Культура управленческого труда
ВВЕДЕНИЕ.
Отношения “начальник – подчинённый”, имеющие место в любой
организации, существовали ещё с незапамятных времён. Однако лишь к середине
20 века им стало уделяться должное внимание, как внутри предприятий, так и
со стороны учёных, исследующих трудовые процессы.
Данное явление связано с тем, что с недавнего времени, деятельность
предприятий во всём мире характеризуется ростом управленческого аппарата и
затрат на него, ростом объёма административной (офисной) работы, появлением
новых видов управленческих функций на предприятиях (рекламная деятельность,
социальное страхование, связи с общественностью), ростом объёма информации
и документооборота.
Необходимость совершенствования организации управленческого труда
вызвала появление различных терминов и определений для обозначения
совокупных действий по улучшению качества управленческой деятельности.
Одним из таких понятий является культура управленческого труда, являющаяся
фактором повышения конкурентоспособности, эффективности производства и
управления организацией.
Освящая в своём реферате это понятие, я постаралась изложить его
специфику, раскрыть сущность и содержание, а также привести примеры,
которые, на мой взгляд, дают более полную характеристику и представление
об изложенном материале.
1. КУЛЬТУРА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА
Успех в работе любой организации (рост уровня и качественных
показателей производства, его конкурентоспособности в современных условиях)
зависит не только от технических и технологических процессов
производственной деятельности. Большая роль в этом отводится
совершенствованию уровня руководства предприятия и управленческой
деятельности.
Управленческая деятельность - это, прежде всего, осмысленная
деятельность, цель которой поднять эффективность организации производства.
Отсюда и высокая требовательность к руководящему составу любого ранга, будь
это директор, сельский бригадир, губернатор или министр, руководитель фирмы
или дирижер симфонического оркестра. В их руках находится успех дела,
благополучие людей, от их профессиональной подготовки, творческой
инициативы, от умения строить взаимоотношения с людьми в решающей степени
зависит успех любого дела или провалы в работе.
Новые условия хозяйствования, повышение образовательного уровня и
зрелости менеджеров дали мощный толчок развитию управленческой культуры.
Управленческие службы не только коренным образом изменили отношение к
управленческой культуре, но и заняли активную позицию в формировании,
изменении и использовании ее как фактора повышения конкурентоспособности,
эффективности производства и управления организацией.
Сам термин "культура" (от лат. cultura) буквально означает
воспитание, образование и развитие. В широком смысле, термин
"управленческая культура" употребляется для характеристики организационно-
технических условий и традиций управления, профессионального и
нравственного развития руководителя. В узком значении культура
управленческого труда может трактоваться как служебная этика руководителя.
Осмысливая изложенное, управленческую культуру можно представить как
совокупность типичных для менеджера ценностей, норм, точек зрения и идей,
которые сознательно формируют образец его поведения.
Специфика культуры управленческого труда состоит в том, что в её
основе лежат определенные нормы, которые должны строго соблюдаться
менеджером:
а) юридические нормы управленческого труда, которые отражены в
государственно-правовых нормативных актах. Культура менеджера в этом смысле
состоит в знании и выполнении юридических норм;
б) моральные нормы - нормы, которые регулируют поведение руководителя
в такой важной области, как нравственность и мораль;
в)
организационные нормы - устанавливают структуру организации, состав и
порядок деятельности функциональных подразделений и их руководителей;
правила внутреннего распорядка и другие нормы организационного
плана, принятые и используемые в любой организации;
г) экономические нормы
- регулируют экономическую деятельность организации.
Имеются и другие виды норм (технические, эстетические и т.п.),
которые определенным образом формируют управленческую культуру. В конечном
итоге образуется совокупность элементов, аттестующая деятельность менеджера
в рамках культуры управленческого труда.
2. ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ КУЛЬТУРЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА.
Культуру управленческого труда принято подразделять на:
1. Личную культуру руководителя, включающую в себя: уровень квалификации,
этическое воспитание, личную гигиену и внешний вид, форму обращения к
подчиненным;
2. Рациональное распределение рабочего времени. Рациональная организация
труда руководителя немыслима без четкого представления о том, что он
делает, когда он это делает, сколько времени затрачивает на различные виды
работ. Речь идет о строгом планировании личной работы по следующим
направлениям:
а) работа с документами. Как правило, руководители перегружены
работой с документами и из-за неупорядоченности маршрутов движения
документов, длительной их обработки и плохо организованной доставки до 40 %
директивных, учётных и других документов могут доходить до исполнителей с
опозданием или вообще не доходить. Так руководители предприятий,
документооборот которых составляет 20 – 30 тыс. единиц (и это далеко не
самые крупные предприятия), подписывают ежегодно не менее 20 тыс.
организационно – распорядительных документов, не считая договоров, отчётов,
графиков, проектов. Просмотр документа и его подписание отнимают
приблизительно полминуты. Таким образом, 20 – 25 дней в году руководители
заняты исключительно подписанием документов.
б) работа с кадрами и решение социально - экономических
вопросов.
в) решение коммерческих вопросов;
г) совещания, переговоры;
д) непроизводительные затраты времени, не уточненное время.
Руководителю в то же время следует иметь в виду, что он должен
учитывать и планировать не только рабочее, но и свободное время;
3. культуру содержания рабочего места. Отдельные руководители считают,
что в процессе работы необходимо, чтобы все находилось "под рукой", и с
этой целью на рабочий стол выкладывают всю имеющуюся документацию. Однако
при таком подходе трудовой процесс сильно затрудняется: уменьшается рабочая
площадь стола; трудно сосредоточиться на каком-либо одном деле; ухудшаются
санитарно-гигиенические условия; легко потерять нужные в данный момент
документы и т.п.;
4. культуру проведения массовых мероприятий. Речь идет, прежде всего, о
культуре проведения различного рода совещаний, переговоров и бесед, на
которые тратится значительное количество рабочего времени. Так, например, у
белорусских руководителей верхнего, среднего уровней управления эти потери
составляют 25 – 43 % и 30 – 45 % соответственно. Поэтому, для экономии
времени и повышении результативности совещаний в любой организации
руководителем должны использоваться такие правила их подготовки, как:
чёткое определение темы совещания, разработка повестки дня, своевременное
оповещение участников совещания, решение организационных вопросов
(вентиляция помещения, размещение участников), решение всех вопросов только
через председательствующего (во избежание конфликтных ситуаций) и др.;
5. культуру приема посетителей. Она предполагает соблюдение правил и
требований при приёме работников, как по личным, так и по служебным
вопросам.
6. культуру в работе с письмами. Сюда входит обязательная регистрация
писем, определение сроков их рассмотрения, персональная ответственность
руководителя за своевременное и правильное реагирование на них,
обязательный ответ на каждое письмо. Так, например, в авиакомпании
Continental Airlines любой сотрудник может оставить сообщение (голосовое
или письменное) генеральному директору, который обязан ответить на него в
течение нескольких дней;
7. культуру речи. Около 80 % рабочего времени руководителя связано с
контактами с людьми. Поэтому умение говорить (общаться) является важной
составной частью культуры труда руководителя.
8. Организационную культуру, к числу процедур которой можно отнести:
а) подбор и расстановку кадров:
- прежде всего, производится анализ предполагаемой работы, общие к ней
требования и обязанности работника (в сфере гостеприимства, например:
уборка номеров за единицу времени; минимальное, максимальное или среднее
количество производимых продуктов), а также место работника и должностное
ограничение в структуре организации (например, всё в той же сфере
гостеприимства: ограничения на принятие чека, превышающего определённую
сумму без согласования с высшим руководством и т. д.);
- продолжением процесса подбора является спецификация кадров, то есть
детализация требуемых признаков и качеств работников (квалификация, навыки,
темперамент и т. д.);
- далее следует процесс отбора кадров, включающий тесты, собеседования,
опросные листы и т. д.
На сегодняшний день собеседование является особо важным и
распространённым элементом отбора, так как здесь кандидатам даётся
возможность наиболее полно себя проявить. В свою очередь, опытные
интервьюирующие, зная как себя вести и какие вопросы задать, отбирают
именно тех кандидатов, которые наиболее соответствуют их требованиям;
- последним этапом является процесс введения или адаптации нового
работника. Стоит заметить, что разные организации используют разные методы
адаптации работников к новым условиям. Например, компания «Вальдорф Отель»
применяет видеоматериал, который знакомит сотрудников компании с новыми
работниками, а последних – с работой организации.
Работа любой организации неизбежно связана с необходимостью
комплектования штата. Отбор новых работников не только обеспечивает
режим нормального функционирования организации, но и закладывает фундамент
будущего успеха. От того, насколько эффективно поставлена работа по отбору
персонала, в значительной степени зависит качество человеческих ресурсов,
их вклад в достижение целей организации и качество производимой продукции
или предоставляемых услуг. Особенно это касается сферы гостеприимства, где
текучесть кадров распространена сильнее по сравнению с другими видами
бизнеса (в гостиничном бизнесе 45 % работников покидают новую работу через
3 месяца после поступления на неё, а 15 % после первого месяца). Этот
процесс, который часто называют кризисом введения, дорого обходится
компаниям и имеет негативное воздействие на мотивацию персонала и
соответственно на удовлетворение потребностей клиентов;
б) работу с кадрами, разработку организационных норм и нормативов, планов
личной работы, постановку задач и доведение их до исполнителей,
распорядительство, контроль исполнения и др.
Она определяет степень владения знаниями теории управления, методами
организаторской работы, опыт, навыки, умение осуществлять разнообразные
организационные процедуры, составляющие значительный удельный вес в
структуре рабочего времени руководителя.
Как правило, для наиболее полной характеристики организационной
работы руководителя с кадрами, принято выделять стили, методы и принципы,
используемые им в управлении людьми.
Менеджмент – это творчество, основанное на определённых принципах,
основная суть которых заключается в следующем: люди лучше реагируют, когда
ими руководит один начальник (принцип единоначалия), люди склонны идти за
теми, в ком видят средство для удовлетворения своих потребностей (принцип
лидерства), чем тщательнее разработана структура поощрений и наказаний, тем
эффективнее будет отдача со стороны работников (принцип мотивации),
использование новейших данных науки управления (принцип научности),
использование отработанной системы материальной и личной ответственности, а
также инструкций и положений (принцип ответственности), профессиональный
отбор кадров (принцип правильного отбора и расстановки кадров), разумный
расход средств (принцип экономичности), получение информации о результатах
работы (принцип обратной связи).
Стиль работы руководителя представляет собой совокупность приёмов и
способов управленческого воздействия на персонал. Именно в стиле
руководства находят своё отражение внутренняя культура, знания и опыт
руководителя и именно стиль оказывает существенное влияние на климат в
коллективе и культуру организации.
Несомненно, с помощью стиля руководства можно значительно
улучшить работу организации, подразделения, аппарата управления, но можно и
существенно ухудшить. Следует помнить, что не существует универсального
стиля управления, одинаково подходящего для осуществления руководства
разными людьми. Хороший руководитель - это хороший психолог, который в
нужный момент выбирает тот стиль управления, который в наибольшей мере
отвечает требованиям конкретной управленческой ситуации.
Понятием, близким по смыслу определению “стиль управления”, является
“метод управления”, представляющий собой способ достижения какой-либо цели,
решения конкретной задачи; совокупность приемов или операций практического
или теоретического освоения (познания) действительности.
Принято выделять 3 группы методов:
- экономические методы управления. Это система приемов и способов
воздействия на исполнителей с помощью конкретного соизмерения затрат и
результатов (материальное стимулирование и санкции, финансирование и
кредитование, зарплата, себестоимость, прибыль, цена). В качестве основных
методов управления здесь выступает система заработной платы и премирования,
которая должна быть максимально связана с результатами деятельности
исполнителя;
- организационно – распорядительные методы управления. Это методы
прямого воздействия, носящие директивный, обязательный характер. Они
основаны на дисциплине, ответственности, власти, принуждении.
- социально - психологические методы управления. Поскольку участниками
процесса управления являются люди, то социальные отношения и отражающие их
соответствующие методы управления важны и тесно связаны с другими методами
управления. К ним относятся: моральное поощрение, социальное планирование,
убеждение, внушение, личный пример, регулирование межличностных и
межгрупповых отношений, создание и поддержание морального климата в
коллективе.
Таким образом, подытоживая всё выше сказанное, мне остаётся
добавить следующее:
Влияние культуры управленческого труда на трудовые процессы в
организации является одним из самых важных моментов, который должен
учитываться любым руководителем, как начинающим, так и имеющим опыт. Знание
и правильное использование всех элементов культуры труда управленцем, будь
то культура проведения совещаний или же организационная культура по подбору
персонала, не может не привести к положительным результатам повышения
производительности на предприятии, а значит, не может игнорироваться на
любом этапе управленческой деятельности.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На современном этапе, искусство управления людьми становится
решающим условием, обеспечивающим конкурентоспособность предприятий и
предпринимательский успех. Возникает острая потребность в подготовке
квалифицированных специалистов, способных грамотно руководить и создавать
благоприятные условия труда, поэтому изучение такой науки, как управление,
является ключом к успеху деятельности руководителей любого типа
предприятия.
Умение правильно организовать рабочие процессы в организации, создать
благоприятный климат в коллективе, заинтересовать работников в выполнении
их обязанностей наиболее эффективно и др. – все эти понятия составляют и
характеризуют сущность культуры управленческого труда.
Без сомнения, культура управленческого труда - есть понятие
многогранное, характеризующееся множеством показателей и определений.
Рассмотренные мною характеристики в данной работе затронули лишь “верхушку
айсберга”. Однако, уделив внимание таким элементам управленческой культуры
как, нормы, лежащие в её основе, деление её на личную и организационную и
по - детальная характеристика каждого подразделения с описанием сущности
его элементов, я считаю, что цель раскрыть сущность и содержание данного
понятия, была мною достигнута.
ЛИТЕРАТУРА.
1. Липсиц И. В. Секреты умелого руководителя, - М.: Экономика, 1991.
2. Эффективность и культура современного маркетингового управления: Учеб.
пособие / А. И. Кулик, И. И. Кулик, Л. П. Гуляко и др.; Под редакцией И.
И. Елисеевой. Мн.: БелИПК, 1999.
3. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учеб. пособие.- М.: ООО «Новое
издание», 1999.
