Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведённых в _______ году в организации
|По срокам хранения |Всего |В том числе |
| | |переходящих |с отметкой ЭПК |
|1 |2 |3 |4 |
|Постоянного | | | |
|Временного (свыше 10 | | | |
|лет) | | | |
|Временного (до 10 лет | | | |
|включительно) | | | |
|ИТОГО | | | |
Должность руководителя службы
документационного обеспечения Подпись Инициалы,
фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Должность передавшего сведения Подпись Инициалы, фамилия
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___ году в структурном подразделении
| | |В том числе |
|По срокам |Всегоо|переходящих |С отметкой ЭПК |
|хранения | | | |
|1 |2 |3 |4 |
|Постоянного | | | |
|Временного | | | |
|(свыше 10 лет) | | | |
|Временного (до | | | |
|10 лет | | | |
|включительно) | | | |
|ИТОГО | | | |
Должность ответственного
за делопроизводство подпись Инициалы,
фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в службу Документационного обеспечения
управления министерства, ведомства.
Должность передавшего сведения подпись Инициалы, фамилия
Дата
Правила оформления реквизитов 16, 19, 20, 22.
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть
реквизитами (от латинского reguisitum — требуемое, необходимое).
Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы
документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии
с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества
оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как
они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений,
событий.
Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273 принят и
введен в действие с I июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 . «Унифицированная
система организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт
определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов,
правила их оформления, место расположения на документах, требования к
изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РФ.
В новом государственном стандарте определено 29 реквизитов (было 31).
16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения
постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на
документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии
исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Например:
Зайцевой А.В. Никитину П.С.
Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.99
Подпись 05.02.99
При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставите подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их
— в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в
именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица
множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете»,
«владеете», или .«были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные
словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части
указывают причины, основания, цели составления документа, во второй
(заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать только заключительную часть (например приказы —
распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без
пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов. выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях т.д.) организаций, действующих на принципах единоначаличия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов те излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа
(«слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их
структурных подразделений (положение инструкция), а также содержащих
описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму
изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа
(«от осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия
установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»,
«ВНИИДАД считает возможным»).
20. Отметка о наличии приложения. Если документ им приложения, названные в тексте, отметка о них делаете следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, нeoбxoдимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:
Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
На приложении к распорядительному документу в npaвом верхнем углу следует сделать отметку с указанием название распорядительного документа, его даты и номера. Например:
Приложение
к постановлению
администрации области
от 10.01.97 № 30
Контракты (договоры)
Контракт — это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие, Для государств СНГ, в частности для России, контракт—явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. Контрактная форма оплаты труда еще только прокладывает себе дорогу в нашем народном хозяйстве, причем в негосударственных структурах (кооперативах, товариществах, акционерных предприятиях и т.п.) с большим успехом, нежели на государственных предприятиях.
По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты, и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу большие деньги, за плохую работу — никаких денег. Вo-вторых, контрактная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и нe согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.
Контрактная форма оплаты труда — это веление времени, она должна повсеместно прийти на смену существующей тарифной системе. В нашей стране контрактная система была рекомендована вводу в 1991 г., в первую очередь для того, чтобы затормозить утечку высококвалифицированных, талантливых специалистов за пределы страны. Контракт (соглашение, договор) с этой категорией работников возник как средство установления более высокой по сравнению с определенной законодательством оплаты труда и создания других, более выгодных, условий работы в пределах оговоренного контрактом срока.
Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок. Срок хранения документов определен в ст. 504 «Перечня документов указанием сроков хранения».
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).
Контракт (договор) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте.
Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить - направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредвом почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (статья 434 Гражданского кодекса РФ).
Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.
При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание:
- четкой формулировке прав и обязанностей сторон;
- возможности расторжения контракта любой из сторон;
- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;
- соответствию пунктов контракта Федеральному закону "О защите прав потребителей" и другим законодательным актам;
