Трудова книжка
Зміст
Вступ
1. Законодавчо-нормативне забезпечення організації роботи відділів кадрів із трудовими книжками на підприємстві
1.1 Оформлення й введення трудових книжок
1.2 Підготовка до введення трудових книжок і вкладишів до них
1.3 Документи для відкриття трудових книжок
1.4 Оформлення титульного аркуша
1.5 Оформлення відомостей про роботу
2. Аналіз роботи кадрової служби на фірмі " АНТЕЙС", щодо заповнення та ведення трудових книжок і вкладишів до них
2.1 Прийом на роботу людини втративши трудову книжку
2.2 Внесення відомостей про нагородження ювілейними медалями
2.3 Видача на руки трудової книжки
2.4 Оформлення виправлень
2.5 Виписка із трудової книжки
Висновок
Список використаних джерел
Додаток А Акт списання бланків трудових книжок
Додаток Б Оформлення записів відомостей про роботу в трудовій книзі або вкладишів до них
Додаток В Витяг із інструкції про трудові книги
Додаток Г Заповнення трудової книги
Додаток Ґ Заповнення титульного аркуша дубліката трудової книги
Вступ
Трудова книжка - один з найважливіших особистих документів громадянина в нашій країні. З 15 січня 1939 р. до тепер трудова книжка є основним документом про трудову діяльність робітників та службовців.
Тому темою моєї курсової роботи буде "Оформлення ведення та облік трудових книжок". А метою роботи буде розглядання на прикладі у фірмі "АНТЕЙС" оформлення прийому на роботи людини втративши трудову книжку, внесення відомостей про нагороди ювілейними медалями, видачі на руки трудової книги та оформлення виправлень в трудових книжках в разі цієї необхідності.
Також буде розглянуто проблеми, котрі стоять в ряді головних в кожній організації. А саме – оформлення трудових книжок.
Однак далеко не всі керівники недержавних організацій приділяють належну увагу цьому документу, а багато молодих працівників не знають про його ролі при встановленні виробничого стажу й найчастіше вважають його необов'язковим.
Крім того, у невеликі по штатній чисельності організаціях, як правило, відсутні кадрові служби й немає фахівців з ведення кадрової документації. Все це приводить до численних помилок при веденні трудових книжок, аж до їхнього повного ігнорування або вкрай недбалого оформлення, у тому числі без використання бланка встановленого зразка.
1. Законодавча-нормативне забезпечення організації роботи відділів кадрів із трудовими книжками на підприємстві
1.1 Оформлення й ведення трудових книжок
Поряд із зазначеними суб'єктивними причинами є й причини об'єктивні, пов'язані з невідповідністю діючих нормативних документів з питань ведення трудових книжок реальним життєвим ситуаціям, що виникають у повсякденній практиці. Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах й організаціях, утв. постановою Держкомтруд СРСР від 20.06.74 № 162 .
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, що працюють на підприємстві, в установі, організації понад п'ять днів, у тому числі на тимчасових, сезонних, позаштатних працівників (якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню), надомників, працівників з неповним робочим часом. При цьому в трудовій книжці останніх не відзначається, що вони працюють із неповним робочим часом.
Трудова книжка вперше заповнюється в присутності працівника не пізніше тижневого строку від дня його прийому на роботу. У неї вносяться:
- відомості про працівника, тобто прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, (на підставі відомостей паспорта) утворення, професія, спеціальність (на підставі диплома), кваліфікація;
- відомості про роботу, тобто прийом на роботу, переклад на іншу постійну роботу, звільнення з посиланнями на відповідні накази;
- відомості про заохочення й нагородження;
- відомості про відкриття, на якому є в працівника дипломи про використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції й про виплачені у зв'язку із цим винагородах.
Отже, трудова книжка відбиває всю оплачувану трудову діяльність працівника і є основним документом про його трудову діяльність. По трудовій книжці обчислюється загальний, спеціальний і безперервний стаж працівника.
Всі відомості в трудову книжку заносяться без скорочення - повністю. Прізвище, ім'я, по батькові й дата народження працівника вказуються на підставі паспорта, утворення (загальне й спеціальне) - на підставі відповідного документа, професія й спеціальність також указуються на підставі документа. Всі зміни в цьому заносяться в трудову книжку на підставі відповідних документів по останньому місцю роботи. Так, якщо робітникові в період роботи присвоюється новий розряд, то в трудовій книжці про це вноситься відповідний запис.
За бажанням працівника в трудовій книжці окремим рядком указується його робота із сумісництва й про її закінчення.
Студентам, що має трудові книжки, аспірантам і клінічним ординаторам навчальний заклад (наукова установа) вносить запис про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих і середніх спеціальних навчальних закладів.
Період їхньої роботи в студентських загонах, на виробничій практиці й при проведенні науково-дослідної договірної роботи також вноситься в трудову книжку окремим записом на підставі відповідної про це довідки.
З посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів у трудову книжку за місцем роботи до занесення відомостей про роботу на даному виробництві вносяться наступні записи окремим рядком:
- про час служби в армії, флоті, органах державної безпеки, внутрішніх справ і всіх видів охорони;
- про час навчання у вищому й середньому спеціальному навчальному закладах й аспірантурі, якщо це раніше не було занесене;
- про час навчання в ПТУ й інших училищах, на курсах й у школах по підвищенню кваліфікації й підготовці кадрів;
- про роботу як члена колгоспу.
Запис про причини звільнення в трудовій книжці робляться в точній відповідності з формулюванням підстави, зазначеної в законі, і з посиланням на відповідну статтю й пункт Закону. Наприклад, "звільнений за власним бажанням ст.80 Кзот України".
При звільненні за власним бажанням з поважних причин у трудовій книжці звільнення записується із вказівкою цих причин. Наприклад, "звільнена за власним бажанням по ст.80 Кзот України у зв'язку з перекладом чоловіка-військовослужбовця в іншу місцевість".
Дата звільнення вказується відповідно до наказу про звільнення. Днем звільнення вважається останній день роботи. У цей день працівникові видається трудова книжка із внесеними в неї відповідними записами про звільнення й іншими, зробленими на даному виробництві, завіреними печаткою й підписом керівника виробництва.
Ніяких викреслювань і виправлень неточностей у трудовій книжці робити не можна. Якщо є такі неточності, то виправлення заноситься окремим рядком адміністрацією того виробництва, на якому зроблений відповідний неточний запис. При цьому необхідно відзначити, що порядок нумерації записів зберігається й триває далі.
При поновленні на роботі незаконно звільненого, запис у трудовій книжці про звільнення не викреслюється, а анулюється наступним рядком, що вказує, що попередній рядок про звільнення вважати недійсним.
При втраті трудової книжки працівник зобов'язаний негайно заявити про це адміністрації останнього місця роботи, що не пізніше 15 днів після одержання такої заяви видає працівникові іншу трудову книжку з написом "Дублікат".
Коли трудова книжка не вміщає в себе знову внесені дані, тоді в неї вкладається вкладиш, у якому триває нумерація записів, що відповідають трудовій книжці. На титульний аркуш вкладиша вносяться дані про його власника, аналогічно даним у титульному аркуші трудовій книжці. На титульному аркуші вкладиша можна вносити вже обновлені дані про власника книжки, наприклад, нову прізвище або нова спеціальність. В іншому, всі вимоги пропоновані до трудових книжок, поширюються й на вкладиші до них.
1.2 Підготовка до ведення трудових книжок і вкладишів
Приступаючи до роботи із трудовими книжками, відповідальний за їхнє ведення співробітник повинен насамперед вирішити наступні основні питання.
По-перше, прийняти по відповідному акті трудові книжки робітників та службовців, наявні в наявності в кадровій службі.
По-друге, перевірити наявність і правильність ведення книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. У цій книзі повинні бути зареєстровані всі трудові книжки робітників та службовців, отримані від них при надходженні на роботу, а також оформлені ними уперше (ДОДАТОК А):
По-третє, перевірити наявність і схоронність трудових книжок працівників. При виявленні фактів відсутності окремих трудових книжок необхідно з'ясувати причини їхньої відсутності (прийом громадян на роботу за трудовим договором без трудових книжок; втрата трудових книжок працівників з вини адміністрації підприємства; неповернення трудових книжок працівниками, що одержали їх на руки для власних потреб під розписку, і т.п.).
Для розшуку відсутніх документів створюється комісія, результати роботи якої оформляються актом із вказівкою проведених заходів і зроблених висновків.
По-четверте, перевірити наявність в організації необхідного запасу бланків трудових книжок і вкладишів до них (п. 6.3 Інструкції). Кількість бланків визначається потребою організації залежно від плинності кадрів і характеристик прийнятих на роботу громадян (наприклад, прийом на роботу випускників шкіл і вузів, яким трудова книжка повинна бути оформлена вперше).
Запасні бланки трудових книжок і вкладишів до них повинні зберігатися не в кадровій службі, а в бухгалтерії (у касира) і бути оприбутковані як документи строгої звітності в спеціальній прибутково-видатковій книзі (пп. 7.1 й 7.2 Інструкції).
У прибутково-видаткову книгу вносяться всі операції, пов'язані з одержанням і витратою бланків трудових книжок і вкладишів до них із вказівкою серії й номера кожного бланка (ДОДАТОК Б)
Пред'явлення трудової книжки при надходженні на роботу є обов'язковим для робітників та службовців, тому що прийом на роботу без трудової книжки не допускається (п. 1.2 Інструкції). Якщо трудова книжка в громадянина відсутня, потрібно "пред'явити адміністрації довідку про останнє заняття, видану за місцем проживання відповідною житлово-комунальною організацією..." (п. 1.3 Інструкції). Однак у сучасних умовах одержання такої довідки не завжди можливо, а "останнім заняттям" колишнього школяра, студента або військовослужбовця може бути й тривалий пошук роботи за трудовим договором, і робота за цивільно-правовими договорами, що не супроводжується оформленням трудової книжки, і робота в роботодавців - фізичних осіб, яким не дозволено вести трудові книжки осіб, що працюють у них за трудовим договором.
У подібних випадках представляється цілком логічним пред'явлення громадянином будь-якого наявного в нього документа про трудову діяльність замість відсутньої трудової книжки або довідки з місця проживання. При цьому виробничий стаж громадянина може підтверджуватися: договорами підряду або договорами доручення (спільний інструктивний лист Пенсійного фонду України і Мінсоцзахисту України від 02.02.92 № ЮСИ-22/ИН; 1-299-17); довідками, розрахунковими книжками, особовими рахунками й відомостями на видачу заробітної плати, а також довідками про сплату страхових внесків у Пенсійний фонд РФ, виданими відповідними відділеннями Пенсійного фонду (лист Мінпраці РФ від 04.02.97 № 28-6).
Особливо складне становище в громадян, що пережили стихійні лиха, аварії на виробництві, переїзд у Росію з колишніх союзних республік і т.п.
Трудові книжки в них можуть бути втрачені в силу обставин, а їхнє відновлення вкрай утруднене по багатьом незалежним від людини причинам.
