-приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;
-планы, сметы, отчёты, балансы;
-доклады, переписка и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопроса,
хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно
воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с
указанием сроков хранения.
Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них
составляется самостоятельная опись. Они располагаются по годам, а в
пределах года по значимости документов.
Например : 1998 год.
Приказы директора по личному составу
Лицевые счета начисления з/платы рабочих и служащих
Личные карточки рабочих и служащих
и т. д.
1999 год
то же
Дела по личному составу могут систематизироваться сначала по видам
документов, а в пределах вида по годам и уже в таком порядке включаться
в опись .
Например : Приказы директора по личному составу за 1997 г.
то же
за 1998 г.
то же
за 1999 г.
Лицевые счета рабочих и служащих за 1997
г.
то же
за 1998 г.
то же
за 1999 г.
и т. д.
Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые
книжки систематизируются строго по алфавиту. При большом объёме
специальной документации ( технической, рационализаторские предложения
и т.п.) на неё так же составляются отдельные описи.
В описание каждого дела входит :
-порядковый номер;
-индекс дела;
-заголовок дела ( в т.ч. аннотация );
-дата;
-количество листов;
-примечание.
В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется
графа срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки дела.
Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были
систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер,
который тут же проставляется на обложку дела.
В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том
вносится в опись под самостоятельным номером.
Если в опись вносятся дела подряд с однотипным содержанием и
одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого
дела, а все остальные обозначить словами « то же». При этом все
различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.
Например : Переписка с фирмой « Агат» об установке
и замене оборудования ;
То же с фирмой « Лотос» ;
и т. д.
В графе описи « Примечания» делаются отметки об особенностях
физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из
него другим учреждениям и т.д.
В учреждениях , не имеющих структурных подразделений, образующих в
процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год
,составляется общая опись ( приложение 3 ). В крупных учреждениях описи
составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности (
приложение 4).
Обработка дел и отбор их на государственное хранение должны
производится регулярно по окончании делопроизводственного года.
Годовой раздел описи на дела, подлежащие постоянному хранению,
составляются в каждом структурном подразделении под методическим
руководством ведомственного архива работником делопроизводственной
службы или лицом , ответственным за ведение делопроизводства в
структурном подразделении. В конце описи структурного подразделения
после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами
и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний №
дел по описи.
Если есть особенности нумерации дел ( пропущены номера или есть
литерные) , они также оговариваются в итоговой записи. Опись дел
структурного подразделения подписывается составителем с указанием
должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы
учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения.
Если структурное подразделение крупное и в нём есть экспертная
комиссиия (ЭК), то опись до её утверждения руководством рассматриваеися
и одобряется ЭК. Составляется опись в 2-х (при наличии ЭК в 3-х)
экземплярах. Один - остаётся в делах структурного подразделения, второй
- передаётся в ведомственный архив вместе с делами ( третий подшивается
к протоколу ЭК ).
На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив
составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней
ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в
государственный архив в соответствии с установленными правилами.
В маленьком учреждении или фирме эту работу выполняет секретарь.
III. Сдача дел в ведомственный архив.
Сдача дел из структурного подразделения в архив учреждения ,
если он есть, проводится по графику, составленному архивом ,
согласованному с руководителями структурных подразделений и
утверждённому руководителем учреждения. Эта работа должна проводится
ежегодно. Дела с постоянными сроками хранения, сроком хранения свыше 10
лет и по личному составу принимаются архивом по описям.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии
работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах
описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приёма
всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается
заверительначя подпись с указанием цифрами и прописью фактического
количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если
такие будут. Под заверительной подписью ставится дата приёма-передачи
дел и подписи лиц, осуществлявших её.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки
толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками
на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками
структурного подразделения. Канцелярии вместе с делами передают в
ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в
опись.
Дела временного хранения ( до 10 лет) передаются в ведомственный архив
по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют
достаточных площадей, « Основные правилв ведомственных архивов»
разрешают хранение этих дел « центральной службой делопроизводства или
в структурных подразделениях» до истечения срока их хранения, после
чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.
В недавно созданных коммерческих фирмах секретарь должен через два
года провести положенную обработку дел и переложить их в другой шкаф,
который образует начало будущего архива фирмы.
IV. Приложения.
Приложение 1.
Образец.
Лист - заверитель дела №_____
В деле подшито и пронумеровано 200 ( двести ) листов + 1 лист внутренней
описи
в том числе :
литерные листы 58 а, 120 а, 120 б.
Лист 150 имеет физическое повреждение : разрыв и склейка.
Секретарь подпись
Ф.И.О.
Дата_______________
Приложение 2.
Форма внутренней описи документов дела.
Внутренняя опись документов дела №_____________
№№ ! Индекс ! Дата ! Заголовок ! Номера !
Примечание
п/п !докумен. ! документа ! документа ! листов дела !
1 ! 2 ! 3 ! 4 !
5 ! 6
Итого________________________ документов
цифрами и прописью
Количество листов внутренней описи_______________________________
цифрами и
прописью
Наименование должностного
лица, составившего опись подпись
расшифровка
подписи
Дата
Приложение 4.
Форма описи постоянного и длительного сроков хранения
структурного подразделения.
Утверждаю
Наименование и
должность руководите -
ля
структурного подразделения
Подпись
расшифровка
подписи
Дата
Опись ___________________ №__________
название структурного
подразделения
Название раздела
№№ !Индекс ! Заголовок ! Дата ! Кол-во ! Срок ! Примечание
п/п !дела(то-! дела(тома,! дела ! листов в! хранения !
! ма,част.! части ! (т.,ч.)! деле(т.,ч.! дела( т.,ч.) !
1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 !
6 ! 7
В данную опись внесено_______________________________ дел
( цифрами, прописью)
с №__________ по №__________________ , в том числе
литерные номера_______________________
пропущенные номера _____________________
Наименование должности
расшифровка
составителя описи подпись
подписи
Дата
Приложение 3.
Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения.
Наименование
Утверждаю
предприятия Руководитель
предприятия
Подпись расшифровка
подписи
Дата
О П И С Ь №___________
Наименование раздела
|№№ |Индекс |Заголовок |Дата |Кол-во |Срок |Примечание |
|п/п |дела |дела |дела |листов дела|хранения | |
|1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |
В данную опись внесено ______________________ дел
( цифрами, прописью)
№____________ по №____________ в том числе :
литерные номера_________________________
пропущенные номера_____________________
Наименование должности
расшифровка
составителя описи подпись
подписи
Дата
Согласованно
Одобрено
Наименование должности
протокол ЭК руководителя
предприятия предприятия
Подпись расшифровка
от__________№_____
дата подписи
Список используемой литературы :
1. Организация работы с документами. Москва, Инфра М ,1998 г.
2. Т.А. Кузнецова., Т.Л. Серова., В.И. Андреева., Н.А. Литвинцева.
Секретарское дело. Москва, 1996 г.
3. В.И. Андреева. Делопроизводство. Москва, 1997 г.
