде Windows	Один файл	0,38	40
Переименование файла в среде Windows	Один файл	0,17	41
Удаление файлов (папок) в среде Windows	Один файл (папка)	0,08	42
Завершение работы Windows и выключение компьютера (завершить работу программ, завершить работу Windows)	Одно завершение работы	0,43	43

В нормативах времени есть и раздел «Использование Microsoft Excel в работе оператора электронного набора», который нужен в том случае, если приходится составлять и оформлять текст, содержащий таблицы с вычисляемыми значениями.

Как показывает обзор «Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур», они могут быть использованы и окажут пользу при планировании рабочего дня любого секретаря.

6. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ещё раз следует подчеркнуть, что этика включает в себя систему универсальных и специфических (например, для какой-либо профессиональной деятельности) нравственных требований и норм поведения, т.е. этика деловых отношений, основывается на общих правилах поведения, выработанных людьми в процессе совместной жизнедеятельности. Естественно, что многие нормы взаимоотношений в деловой обстановке справедливы для повседневной жизни, и наоборот, практически все правила межличностных взаимоотношений находят своё отражение в служебной этике.

Взаимосвязь этики в широком смысле и деловой этики можно проследить на логической последовательности отдельных проблем восприятия людьми друг друга. Благоприятная основа для знакомства, для дальнейших взаимоотношений закладывается в первые моменты встречи. Существенную роль при этом играет внешний облик человека, его соответствие ситуации, что демонстрирует уважительное отношение к другому. Немаловажную роль играет в данном случае такая кажущуюся мелочью деталь, как этика приветствия, рукопожатия и представления человека человеку. Эти начальные нюансы взаимоотношений важны как в повседневной, так и в деловой жизни. Для установления приятных и полезных деловых взаимоотношений необходимо уметь заинтересовать человека своими чёткими и в тоже время образными высказываниями, вниманием к сущности вопроса. Эти проблемы решаются при отработке навыков риторики, важных в повседневной жизни и, особенно в служебной обстановке. Эти навыки должны найти своё воплощение в специальных правилах подготовки и ведения беседы, так как с необходимостью их применения мы сталкиваемся повсеместно. Достижение результата беседы, причём в уважительной форме, является важным условием, как в бытовой, так и в деловой обстановке.

Итак, практически все направления деловой этики имеют правила,

применимые этикой поведения в широком смысле. Кроме того, все без исключения направления деловой этики базируются на основополагающих нормах этики. К ним можно отнести уважение чувства собственного достоинства и личного статуса другого человека, понимание интересов и мотивов поведения окружающих, социальную ответственность за их психологическую защищённость и т. п.

7. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. «Этика деловых отношений» - М. ИНФАРМА-М, 2002.

2. Честара Дж. «Деловой этикет». - М., 1997

3. Коробцева Н.А., Петрова Е.А. «Истоки имиджа, или одежда женщины в азбуке общения» - М. Гном и Д, 2000.

4. Браим М. Н. «Этика делового общения». - Минск, 1996

5. Браим М. Н. «Культура делового общения». - Минск, 1998

6. Венедиктова В.И. «О деловой этике и этикете». - М.: Институт новой экономики, 1994

7. Панкратов В.Н. «Манипуляции в общении и их нейтрализация» - М.: Изд-во Института Психотерапии, 2000

Приложение 1

Характеристика стадий и этапов деловых переговоров

Стадии переговоров	Этапы переговоров
1. подготовка переговоров	1.1. выбор средств ведения переговоров 1.2. установление контакта между сторонами 1.3. сбор и анализ необходимой информации 1.4. разработка плана переговоров 1.5. формирование атмосферы взаимного доверия
2. процесс переговоров	2.1. начало переговорного процесса 2.2. выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня 2.3. раскрытие глубинных интересов сторон 2.4. разработка вариантов предложений для договоренности
3. достижение согласия	3.1. выявление вариантов для соглашения 3.2. окончательное обсуждение вариантов решений 3.3. достижение формального согласия

Приложение 2

№ п./п.	Ситуация или вариант встречи сотрудников	Должен быть первым при:
		приветствии	рукопожатии	Представлении
1.	Мужчина Женщина	+	+	+
2.	Старший по возрасту Младший по возрасту	+	+	+
3.	Старший по должности Младший по должности	+	+	+
4.	Проходящий мимо группы Стоящий в группе	+	+	+
5.	Входящий в комнату Находящийся в комнате	+	+ +	+
6.	Обгоняющий идущего	+
7.	Руководитель делегации, входящий в комнату. Руководитель делегации, находящийся в комнате.	+	+	+
Знаком «+» обозначен первый из сотрудников, производящий действие в рассматриваемой ситуации.

Приложение 3

Техника телефонного общения

Правила ведения телефонного разговора	Типичные ошибки при телефонном общении
1. снять трубку не позднее четвертого звонка	1. неготовность вести диалог
2. отвечая на звонок нужно всегда представляться	2. недружелюбие, сухость в общении
3. не давать выхода отрицательным эмоциям. Голос должен звучать дружелюбно	3. подчеркнутая краткость, граничащая с вежливостью
4. трубку снимать левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию	4. нетерпение
5. под руками иметь телефонный блокнот для записи сообщений и ручка	5. желание побыстрее закончить разговор и положить трубку
6. обязательно записать следующую информацию: · дату и время звонка · Ф.И.О. и должность звонящего · Суть сообщения · По какому номеру перезвонить и когда	6. отсутствие обращения к собеседнику по имени-отчеству
7. при необходимости прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, попросите у собеседника разрешения сделать это	7. недостаточное участие в проблемах собеседника
8. договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить удобное время для собеседника	8. долгие паузы, связанные с поиском документов
9. если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то лучший ответ звучит так: «хороший вопрос. Разрешите уточнить для вас и перезвонить?»	9. выражения, которых следует избегать: · Я не знаю · Мы не можем этого сделать · Вы должны · Подождите секунду, я скоро вернусь · Нет

Array

Страницы: 1, 2, 3, 4

Голосование

Как вы оцениваете работу нашего сайта? Отлично Хорошо Нормально Плохо Результаты