Делопроизводство
Содержание
Делопроизводство и судебное делопроизводство…………………2
Требования к тексту служебных документов……………………..5
Характеристика и требования к оформлению приказов по личному
составу…………………………………………………………………..8
Подготовка дел к архивному хранению. Сроки хранения документов в
архиве……………………………………………………………………11
Делопроизводство и судебное делопроизводство
Делопроизводство координирует все этапы работ - от проектирования до
практической реализации решений, позволяет обеспечить оперативность и
гибкость в принятии решений, является одним из важнейших звеньев, от
которых зависит конечный результат управленческой деятельности.
Процесс управления включает следующие основные типовые
документируемые операции: сбор и обработку документной информации;
подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений
до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации
об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;
хранение и поиск информации.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом
посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных
документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики
деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного
управления.
Разновидности документации, с которой производится работа при
делопроизводстве: организационная и распорядительная.Они выделяются по
своей информационной природе в зависимости от функций государственного
органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.
В судебном делопроизводстве также используется ряд разнообразных по
содержанию документов, таких, как исковые завления, процессуальные и
организационно-распорядительные документы судебного производства, документы
испольнительного производства, материалы, собранные в период досудебной
подготовки, протоколы.
Органы государственной власти и государственного управления РФ, все
учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в
распорядительных документах. Они классифицируются в соответствии с
положениями о государственных органах.
К распорядительным документам, отражающим административно-
управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления,
решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы,
докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.
Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми
центральными органами коллегиального управления в целях разрешения
наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и
установления стабильных норм правил поведения.
Решение как распорядительный документ является правовым актом,
принимаемым различными исполнительными комитетами. Решения оформляют
также результаты деятельности коллегий министерств и ведомств, научных
советов и т.п.
Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий
властный характер, изданный в рамках присвоения должностному лицу,
государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан
и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются
подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего,
длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса,
разового случая.
Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед
данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом
управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы
общественных отношений, и актом применения норм права (например, о
назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом распорядительного
документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам
создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей;
утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих
утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации,
предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения
работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи
перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ
обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных
случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц
независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны
строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений,
противоречащих закону.
Работа с документацией должна организовываться по следующей схеме:
Поступившие документы проходят первичную обработку, предварительное
рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством. После этого входящие
документы передаются конкретным исполнителям. Служба документационного
обеспечения управления (ДОУ) должна принимать к обработке только правильно
оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном
комплекте ( при наличии приложений). В противном случае присланные
документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом,
где указываются причины возврата. Исходящие документы должны обрабатываться
и отправляться в день регистрации. Внутренние документы передаются
исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых
документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета
документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения
руководителя учереждения для выработки мер по совершенствованию работы с
документами.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и
дальнейшего использования. Регистрация документов - фиксация факта создания
или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей
записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие
документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в
день подписания или утверждения.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из
которых регистрируется отдельно.
Для обеспечения правильного формирования и учета документации должна
составляться номенклатура дел, систематизированный перечень заголовков дел
с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В
номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности
учереждения.
Процесс делопроизводства состоит из операции сбора исходной
информации, изготовления документа (подготовки текстовых, цифровых данных и
печатания их на бланке), придания документу юридической силы. Все эти
операции могут быть автоматизированы. Широкое распространение в
документообороте получают документы, ориентированные на обработку
средствами вычислительной техники и создаваемые средствами ВТ на бумажном и
машинном носителях. Рационализация формы и содержания документов на
бумажном носителях с последующим их вводом в базу данных ЭВМ,фиксацией на
машинный носитель или отображением на экране видеотерминала осуществляется
в процессе унификации.
Требования к тексту служебных документов
В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают
документные государственные стандарты, классификаторы и унифицированные
системы документации. Эти и другие нормативы признаны стабилизировать
документооборот в стране, создать оптимальную технологию ведения
делопроизводства.
Унификация документов направлена на их сокращение и приведение к
единообразию (имеется в виду единообразное размещение показателей на
формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных
документах). Сокращение достигается путем исключения документов, не имеющих
существенного значения, и дублируемых показателей.
Унификация форм документов осуществляется на основе единой
графической модели их построения-формуляра-образца.
С 1987 г. Введен ГОСТ 6.10.5-87, который может рассматриваться
как основа для проектирования формуляров-образцов на единых
методологических принципах.
Унификация формы и содержания документов проводится уже много
десятилетий с целью совершенствования процессов управления и технологии их
выполнения управленческим аппаратом. Как общегосударственная проблема
унификация документов осуществляется с 1971г.
Итогом этой работы стало то, что подготовка основных видов служебных
документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный
процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов,
отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и
единоналичие (приказ, распоряжение).
Эти документы – исковые заявления, жалобы, определения о работе с
заявлениями (отказ о принятии заявления, оставление заявления без движения,
принятие зявления, о подготовке дела к судебному разбирательству, о
принятии дела к производству суда и т.д.), извещения, резолютивная часть
решения суда, протоколы судебных заседаний, частные определения и т.д.
Рассмотрим требования, которые предъявляются к ряду этих документов.
В целом же текст служебных документов документов содержит введение в
существо вопроса, дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение
которого издается данный документ. В этом случае приводится вид акта, его
автор, полное название (заголовок), номер и дата, т. е. приводятся все
поисковые (ссылочные) данные. Эта часть необязательна, она может и
отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая
излагается в повелительной форме. Вид распорядительного документа
предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет»,
«решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами
или строчными в разрядку т.е. они зрительно выделяются и таким образом
отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются
Страницы: 1, 2
