Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).
Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.
Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)
Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.
Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.
Реквизит № 13 «Ссылка на документ»
Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.
Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.
Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»
Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.
Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.
III группа
«Реквизиты оформления текста»
В нее входят реквизиты: 16, 19, 21.
Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)
Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.
Расположение – на девятой строке документа, по середине.
Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)
Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.
Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.
Реквизит № 21 «Текст документа»
Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.
Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.
IV группа
«Реквизиты утверждения документа»
В нее входят реквизиты: 17, 23, 24, 25, 26,
Реквизит № 17 «Гриф утверждения»
Написание – если документ утверждается конкретной особой (служебной), то гриф утверждения содержит также элементы: слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая утвердила документ, дата утверждения. В утвержденные документы нельзя вносить какие – либо поправки, исправления или дополнения без разрешения особы, которая их утвердила.
Расположение – в правой верхней стороне бланка на четвертой строке, напротив восьмого реквизита.
Реквизит № 23 «Подпись»
Написание – обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, которые функционируют на основе единоначальности, документ подписывает одна служебная особа – ее руководитель, его заместитель или управляющий структурного подразделения. Право подписи устанавливается приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству.
Документы, которые отправляются в высшие организации, а также распорядительные и наиважнейшие внутренние, подписывает управляющий учреждения, или его заместитель. В состав подписи входит: определение должности (полная, если документ напечатан не на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая подписала документ.
Расположение – подпись ставится на нижнем поле документа, в правой части на двенадцатой строке.
Реквизит № 24 «Гриф согласования»
Написание – оформляется согласно с соответствующими требованиями в
двух вариантах: согласование с конкретной должностной особой; согласование
с коллегиальным органом. В первом случае после слова
«СОГЛАСОВАНО» определятся наименование должности служебной особы. Включают
название утверждения, с которым согласовывается документ, личная подпись,
расшифровка подписи и дата. Во втором случае после слова «СОГЛАСОВАНО»
определяется вид документа, его номер и дата. Слово «СОГЛАСОВАНО»
печатается большими буквами без кавычек на лицевой странице документа.
Расположение – ставится в правой нижней части документа. Под двадцать третьим реквизитом.
Реквизит № 25 «Виза»
Написание – состоит из личной подписи особы, которая визирует и даты.
В случае необходимости отмечается должность того, кто визирует, а подпись
расшифровывается, то есть указывается фамилия, имя, отчество.
Расположение – на документе внутреннего использования виза ставится на первом экземпляре, расположена на тринадцатой строке правее от двадцать четвертого реквизита в нижнем поле документа.
Реквизит № 26 «Печать»
Написание – подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, которые требуют утверждения прав граждан и юридических особ, фиксации факта затраты денег и материальных ценностей, а также предусмотренных актами (трудовые книги, титульные списки). Кроме того, печать проставляется на уставах (положениях) учреждений, договорах, поручениях. Печати ставятся на копиях документов, которые отсылаются в другое учреждение. Отпечаток печати надо ставить так, чтобы он накрывал часть наименования должности особы, которая подписала документ.
Расположение – проставляется печать в нижнем правом поле документа правее от двадцать третьего реквизита.
V группа
«Реквизиты о получении и исполнении документов».
В нее входят реквизиты: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31.
Реквизит № 18 «Резолюция»
Написание – надпись на документе сделаная управляющим учреждения или
его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа.
Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание
поручения, срок исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с
типичными сроками исполнения, которые не требуют специальных
(дополнительных) указаний для исполнения, отмечается исполнитель, ставится
подпись автора резолюции, дата.
Расположение – ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа).
Реквизит № 20 «Постановление документа на контроль»
Написание – отмечается словом «КОНТРОЛЬ» или буквой «К», ее можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или делать при помощи резинового штемпеля.
Расположение проставляется в левом верхнем поле на седьмой строке на самом крае бланка.
Реквизит № 22 «Отметка о приложении»
Написание – приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.
Расположение – в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом.
Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении)
Написание – реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они были направлены. Количество копий определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью.
Расположение – ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита.
Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе данного документа»
Написание – содержит фамилию непосредственного исполнителя и номер его рабочего телефона.
Расположение – проставляется на обратной стороне документа в нижней части (на последней строке слева).
Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело»
Написание – состоит из короткой справки про выполнение (если нет документа о выполнении), слов «В дело» и номера дела, и номера дела, к которому документ будет подшит, даты направления его в дело и подписи исполнителя. Этот реквизит свидетельствует про то, что работа над документом завершена.
Расположение – ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке.
Реквизит № 30 «Отметка о перенесении информации на ЭВМ»
Написание – включает информацию, перенесенную на ЭВМ, дату перенесения, номер массива, подпись особы, ответственной за перенесение данных.
Расположение – проставляется в нижней части документа, на последней строке, (посередине).
Реквизит № 31 «Пометка о получение документа» (входящий номер)
Написание – эта отметка содержит такие элементы: сокращенное название учреждения, дата получения документа, индекс документа. Отметка делается от руки или с помощью резинового штемпеля организации.
Расположение – проставляется в нижнем правом поле документа, на последней строке, в правом углу.
3. Заключение.
В заключении хотелось бы сказать что документ представляет собой систему.
Он отображает факты, события, предметы, явления объективной
действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается
посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи.
Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и
т.п.).
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Список использованной литературы.
1. Современное делопроизводство Кирсанова М.В
М: Инфра – М 2000.
2.Документоведение . Кушнаренко Н.Н, Киев.:Знание 2000
3.Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А…
Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу «документоведение».
Краснодар: 95г.
4. Делопроизводство. Кузнецова Т.В М:2003г.
