машинок, сразу же появляются на бумаге. При работе с программой калькуляции
электронных таблиц на компьютере дело обстоит иначе. В этом случае запись
производится в файл.
После запуска Excel внутри окна программы мы увидим таблицу, из
множества небольших ячеек. Каждая ячейка расположена на пересечении
определённой строки и столбца. Рабочая книга состоит из нескольких таблиц.
Каждая таблица расположена на отдельном листе и имеет своё, уникальное в
пределах книги имя. Имя таблицы можно увидеть на её корешке. Все корешки
входят в книгу таблиц видных в нижней части окна.
Мы можем создать и обработать в пределах книги несколько таблиц,
независимо одну от другой. Для того чтобы обработать таблицу, её следует
активизировать, выполнив щелчок на ярлычке листа этой таблицы.
Если книга включает достаточно много таблиц, так что все ярлычки
одновременно на экране не вид, то для перехода к невидимому ярлычку следует
воспользоваться кнопками прокрутки ярлычков, расположенными слева от
ярлычков.
Книга сохраняется целиком, т.е. всегда включая все содержащиеся в ней
листы в отдельном файле на носителе (диске, дискете).
Чтобы обработать книгу, её необходимо открыть. Для этого следует
знать, как называется рабочая книга и в какой папке жёсткого диска
(дискеты) она находится. Имя и расположение книги определяются при её
сохранении. Выполняемые при сохранении (открытии) книги действия аналогичны
созданию и сопровождению архива в бюро, когда хорошо продуманная система
хранения документов позволяет очень быстро отыскать нужный.
С помощью персонального компьютера найти конкретную рабочую книгу в
электронном архиве нужно, так как Excel располагает специальным поисковым
инструментарием. Он даёт максимальный эффект, если снабдить рабочие книги
дополнительной информацией аналогично надписям на корешкам регистрационных
папок, хранящимся в нашем офисе. Для этого у Excel предусмотрено отдельное
диалоговое окно, в котором вводится информация о файле.
Форматирование позволяет выделить особым образом фрагменты таблицы,
чтобы привлечь к ним внимание или попросту украсить документ.
Для того, чтобы таблица выглядела красиво, ей необходимо придать
соответствующий внешний вид с помощью форматирования. Форматирование решает
и другую задачу – оно структурирует таблицу, упрощая ориентировку и
привлекая внимание к отдельным местам документа.
При создании электронных документов наиболее часто применяется
форматирование с помощью специальных шрифтовых атрибутов: полужирное
оформление, курсивное начертание и подчеркивание. Такое форматирование с
одинаковым успехом можно применять как при оформлении текстов, так и при
оформлении таблиц.
Однако рабочие книги Excel позволяют выполнять и форматирование,
специфическое для табличной формы представления данных. В большинстве
случаев таблицы содержат числовые данные. Для выделения числовых значений
определённого вида можно применять цветовое оформление. Например,
отрицательные числа можно показывать на экране красным цветом, а средние
величины - голубым. Для выполнения подобного форматирования Excel
предлагает многочисленные дополнительные возможности.
Числовые значения в ячейках таблицы могут форматироваться различным
образом в зависимости от того, к какой категории они относятся. Если
содержимое некоторой ячейки объявить денежной величиной, то Excel при
отображении значения автоматически добавит к числу знак денежной единицы. В
Excel для Windows 95 предусмотрен большой набор подобного рода встроенных
форматов.
Но внешний вид таблицы определяется не только форматами содержимого
отдельных ячеек. Существенное значение имеют рамки строк и столбцов и
цветовое оформление (фон) ячеек. Для того чтобы таблица выглядела
гармонично, часто приходится менять установленные ‘по умолчанию’ размеры
ячеек. Иногда при редактировании таблиц приходится очищать отдельные ячейки
или удалять их.
Каждая рабочая книга Excel для Windows 95 состоит из одного или
нескольких листов. Структура рабочей книги жёстко не фиксируется:
пользователь может добавить несколько листов, удалить лишние, переставить
или переименовать существующие.
Если таблицы создаются для оперативного сбора информации, то их
структура и содержимое нуждаются в постоянных дополнениях и изменениях.
Ввод новых данных, замена старых данных новыми и их корректировка обычно не
требуют внесения изменений в структуру таблицы. Но накопление больших
объёмов информации, изменение характера поступающих данных или способа их
регистраций часто ставят пользователя перед необходимостью модификации
структуры таблицы. Наиболее часто при подобных модификациях возникают
задачи вставки дополнительных строк (столбцов) или удаления лишних.
В Excel предусмотрен достаточно обширный набор инструментов для
внесения указанных структурных изменений. Например, одним щелчком мыши на
кнопке инструментальной панели мы можем вставить новые строки и столбцы.
Если для размещения данных или результатов их обработки в рабочую книгу
нужно вставить целый лист, можно обратиться к специальной команде,
доступной в общем меню и контекстном меню листа.
Для того, чтобы привлечь внимание пользователя к отдельным элементам
собранной в таблице информации, можно воспользоваться средствами
форматирования ячеек. Выравнивание можно использовать как способ выделения
в таблице данных определённого типа. Например, числа можно выровнять по
правому краю ячейки, а текст - по левому…
Часто встречающуюся при обработке списков задачу нумерации элементов
в Excel можно решить с помощью специального механизма заполнения выделенной
области ячеек. Кроме того, в Excel предусмотрено средство заполнения рядов
ячеек специальными часто встречающимися списками (например, названиями дней
недели).
При создании презентационных таблиц форматирование отдельных ячеек
представляет собой неординарную задачу. Набор устанавливаемых атрибутов
может быть достаточно велик, а сама процедура установки – весьма
трудоёмкой. Выполнение подобной процедуры для каждой таблицы и совокупности
похожих существенно увеличивает затраты времени на создание презентаций.
Для повышения производительности оформительских операций в Excel
предусмотрена возможность объявить совокупность атрибутов форматирования
стилем оформления. Применив такой стиль к некоторой ячейке, мы тем самым
приписываем этой ячейке все объединённые в стиль атрибуты форматирования.
Создаваемые для сбора и обработки данных таблицы зачастую хранят не
только числовые данные, но и текстовые фрагменты. В связи с этим следует
упомянуть тот факт, что текст в ячейке таблицы Excel можно расположить в
нескольких строках.
Состав Microsoft Excel входит набор шаблонов - таблиц Excel, которые
можно использовать для автоматизации решения часто встречающихся задач.
Так, можно составлять документы на основе шаблонов “Наряд”, “Авансовый
отчёт”, “Счёт”, “Заказ”, “Прейскурант” или “Табель”. Есть шаблон “Платёжные
формы” который содержит бланки таких часто используемых в хозяйственной
деятельности документов, как платёжное поручение, расходный ордер,
доверенность и др. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати ни чем
не отличаются от стандартных бланков, и единственное, что нужно сделать для
получения документа – заполнить его поля.
Для создания документа на основе шаблона выполнить команду СОЗДАТЬ из
меню ФАЙЛ, затем выбрать необходимый шаблон на вкладке “РЕШЕНИЯ”. Шаблоны
“Счёт”, “Заказ” и другие копируются на диск при обычной установке Microsoft
Excel. Если шаблоны не отображаются в окне диалога СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА,
запустить программу установки Excel и установить шаблоны. Чтобы получить
подробные сведения об установке шаблонов, посмотреть раздел “Установка
компонентов Microsoft Office” в Справке Excel.
Например, для создания доверенности выбрать шаблон “Платёжные формы”,
а затем перейти на лист с надписью “Доверенность”. Далее ввести в этот
бланк все необходимые реквизиты и печатать. При желании документ можно
сохранить как обычную Excel таблицу.
Отметим, что Excel позволяет пользователи самому создавать
собственные шаблоны документов, также редактировать уже имеющиеся.
Excel можно неформально определить как программу, предназначенную для
выполнения разнообразных вычислений, то есть – в первом приближении – как
достаточно интеллектуальную разновидность мощного карманного калькулятора.
Основной разновидностью обрабатываемых Excel для Windows 95 данных
являются числа. Числа хранятся в ячейках таблиц. Таблица в Excel
представляет собой электронный аналог обычной таблицы – это совокупность
строк и столбцов. Каждый файл (рабочая книга) включает несколько таблиц
(листов). При выполнении некоторых сложных вычислительных операций
совокупность таблиц рабочей книги может рассматриваться как трёхмерный
массив.
Ввод подлежащих обработке данных (чисел, текстов, баз данных) можно
выполнять разными способами: с клавиатуры, копируя информацию из других
приложений, импортируя файлы других программ…
Для обработки данных, введённых любым способом, в Excel предусмотрен
богатый арсенал функций, из которых можно строить достаточно сложные
формулы. Более того, благодаря встроенным в Excel средствам
макропрограммирования, пользователь может создавать сложные алгоритмы
обработки данных.
Excel для Windows 95 может решать и более сложные задачи чем простое
суммирование содержимого ячеек. Входящие в эту программу средства обработки
позволяют строить диаграммы, обрабатывать списки, проводить анализ данных.
Спектр возможностей Excel очень широк.
Excel для Windows 95 позволяет наглядно представить числовой материал
в виде диаграмм. Графическая форма подачи информации – лучший способ
привлечь и удержать внимание пользователя. Среди доступных в Excel
разновидностей диаграмм самыми “роскошными”, безусловно, являются
трёхмерные диаграммы, однако по выразительности они часто проигрывают более
простым и строгим… Немого поэкспериментировав с различными типами диаграмм,
мы сможем выбрать тот, который позволит наиболее наглядно и привлекательно
представить наши данные.
Excel может не только складывать содержимое ячеек. Арсенал встроенных
в эту программу вычислительных средств огромен. Весь спектр доступных
возможностей Excel не используют даже самые искушённые профессионалы. Если
хорошо представить, что нам нужно вычислить, то, поискав в запасниках Excel
, наверняка найдём необходимую формулу. Речь идёт о возможности выбора
одной из встроенных в Excel функций – готовых формул, которые можно
адаптировать под свою задачу.
В практике обработки данных таблицы используются не только для
вычислений, но и для хранения (анализа) списков. Такие списки представляют
собой наборы записей. Примером списка может служить каталог домашней
библиотеки или учётная ведомость хранящихся на складе товаров.
III. Пример использования системы Excel для оценки финансового
состояния предприятия. Оценка ликвидности предприятия
Финансовое состояние предприятия характеризуется составом и размещение
средств, структурой их источников, скоростью оборота капитала, способностью
предприятия погашать свои обязательства в срок и в полном объёме, а также
другими факторами. Однако финансовое состояние предприятия операция
неоднозначная. Вместе с тем достоверная и объективная оценка финансового
состояния предприятия нужна многим пользователям. Чтобы получить её на
основе первичных документов, данных текущего учёта, показателей бизнес –
плана, баланса и других финансовых отчётов, необходимы определённые
показатели, правила и методы их оценки.
Теория и практика для целей оценки финансового состояния предприятия в
основном выделяет четыре уровня показателей.
1. Рентабельность.
2. Рыночная устойчивость.
3. Ликвидность баланса.
4. Платёжеспособность.
Финансовое состояние предприятия можно оценивать с токи зрения
краткосрочной и долгосрочной перспективы. В первом случае критерий оценки
финансового состояния – ликвидность предприятия, то есть способность
своевременно и в полном объёме произвести расчёты по краткосрочным
обязательствам. Примеры – расчёты с работниками по оплате труда, с
поставщиками за полученные товарно-материальные ценности и оказанные
услуги, с банком по ссудам и т.п.
Коэффициент покрытия даёт общую оценку платёжеспособности предприятия,
показывая, в какой мере текущие кредиторские обязательства обеспечиваются
материальными оборотными средствами. Определяется на начало и конец
отчётного периода как отношение величины оборотного капитала к величине
краткосрочных обязательств, то есть к краткосрочным кредитам и займам и
кредиторской задолженности.
Коэффициент быстрой ликвидности исчисляется по более узкому кругу
текущих активов, когда из расчёта исключается наименее ликвидная их часть –
материально – производственные запасы.
Коэффициент абсолютной ликвидности показывает какая часть
краткосрочных заёмных обязательств может быть погашена немедленно.
Определяется на начало и на конец отчётного периода как отношение величины
денежных средств, в том числе краткосрочных ценных бумаг, к величине
краткосрочных обязательств, то есть к краткосрочным кредитам и займам и
кредиторской задолженности.
Оценка ликвидности предприятия.
Исходные данные
|Актив |На нач.г. |На кон.г. |
|Внеоборотные активы |270954 |255427 |
|Итого оборотные активы |121463 |155782 |
|Запасы |71286 |91586 |
|Денежные средства |1151 |1 |
|Прочие оборотные активы |49026 |64195 |
|Непокрытые убытки прошлых лет |33401 |46383 |
|Итого |425818 |457592 |
|Пассив |На нач.г. |На кон.г. |
|Капиталы и резервы |302241 |280718 |
|Долгосрочные пассивы | | |
|Краткосрочные пассивы |123577 |176874 |
|Итого |425818 |457592 |
Расчёт показателей
|Наименование показателей |На нач.г. |На кон.г. |
|Маневренность функционального капитала |0,586895 |0,587911 |
|Коэффициент покрытия |0,982893 |0,880751 |
|Коэффициент быстрой ликвидности |0,406038 |0,362948 |
|Коэффициент абсолютной ликвидности |0,009314 |0,000006 |
|Доля оборотных средств в активах |0,285246 |0,340439 |
Ранжирование показателей
|Наименование показателей |min |Max |Тенденция |
|Маневренность функционального капитала |0,3 |0,7 |Min |
|Коэффициент покрытия |1 |3 |Max |
|Коэффициент быстрой ликвидности |0,5 |2 |Max |
|Коэффициент абсолютной ликвидности |0,2 |0,5 |Max |
|Доля оборотных средств в активах |0,1 |0,5 |Max |
Оценка ликвидности предприятия
|Наименование показателей |На нач.г. |На кон.г. |
|Маневренность функционального капитала |4,151711 |4,159335 |
|Коэффициент покрытия |1,974340 |1,821127 |
|Коэффициент быстрой ликвидности |1,812077 |1,725895 |
|Коэффициент абсолютной ликвидности |0,093140 |0,000057 |
|Доля оборотных средств в активах |3,389347 |3,803290 |
|Средний балл |2,284123 |2,301941 |
Вывод:
Учитывая нормативные значения рассчитываемых
коэффициентов можно сделать вывод о достаточной финансовой
устойчивости предприятия, хотя имеется тенденция к снижению
некоторых значений рассчитанных коэффициентов.
На рост таких статей баланса как запасы, дебиторская
задолженность, позволяет нам предположить, что предприятие
имеет возможность покрыть краткосрочную задолженность.
Используемая литература
1. В.В. Гасилов. Экономико-математические методы и модели.
ВГАСА, 1998г.
2. В.В. Петров. (В.В. Ковалёв), Как читать баланс. Финансы и
статистика, 1993 г.
3. А.Д. Шеремет., Р.С. Сайфулин
Финансы предприятий., серия “Высшее образование”.,
“Инфра. М”., Москва 1998г.
4. Визе Манс. Excel 7 для Windows 95, русская версия (под общей
редакцией С.Молявко) “Бином”, Москва 1996г.
5. Ждошуа Носитер. Excel 7 для Windows (под редакцией С.Молявко)
“Бином”, Москва 1996г.
6. Л.Г.Крайзмер., Б.А.Кулик., Персональный компьютер на вашем рабочем
месте. Миниздат – 1991г.
7. Электронные вычислительные машины (под редакцией доктора
технических наук профессора А.Я.Савельева книга I.,) Москва “Высшая
школа” 1987г.
8. Бухгалтерский учёт 8`98., ежемесячный теоретический и научно-
практический журнал, 1998г. издательство “Бухгалтерский учёт”.
9. Бухгалтер и компьютер 0`98 (приложение к журналу “Бухгалтерский
учёт”), 1998г.
Страницы: 1, 2
