Технология обеспечения сохранности документов
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
МИНИСТЕРСТВО РФ ПО АТОМНОЙ ЭНЕРГИИ
УРАЛЬСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ
КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
по дисциплине
Архивоведение
на тему
Технология обеспечения сохранности документов
Выполнил: студент группы КАД-58В
…………………………. Е.В. Угарова
(дата, роспись)
Проверил: преподаватель
…………………………. А.А. Матвеева
(дата, роспись)
Новоуральск 2000
О Г Л А В Л Е Н И Е
|ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………… |3 |
|Глава I. Основы обеспечения физико-химической сохранности |5 |
|документов……. |5 |
|Физико-химические факторы разрушения документов………………………… |6 |
|Биологические факторы разрушения документов………………………………. |9 |
|Санитарно-гигиенические условия сохранности документов…………………. |9 |
|Температурно-влажностный режим сохранности документов………………… |12 |
|Глава II. Основные требования к помещению и оборудованию архива…………..|12 |
| |12 |
|Создание оптимальных условий хранения документов……………………….. |13 |
|Требования к помещению архива……………………………………………….. |14 |
|Электро- и противопожарное оборудование……………………………………. |16 |
|Стеллажное оборудование……………………………………………………….. |18 |
|Упаковка документов…………………………………………………………….. |20 |
|ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………………. |21 |
|Приложение 1………………………………………………………………………………. |22 |
|Приложение 2………………………………………………………………………………. | |
|Список литературы……………………………………………………………………….. | |
В В Е Д Е Н И Е
Цель данной работы рассмотрение и изучение технологии сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов и их описание.
В работе подробно рассматриваются основы физико-химической сохранности документов, факторы их разрушения, старения, угасания, режим и условия их хранения. А также материалы, средства и оборудование для хранения и упаковки документов, применяемые в архивах. Рассмотрение и изучение этих вопросов является основной задачей этой работы.
Документы являются средством закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной информации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях.
В соответствии с законом СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» акты государственной власти и органов государственного управления, кинофотодокументы и звукозаписи, древние рукописи, а также редкие печатные издания отнесены к документальным памятникам истории и культуры. Обеспечение сохранности документов является крупной научной проблемой, имеющей важное политическое, народнохозяйственное и социально- культурное значение.
Российскими специалистами проделана большая работа по улучшению
условий хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ.
В результате систематической работы, проводимой в архивах, библиотеках,
научных институтах и лабораториях, стала более ясной картина физико-
химического состояния документов и некоторых процессов изменения их
первоначальных свойств под влиянием внешних факторов - света, температуры и
влажности воздуха, его газового состава и др.
В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения документы. К ним относятся древние и современные рукописные и печатные материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.
В основе данной темы лежит ряд нормативных актов, регламентирующих деятельность учреждений, хранящих документы – архивов. Основными документами в данной области являются "Основные правила работы государственных архивов СССР" и "Основные правила работы ведомственных архивов". В этих нормативных актах подробно описываются условия хранения документов: температурно-влажностный режим, размеры помещений архива, размеры стеллажей и другое.
Вопросы, касающиеся наиболее новой архивной техники подробно
отображены в книгах по архивоведению. Наиболее полные сведения по теме этой
работы содержатся в книгах "Архивоведение" авторов Крайской З.В., Челлини
Э.В. и "Основах обеспечения сохранности документов" Сергазина Ж.Н. В данных
источниках проанализированы современные методы и тенденции в области
обеспечения сохранности документов. С естественнонаучной и технической
точки зрения рассматриваются теоретические основы старения и долговечности
документов на различных носителях; технология хранения и защиты информации
от преждевременного разрушения.
Глава I
Основы обеспечения физико-химической сохранности документов
Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно- гигиенических требований.
Физико-химические факторы разрушения документов
Физико-химическим изменениям (старению) подвергаются все составные
части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные
красители), клей, картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой.
Особенно неустойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3,
которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой.
На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает
неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и
излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее
ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают
краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей
(сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой
порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая
бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью
уничтожает текст. Обесцвечивание текста называется угасанием текста
документа. Солнечный свет является одним из факторов, губительно
действующих на основу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых
лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов
выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим
рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы
были освещены минимально. Мерами, препятствующими старению бумаги и
выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их
отсутствии - окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной
ткани, а также раздвижных ставней. Особенно благоприятно хранение
документов в коробках и папках, изготавливаемых с учетом размеров
документов. Дела размещают в коробках с таким расчетом, чтобы их можно было
свободно вынимать и подкладывать, не повреждая обложек и листов документов.
Если архив не имеет возможности закартонировать дела (уложить их в коробки
или картонные папки с клапанами), то рекомендуется обертывать связки или
обкладывать их бумагой. Для этого пригодны сорта бумаг: рисовальная марки
В, чертежная марок В, 0 № 1, 2, обложечная марки А, перфокарточная,
форзацная лощеная марки А.
Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно влияющего на них фактора - пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочности, бумаги, способствует увеличению влаги, является средой для питания спор плесневых грибков, переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах, где воздух загрязнен газами (сернистым, окислами азота и др.), лежащая на документах пыль способствует концентрации газов, а следовательно, и активизации их старения.
Биологические факторы разрушения документов
Очень опасны для документов биологические вредители: растения
(бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление их в архиве -
серьезная угроза сохранности документов. Поэтому необходимо иметь хотя бы
элементарное представление о биологических факторах, влияющих на ускорение
"старения" документов.
Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности необходима высокая влажность бумаги, возможная при затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности кровли, отопления, сырых стен. На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений.
Способы борьбы: дезинфекция, изменение условий хранения дел.
Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются
грибы, называемые в быту плесенью. Для документов характерно поражение
грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они
появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках. Известно
свыше 200 видов грибов, обитающих в архиве и книгохранилищах. Грибы -
многоклеточные растения, размножающиеся спорами. Споры легко переносятся
потоками воздуха, особенно в запыленных помещениях, и могут быстро заразить
здоровые документы. Как правило, грибы развиваются на влажных документах
или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температурах 20 - 27
°С, в тесно заставленных углах, не проветриваемых шкафах. Грибы очень
чувствительны к действию газов, поэтому для борьбы с ними эффективна
дезинфекция. Однако грибы, обитающие в хранилищах, очень жизнестойки:
грибы, погибшие от недостатка влаги или низких температур, могут
возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи
с этим необходимо сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими
марлевыми или ватными тампонами.
Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем повреждение
грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки.
Известно около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не
специфические вредители бумаги. В естественных условиях это - вредители
древесины, муки, меха, кожи и т.д.
Наибольшее распространение в архивохранилищах получили жуки: точильщики, притворяшки, кожееды.
Среди точильщиков (мебельный, хлебный, пестрый) самым опасным и прожорливым является хлебный, который поражает переплеты, проклеенные мучным клеем, а также прилегающие к нему листы. Особенно прожорливы его личинки. И жук, и личинки живут и листах, делая в них ходы.
а) б)
Рисунок 1.1. – а) хлебный точильщик; б) мебельный точильщик.
Личинки и жуки притворяшки-вора и шелковистого притворяшки повреждают все части переплетенных документов.
а) б)
Рисунок 1.2. – а) притворяшка-вор самец; б) притворяшка- вор самка.
Кожееды постоянно в документах не находятся, а лишь питаются ими.
Могут уничтожить бумагу, пергамент, все части переплета. Чаще всего они
обгладывают документы с поверхности, не делая ходов. В хранилищах
встречаются кожееды: антренус, ветчинный и ковровый. Жуки и личинки
кожеедов днем прячутся за плинтусами, под полом, в закрытых шкафах, книгах.
а) б) в)
Рисунок 1.3. – а) личинка кожееда; б) кожеед ветчинный(рябой); в) кожеед ковровый.
В архивохранилищах может обитать моль двух групп: питающаяся только
растительной пищей - зерновая, грибная и семенная моль (повреждает в
основном переплеты и корешки, проклеенные мучным клеем), питающаяся
веществами животного происхождения - шубная, мебельная, ковровая и платяная
(повреждает документы и части переплета). Все виды моли связаны с
продовольственными складами, складами древесины и гнездами птиц.
