немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром,
а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с
указанием даты (число, месяц, год).
2.3. Порядок оформления платежной ведомости или расчетно-платежной
ведомости.
По этим ведомостям производится выдача заработной платы, пособий по
социальному страхованию и стипендий, а также оплачиваются больничные листы,
выдаются отпускные и депонированные суммы. (Приложение № 4). Расходный
кассовый ордер на каждого получателя в этом случае не составляется. Он
выписывается на всю выданную сумму.
На титульном листе платежной или расчетно-платежной ведомости делается
разрешительная надпись с подписями руководителя и главного бухгалтера.
При получении денег по ведомости сумма прописью не указывается. А если
выдача денег производится по доверенности, то также как при оформлении
расходного кассового ордера перед распиской в получении денег кассир делает
надпись «По доверенности».
Как уже отмечалось, при выплате заработной платы, пособий по
социальному страхованию и стипендий организации могут хранить в кассах
наличные сверх установленных лимитов в течение трех рабочих дней (или пяти
дней на Крайнем Севере).
Следовательно, при истечении этого срока кассир должен сделать
следующее:
- в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц,
которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или
сделать отметку от руки: «Депонировано»;
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись
о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить
их с общим итогом по ведомости и расписаться;
- записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить
на ведомости штамп:
«Расходный кассовый ордер № ______».
Бухгалтерия должна проверить отметки, сделанные кассиром в
платежных или расчетно-платежных ведомостях, и произвести подсчет
выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в
банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
К нему прикладываются квитанции приходной кассы банка о приеме
наличных на расчетный счет.
На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или
обслуживаемых централизованными бухгалтериями, выдача денег по
расчетным или расчетно-платежным ведомостям может производиться не
только кассиром, но и другими сотрудниками.
На этих сотрудников должен быть издан приказ руководителя. При
этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости
запрещается Порядком ведения кассовых операций.
2.4. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Все приходные и расходные кассовые ордера и документы,
заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные
кассовые документы подлежат обязательной регистрации.
Форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов
утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету
кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
заполняется организациями всех форм собственности, осуществляющими прием и
выдачу наличных денежных средств. (Приложение № 5).
2.5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
В настоящее время для учета движения денег, выдаваемых старшим
кассиром под отчет другим сотрудникам, непосредственно осуществляющих
выплаты, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных
средств (Форма № КО-5), утвержденная постановлением Госкомстата России от
18 августа 1998 г. № 88.
Данная книга заполняется в организациях всех форм собственности,
осуществляющих выдачу заработной платы, стипендий и различного рода
компенсационных выплат из кассы наличными. Раздатчики получают деньги под
отчет и несут полную материальную ответственность за них.
Книга заполняется кассиром на основании первичных кассовых
документов (приходных и расходных кассовых ордеров ведомостей на выдачу
заработной платы). (Приложение № 6).
2.6. Порядок ведения кассовой книги
Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе
организации применяются кассовую книгу. (Приложение № 7).
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая
должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной
печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью
руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную
бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть
отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в
кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не
допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также
главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после
получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому
заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир
подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на
следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира
второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира
прикладываются все расходные и приходные кассовые документы.
Кассовая книга может вестись и автоматизированным способом. При
этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист
кассовой книги». (Приложение № 8). Одновременно с ней формируется
распечатка «Отчет кассира» (Приложение № 2). Обе распечатки должны
составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание
и включать все обязательные реквизиты.
В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за
правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера
организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность
оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие
записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов
бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной
подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.
3. Поступление наличной выручки и контроль за полнотой ее учета.
Наличная выручка от продажи продукции, работ и услуг может
поступать от населения, или от юридических лиц.
3.1. Поступление наличной выручки от населения.
Организации, получающие наличную выручку от населения за
проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в соответствии со
статьей 1 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 «О применении контрольно-
кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» должны
обязательно применять контрольно-кассовые машины.
Контрольно-кассовая машина является инструментом контроля со
стороны государства за налично-денежным оборотом, полнотой и
своевременностью оприходования наличной выручки.
На каждую контрольно-кассовую машину администрация предприятия
должна заводить журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4.
Журнал по форме № КМ-4 применяется для учета операций по приходу
и расходу наличных денежных средств (выручки) по каждой контрольно-кассовой
машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом
показаний счетчиков контрольно-кассовой машины.
Журнал должен быть прошнурован и скреплен подписями налогового
инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью; его
страницы должны быть пронумерованы.
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в
хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в
журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться
подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера
организации.
Ежедневно по окончании работы на контрольно-кассовой машине
кассир-операционист снимает показания счетчиков. Проведенная через
контрольно-кассовую машину выручка, выявленная по показаниям счетчиков,
должна быть равна фактической сумме выручки. Сумма выручки за день
записывается в журнал.
В журнале также указывается суммы по возвращенным покупателями
(клиентами) чекам на основании данных Акта о возврате денежных сумм
покупателями (клиентами) по неиспользованным чекам (форма № КМ-3). На сумму
неиспользованных кассовых чеков, оформленных актом, уменьшается выручка
кассы.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет по
форме № КМ-7 и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру
старшему кассиру.
Итак, фактическая сумма выручка, отраженная в книге кассира-
операциониста, должен быть полностью оприходована в центральную кассу по
приходному кассовому ордеру. Оприходования выручки в кассу оформляется
проводкой.
Пример:
Дебет 50 субсчет «Кассовые операции»
Кредит 90 субсчет «Выручка»
- поступила выручка от продажи товаров (работ,
услуг).
Данные, отраженные в книге кассира-операциониста, кассовых
лентах, должны сверяться по дням с записями в кассовой книге предприятия и
с приходными кассовыми ордерами.
Пример:
В ООО «Элегия» кассир-операционист перед началом работы 1 ноября
2001г. получил деньги под отчет на разменную монету для ККМ, используемую
при наличных расчетах с населением, в сумме 500 рублей.
В течение дня через ККМ проведено 28 000 руб.
Фактическая сумма выручки в конце рабочего дня сдана в главную кассу.
Приходный кассовый ордер оформлен на сумму 28 000 руб.
В бухгалтерском учете ООО «Элегия» сделаны следующие проводки.
Дебет 71
Кредит 50 субсчет «Касса организации»
- 500 руб. – выдано под отчет кассиру-операционисту
