Секретарское дело
Введение
1. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.
1.1. Компьютер
Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место
"номер один" на его рабочем столе. Секретарю он помогает выполнять широкий
круг задач:
1. составление и редактирование документов;
2. регистрация и контроль исполнения документов;
3. хранение и поиск документов, другой полезной информации;
4. прием и передача документов по каналам связи;
5. архивное хранение документов;
6. организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.
Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.
Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дисплей и
клавиатура.
Главным элементом системного блока является процессор. Рынок завоевали
следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II,
Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку
компьютера. Чем выше номер, тем выше возможности компьютера. Марка
компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня
технической оснащенности фирмы.
Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране информации,
необходимой для пользователя, о происходящих в компьютере процессах.
Клавиатура предназначена для ввода информации. На клавиатуре находятся
клавиши четырех видов:
7. алфавитно-цифровые;
8. функциональные;
9. со стрелками;
10. управляющие.
В правой части клавиатуры расположены клавиши, которые могут выполнять
две функции: клавиатуры калькулятора и управления курсором на экране.
Алфавитная клавиша может воспроизводить либо букву русского алфавита,
либо латинского. Для переключения используются программы
драйверы клавиатуры. Переключение осуществляется нажатием определенного
сочетания клавиш, соответствующего используемому драйверу. Дополнительно к
компьютеру могут быть подключены мышь, принтер, модем, факс-модем, сканер,
стример, устройство архивации данных, другие устройства и приспособления,
позволяющие расширять возможности компьютера (увеличивать быстродействие
или память, модернизировать ввод/вывод информации и т. п.).
Мышь представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер. В
основном используются мыши с двумя или тремя клавишами. Одну из лучших
моделей мыши предлагает фирма Microsoft. Для работы с мышью необходим
специальный коврик для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного
сцепления шарика мыши с поверхностью коврика.
Принтер предназначен для вывода информации из памяти компьютера на
бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры.
Наилучшее качество печати обеспечивают лазерные принтеры. В них для печати
используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со
специального барабана, к которому электрически притягиваются частички
краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из
компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать. Они
способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленках,
конвертах, открытках.. Надежными, с высоким быстродействием и хорошим
качеством печати являются лазерные принтеры фирмы Hewlett-Packard.
Факс-модем используется для осуществления передачи электронных
документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиатуры, либо
сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте).
Конструктивно факсмодем может быть выполнен
в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего
устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт. В
настоящее время широкое применение получили факс-модемы Zyxel и Motorola,
которые обеспечивают скорость, качество приема/передачи сообщений, а также
другие возможности, достаточные для полноценной работы в сети Интернет.
Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов.
Стример - устройство резервного копирования, предназначен для сохранности информации на жестком диске посредством записи ее на кассеты с магнитной лентой (емкость более 60 Мб).
Устройство архивации осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитооптические диски МО, Zip Drive (100 Мб), Jazz Drive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры.
Возможности компьютера определяют:
- тип и тактовая частота процессора;
- объем оперативной памяти и жесткого диска;
- характеристики материнской платы;
- характеристики видеокарты;
- наличие CD-ROM и звуковой платы;
- возможность подключения дополнительных устройств;
- возможность энергосбережения.
Компьютер секретаря-референта должен иметь достаточные возможности для
работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с
Интернетом, желательно использовать операционную систему Windows 98 и пакет
Microsoft Office 97 или 2000. Для этих целей потребуется процессор Pentium®
III 500 МГц или Celeron 466 МГц с оперативной памятью 64 Мб, объемом
жесткого диска 6-10 Гб, графическим акселератором объемом памяти 4 Мб, 17
дюймовым монитором с шагом маски не более 0,26 мм и разрешением 1024x768
пикселей при частоте кадров не менее 85 Гц1. Необходимы CD-ROM, модем с
поддержкой стандарта V.90 и K56flex и сетевая карта 10/100 Ethernet, мышь с
поддержкой технологии IntelliMouse. Для создания качественных документов
должен быть лазерный принтер HP LJ 1100. Такая конфигурация компьютера,
ориентировочной стоимостью 2000S, отвечает современным требованиям офисной
практики.
На рынке компьютеров и компьютерных компонентов происходит
непрерывный процесс обновления элементной базы и программного обеспечения,
что приводит к быстрому моральному устареванию даже самого, казалось бы,
современного на данный момент оборудования.
1.2. Компьютерная сеть. Электронная почта. Интернет
Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких
компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютеры
соединяются в сеть с помощью кабеля (телефонного, коаксиального) или с
помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не
используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн.
Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в
состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые
устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один
компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера,
управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств.
Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер
осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных,
охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую
документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам
секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на
экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться
документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-
контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств -
модемов или факс-модемов).
Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).
Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной почтой называют пересылку сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть
- модем - компьютер. Адрес электронной почты должен иметь пометку E-mail.
По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно
Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:
1. отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную
информационную систему;
2. получать подтверждения доставки документов по назначению;
3. выводить на экран дисплея полученные документы;
4. изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;
5. распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;
6. отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку;
7. расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;
8. составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.
Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть положены в ваш электронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую вам корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из своей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Интересующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перенести на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно дешевых видов связи.
Интернет - глобальная сеть бесчисленного множества разнообразных сетей,
которая охватывает всю нашу планету. По данным исследовательской корпорации
IDC, услугами Интернет пользуются около 90 млн. человек в мире и число
пользователей постоянно растет. Персональный компьютер, локальная и
глобальная компьютерные сети могут быть частью сети Интернет.
Суть создания такой сети - быстрый поиск и получение необходимой
информации, а также распространение сведений о себе практически в мировом
масштабе.
Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети, то
есть компьютеров, на которых хранится и предоставляется пользователям
информация. Информация хранится в виде графических документов, так
называемых "интернетовских страничек" (Web-site). Интернет-сервер может
открыть любая фирма или частное лицо, расположив информацию о себе и своей
деятельности. Этот сервер имеет свое конкретное имя, например, сервер
компании Microsoft -www.microsoft.com. Пользователь Интернет может
"путешествовать" от одного сервера к другому или с одной Web-странички к
другой. подключение к Интернет обеспечивают фирмы-провайдеры. Можно пользоваться
базовыми услугами Интернет, такими как электронная почта, работа с World
Wide Web (WWW) и Gopher, а также вести переговоры по сетевой телефонной
связи.
Электронная почта Интернет - это самая популярная и часто используемая
услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации
свой почтовый адрес. Электронная почта используется для ведения деловой
переписки; для передачи сообщений; для ведения дискуссий с одним человеком
или с небольшой группой людей по различным темам (можно подписаться на
любую группу новостей Usenet).
Миллионы пользователей сети Интернет из всех возможностей Интернет чаще
всего используют только электронную почту.
WWW - Всемирная информационная сеть, которая позволяет находить любую
информацию на различных серверах и использовать гипертекстовые документы,
имеющие ссылки на другие связанные с ним документы.
