8. Передача дел в архив
4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.
4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально
отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность
документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа.
Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие
и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения
руководителя, курирующего подразделение.
4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.
Форма карточки-заместителя дела:
Отдел______________
Дело № ____________
|Кол-во |Дата |Кому |Расписка |Дата |Расписка |
|листов |выдачи |выдано |в получении |возвращения |в приеме |
4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.
4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.
Начальник Общего отдела подпись И.О.Ф.
| |Приложение 6 |
Список нерегистрируемой корреспонденции:
1. Графики
2. Документы по материально-техническому снабжению
3. Материалы справочного и информационного характера
4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые
5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты
6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.)
7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты
8. Приказы подведомственных организаций
9. Проекты планов
10. Проекты смет расходов
11. Расчеты
12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях
13. Технологические карты
14. Технические условия
15. Учебные планы и программы
16. Чертежи
| | Приложение 7 |
| ООО «ДИН» |УТВЕРЖДАЮ |
|АКТ |Генеральный директор |
|«___»_________200 г. №___ |ООО «ДИН» |
|о выделении документов | |
|к уничтожению |_____________ И.О.Ф. |
| |«___»___________ 200_г. |
На основании перечня__________________________________________________________
(название и выходные данные перечня
____________________________________________________________________________ документов с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно- исторической ценности документы:
|№ |Заголовок дела или|Дата дела |Кол-во |Срок хранения|Примечание |
|п/п|групповой |или |дел |и №№ статей | |
| |заголовок |крайние |(томов) |по перечню | |
| | |даты дел | | | |
| | | | | | |
Итого ______________________________дел за ___________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором
Компании.
Председатель ЭК __________________И.О.Ф.
Члены ЭК __________________И.О.Ф.
__________________И.О.Ф.
| | Приложение 8 |
|ООО «ДИН» |УТВЕРЖДАЮ |
| |Генеральный директор |
|НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |ООО «ДИН» |
|______________ № _____ | |
|Москва |_____________ И.О.Ф. |
| |«___»___________ 200_г. |
|На _______ год | |
| | |Кол-в| | |
|Индекс |Заголовок |о |Срок |Приме|
|дела |дела |дел |хранения |чание|
|1 |2 |3 |4 |5 |
|Управление делами |
|01. Общий отдел |
|С-01 |Приказы руководства по основной | |Постоянно | |
| |деятельности | | | |
|С-02 |Протоколы общих собраний | |Постоянно | |
| |сотрудников фирмы | | | |
|С-03 |Внутренняя документация | |3 года | |
|С-04 |Письма входящие 2002 г. | |3 года | |
|С-05 |Письма исходящие 2002г. | |3 года | |
|С-06 |Журнал регистрации исходящих | |3 года | |
| |документов | | | |
|С-07 |Журнал регистрации входящих | |3 года | |
| |документов | | | |
|С-08 |Журнал регистрации внутренних | |3 года | |
| |документов | | | |
|С-09 |Журнал регистрации приказов | |3 года | |
| |руководства | | | |
| |по основным видам деятельности | | | |
|02. Юридическая служба |
|ЮС-01 |Арбитражно-процессуальные дела | |10 лет | |
|ЮС-02 |Договоры находящиеся на | |10 лет | |
| |согласовании | | | |
|ЮС-03 |Инвестиционные договоры | |10 лет | |
|ЮС-04 |Субподрядные договоры | |10 лет | |
|ЮС-04 |Подрядные договоры | |10 лет | |
|ЮС-05 |Договоры займа | |10 лет | |
|ЮС-06 |Договоры аренды помещений | |10 лет | |
|ЮС-07 |Договоры на оказание услуг | |10 лет | |
|ЮС-08 |Прочие договоры | |10 лет | |
|ЮС-09 |Исполненные договоры | |10 лет | |
|ЮС-11 |Журнал регистрации исходящей | |10 лет | |
| |документации | | | |
|ЮС-12 |Журнал регистрации входящей | |10 лет | |
| |документации | | | |
|1 |2 |3 |4 | 5 |
|ЮС-13 |Журнал регистрации исходящих | |10 лет | |
| |претензий | | | |
|ЮС-14 |Журнал регистрации входящих | |10 лет | |
| |претензий | | | |
|ЮС-15 |Журнал регистрации исходящих | |10 лет | |
| |исковых заявлений | | | |
|ЮС-16 |Журнал регистрации входящих | |10 лет | |
| |исковых заявлений | | | |
|ЮС-17 |Журнал регистрации | |10 лет | |
| |арбитражно-судебных дел | | | |
|ЮС-18 |Журнал регистрации договоров | |10 лет | |
|ЮС-19 |Журнал регистрации согласований | |10 лет | |
| |договоров | | | |
|03. Административно-хозяйственный отдел |
|АХО-01 |Переписка с ООО «Комус» | |1 год | |
|АХО -02 |Заявки на канцелярские товары | |1 год | |
|АЗО -03 |Документы, подтверждающие | |1 год | |
| |получение материальных ценностей | | | |
| |(копии) | | | |
|АХО -04 |Договоры на поставку канцелярских| |1 год | |
| |товаров и мебели (копии) | | | |
|04. Служба научно-технической документации |
|ПО-03 |Комплектовочные ведомости по | |До завершения | |
| |объектам | |строительства | |
|ПО-04 |Графики монтажа | |До завершения | |
| | | |строительства | |
|ПО-05 |Графики движения механизмов | |До завершения | |
| | | |строительства | |
|ПО-06 |Графики движения рабочей силы | |До завершения | |
| | | |строительства | |
|ПТО-07 |Проектно-сметная документация | |1 год | |
|ПТО-08 |Проекты производства работ (по | |До сдачи гос. | |
| |объектам) | |комиссии | |
|ПТО-09 |Журнал регистрации | |3 года | |
| |проектно-сметной документации | | | |
|05. Отдел материально-технического обеспечения | |
|ОМТС-01 |Письма входящие/исходящие. Копии.| |До минования | |
| | | |надобности | |
|ОМТС-02 |Организационно-распорядительная | | | |
| |документация (протоколы, приказы,| | | |
| |распоряжения. Копии.) | | | |
|ОМТС-03 | Заявки строительных участков на| |До завершения | |
| |материалы | |строительства | |
|ОМТС-04 | Заявки строительных участков на| |До завершения | |
| |бетон | |строительства | |
|ОМТС-05 |Ведомости комплектации объектов | |До завершения | |
| | | |строительства | |
|ОМТС-06 |Внутренние накладные со склада | |До завершения | |
| | | |строительства | |
|1 |2 |3 |4 | 5 |
|ОМТС-07 |Лимитно-заборные карты | |1 год | |
|06. Главная бухгалтерия |
|БУХ-01 |Письма входящие/исходящие. | |1 год | |
|БУХ-02 |Договоры по машинам и механизмам | |Постоянно | |
|БУХ-03 |Квартальные статистические отчеты| | | |
| |по основным | |6 лет | |
| |видам деятельности | | | |
|БУХ-04 |Годовые и квартальные | |Постоянно | |
| |бухгалтерские отчеты и балансы | | | |
|БУХ-05 |Банковские документы, фиксирующие| |6 лет | |
| |хозяйственные операции. Годовой и| | | |
| |квартальный кассовые планы | | | |
|БУХ-06 |Кассовые документы, фиксирующие | |6 лет | |
| |хозяйственные операции. | | | |
|БУХ-07 |Акты о приеме, сдаче и списании | |6 лет | |
| |имущества и материалов | | | |
|БУХ-08 |Счета-фактуры и накладные по | |6 лет | |
| |учету товарно-материальных | | | |
| |ценностей | | | |
|БУХ-09 |Авансовые отчеты | |6 лет | |
|БУХ-10 |Кассовая книга | |6 лет | |
|БУХ-11 | | | | |
| |Договоры материально | | | |
| |ответственных лиц и образцы | |6 лет | |
| |подписей материально | | | |
| |ответственных лиц | | | |
|БУХ-12 |Месячные ведомости по заработной | |75 лет | |
| |плате | | | |
|БУХ-13 |Книга покупок | |6 лет | |
|БУХ-14 |Накладные и акты от поставщиков | |6 лет | |
|БУХ-17 |Договоры поставки | |Постоянно | |
|БУХ-18 |Материальные отчеты | |6 лет | |
|БУХ-21 |Акты выполненных работ, формы № | |6 лет | |
| |КС-3 по объектам | | | |
|БУХ-22 |Акты выполненных работ по услугам| |6 лет | |
|БУХ-23 |Договоры аренды помещений | |Постоянно | |
|БУХ-24 |Договоры на оказание услуг | |Постоянно | |
| | | | | |
|07. Отдел развития бизнеса |
|ОРБ-01 |Акты приема – сдачи выполненных | |3 года | |
| |работ (форма 2, справки формы | | | |
| |3-КС) | | | |
|ОРБ-02 |Договоры подряда. Копии | |3 года | |
|ОРБ-03 |Договоры поставки продукции. | |3 года | |
| |Копии | | | |
|ОРБ-04 |Договоры по машинам и механизмам.| |3 года | |
| |Копии | | | |
|ОРБ-05 |Годовой финансовый план. Копии | |Постоянно | |
| | | |ст.96 | |
|ОРБ-06 |Квартальный финансовый план. | |3 года | |
| |Копии | |ст.206в | |
|1 |2 |3 |4 |5 |
|ОРБ-07 |Отчеты по исполнению бюджета. | |3 года | |
| |Копии | | | |
|ОРБ-08 |Сметы (сводные, объектные, | |1 год | |
| |локальные по видам работ). Копии | | | |
|ОРБ-09 |Сметные расчеты по договорам | |1 год | |
| |(сметы, расчеты по договорам) | | | |
|06. Отдел кадров |
|ОК-01 |Личные дела сотрудников | |75 лет - «В» | |
| | | |ст.498в | |
| |Личные дела | | | |
|ОК-02 |сотрудников-совместителей (или | |5 лет | |
| |работающих по трудовым | | | |
| |соглашениям, договорам ГП) | | | |
|ОК-03 |Личные дела уволенных сотрудников| |75 лет - «В» | |
| | | |ст.498в | |
| |Личные карточки работников (Т – | |75 лет ЭПК | |
|ОК-04 |2) | |ст. 189 | |
| |Подлинные личные документы | | |Не |
|ОК-05 |рабочих и служащих (трудовые | | |востр|
| |книжки, дипломы, аттестаты и др.)| |До |ебова|
| | | |востребования |нные |
| | | | |– не |
| | | | |менее|
| | | | |50 |
| | | | |лет |
| |Приказы по личному составу (о | | | |
|ОК-06 |приеме на работу, переводе, | |75 лет | |
| |увольнении, длительных | |ст.19б | |
| |командировках) | | | |
| |Документы, являющиеся основанием | | | |
|ОК-07 |к приказам по кадрам (заявления,| |3 года | |
| |справки, докладные записки др.) | |ст.429 | |
|ОК-08 |Трудовые договоры | |3 года | |
|ОК-09 |Трудовые соглашения | |3 года | |
| |Договоры гражданско-правового | | | |
|ОК- 10 |характера | |3 года | |
|ОК-11 |Документы табельного учета | |3 года | |
|ОК-12 |Должностные инструкции работников| |3 года после | |
| |предприятия | |замены новыми | |
|ОК-13 |Положения о службах и отделах | |3 года после | |
| |организации | |замены новыми | |
| |Переписка с организациями о | |5 лет ЭПК | |
|ОК-14 |подготовке, переподготовке и | |ст.2С | |
| |повышении квалификации кадров | | | |
|ОК-15 |Бланки документов по оформлению | |До минования | |
| |приема и увольнения сотрудников | |надобности | |
|ОК-16 |Служебные записки | |1 год | |
|ОК-17 |Штатное расписание и структура | |Постоянно | |
| |организации | |ст. 52 а | |
|ОК- 18 |Книга учета приема, перемещения, | |75 лет | |
| |увольнения работников | |ст.508 | |
|ОК- 19 |Книга учета выдачи и движения | |50 лет | |
| |трудовых книжек и вкладышей к ним| |ст.526а | |
|1 |2 |3 |4 |5 |
|ОК-20 |Журнал регистрации приказов по | |5 лет | |
| |кадрам | | | |
|ОК-21 |Журнал регистрации приказов по | |75 лет | |
| |личному составу | | | |
|ОК-22 |Журнал регистрации распоряжений о| |5 лет | |
| |предоставлении отпуска без | | | |
| |сохранения заработной платы | | | |
|ОК-23 |Журнал регистрации листков | |3 года | |
| |нетрудоспособности | | | |
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
