Лекции по делопроизводству
Докладные записки.
-это документ адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и
информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте,
о выполненной работе, а так же содержащей выводу и предложение составителя.
Д.З. включает следующие реквизиты:
1. Наименование структурного подразделения
2. Вид документа
3. Дата, номер
4. Место составления или издания
5. Заголовок к тексту
6. Текст
7. Подпись
Д.З. бывают внешние и внутренние.
Внутренние докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше
стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает
руководитель учреждения.
ПРИМЕР внутренней докладной записки:
Общий отдел
Генеральному директору
объединения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Н.К. Иванову
2002. №36
Рязань
О замене пишущих машин
Довожу до вашего сведения, что машинбюро в настоящее время оснащено
пишущими машинами устаревшего образца, многие из которых имеют надёжные
эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть в-с о приобретении шести новых машинок и одного
компьютера с принтером.
Зав. машинбюро
Г.Н. Колбасин
ПРИМЕР внешней докладной записки:
Министерство общего
Генеральному директору
и профессионального
завода …………………………………
образования РФ
…………………………………………
Новосибирское областное
И.И. Петрову
управление народного
образования
Октябрьский отдел народного образования
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
2002. №15
Новосибирск
О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха
Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке
готовности баз отдыха для детей и определение количества школьников,
которые могут отдохнуть летом 2002 года.
Мною 13 мая сего года бал проведён осмотр жилых помещений базы отдыха
Вашего завода.
Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1
необходимо вставить стёкла, корпус №2 нуждается в ремонте.
Зав. района
Н.И. Пирогов
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
-это док-т, поясняющий содержание отдельных положений основного документа
(плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события,
факта, поступка.
Объяснительная записка делится на 2-е группы:
1. гр. – это док-ты, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений.
2. Гр. – это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников.
ПРИМЕР:
Объяснительная записка
Директору центра
«Кадры»
01.11.2002 №21
Н.И. Иванову
О срыве занятий в группе секретарей-референтов
31 октября 2002 года на занятия по делопроизводству пришло только 3
слушателя из состава группы 19 человек
Преподаватель
Г.И. Григорьева
Пр. внешней объяснительной записки – по одному предприятию, имеющему
множество структурных подразделений:
Наименование организации
Производственный отдел
Объяснительная записка
Ген. Директору
объединения
01.11.2002 №14
А.А. Зуеву
Об установке оборудования
Сводный отчёт об установке оборудования для производства аммиака, передан в выше стоящею организацию согласно договорённости 30.10.2002г.
Начальник отдела
А.Е. Ёлкин
Пр. внешней объяснительной записки, адресованная в выше стоящую
организацию:
Производственное объединение
По добыче железной руды
«Крымчермет»
Шахта «Юзовская»
Объяснительная записка
Ген. Директору
объединения
01.11.2002 №10
К.Е. Матвееву
О нарушении производственной дисциплины
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,ТЕКСТ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,
Горный мастер
В.И. Софроний
ФАКСЫ
- относятся к оперативным средствам связи – максимальная связь. Ф. – это
док-т, полученный с помощью специального аппарата или факса, по телефонным
каналам связи, Ф. является копией передаваемого документа любого вида с
приложением в виде таблиц, схем, чертежей, фотографий. Ф. является
разновидностью переписки между деловыми партнёрами. Оформляется аналогично
деловому письму.
Дополнительными данными факса явл. данные, которые проставляет сам
аппарат – указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер
телефакса (аппарата), с которого передата информация; количество страниц.
Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация
дошла до получателя, в котором указывается код фирмы получателя, №
телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, кол-во
полученных страниц; результат.
Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы
и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными
фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) гарантии хранится 10
лет.
ТЕЛЕГРАММА
- это док-т, передаваемый по каналам связи.
Образец международной телеграммы:
МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА
МАКСИМОВ АТТАШЕ ПО ТОРГОВЛЕ
ПОСОЛЬСТВО РФ В БЛГАРИИ
УЛ.КРАСНОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ
ПРЕДСТАВИТЕЛИ МИНИСТЕРСТВА АНИСИМОВ ЗПТ КАНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 1999
ГОДА В СОФИЮ ДЛЯ ПРВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
ЗАМ МИНИСТРА ВЭС
100121, Москва, ул. Краснопресненская, 20, МВЭС, 15-23-08/02
10.01.99
Разина 235 41 38
СПРАВКИ
- это док-т содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки чаще всего составляются о подтверждении работы или оплаты труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/п (статья 40 ТКРФ).
Справки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные данные
предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в
именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его
должности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления
справки (например: шк. №49; ТЭУ №3). На справке должна обязательно стоять
дата подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят
порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним
из вариантов справки явл-ся справка по запросу руководства содержащая
информацию по производственной тематике, такие справки могут быть
внутренними и внешними. Справки для руководства не выходящие за пределы
предприятия составляет и подписывает составитель (составитель). Внешние
справки по запросу внешних организаций подписываются руководителем
предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, дату и период
времени к сведениям относящимся к справке. Если справка даётся по
нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь
заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые
показатели могут быть оформлены в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в 2-х экз.:
1. адресату
2. подшивается в дело
При наличии в справке сведений финансового хар-ра, она подписывается
руководителем, гл. бухгалтером и заверяется печатью. Во всех внешних
справках печать обязательна.
Пример внешней справки:
Наименование предприятия
Место предоставления
справки
Адрес предприятия
Тел.
Факс
СПРАВКА
00.00.00 №
Леонтьева Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга в АО
«Комета» с окладом 3500 (три тысячи пятьсот) рублей в месяц.
Директор
И.О. Фамилия
Главный бухгалтер
И.О. Фамилия
М.П.
Мишин 243382
ДОГОВОРЫ
Д. – это юр. документ устанавливающий права, обязанности договаривающихся
сторон и ответственность за их выполнение. Договора могут быть заключены
между организациями или организацией и гражданином или гражданами между
собой. Если в договорные отношения вступает организация и гражданин договор
называют трудовым соглашением. Существуют такие договора как: Д. о
поставках, Д. о материальной ответственности, Д. аренды, Д. банковского
счёта и т.п.
Д. считается заключённым, если между сторонами достигнуты соглашения по
всем пунктам.
Реквизиты договора:
1) название док-та: договор
2) дата, номер и место составления
3) заголовок к тексту
4) текст: состоит из вводной части:1-наименование сторон
2-должности и фамилии лиц подписывающих договор
3-предмет договора
4-изложение порядка рассмотрения вопросов
5-общая сумма договора
5) Юр. адреса сторон
6) Подписи и печати сторон
Д. составляется в нескольких экземплярах в зависимости от потребностей
участков (чаще всего их бывает 2)
Текст договора разделяют на разделы и подразделы. Каждая часть нумеруется
арабскими цифрами. Часто договоры фин. назначения визируются юрист-
консультом.
КОНТРАКТ
К. представляет собой особую форму срочного трудового договора,
заключённого между предприятием в лице директора и работником. Контракт
устанавливает условия найма организации, оплату труда, взаимные
обязательства, права, ответственность сторон и основания для досрочного
расторжения контракта.
По сравнению с трудовым договором контракт позволяет более чётко и
конкретно сформулировать условия, организацию и оплату труда с учётом
индивидуальной особенности работника.
Контракт может заключиться на время выполнения работы или на определённый
срок. После окончания действия контракта он может перезаключиться на новый
срок или продлеваться.
Содержание контракта:
1. наименование сторон и их реквизиты
2. цель и предмет заключения контракта
3. требования к результатам работы
4. срок действия
5. условия организации труда (правила внутреннего распорядка, продолжительность отпуска и т.д.)
6. условия оплаты труда (не могут быть ниже min з/п, должен быть установлен порядок выплаты, требования и др. вопросы, а так же вознаграждения)
7. обязательства сторон и ответственность за их нарушение.
8. порядок разрешения вопросов(не должен противоречить законодательству)
9. основание и условия для срочного расторжения контракта
10. адреса сторон и подписи
-----------------------
(5 табуляция)
(0 табуляция)
1стр.
2стр.
3стр.
4стр.
Windows98
