Формирование и ведение личных дел. Личное дело сотрудника предприятия
– основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные
сведения о сотруднике и его служебной деятельности.
Личное дело должно включать в себя анкетно-биографические документы, а также дополнительные документы, к которым относятся:
- анкета;
- автобиография;
- личное заявление о приеме на службу или увольнение;
- копия приказа о приеме на службу или об увольнении;
- контракт;
- заявления сотрудника о перемещениях;
- представления руководства при перемещении, выдвижении, зачислении в резерв;
- копии приказов о перемещении;
- аттестационные листы;
- выписки из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
- копии наградных листов;
- карточки учета поощрений и взысканий;
- характеристики с прежнего места работы;
- фотографии.
Все документы личного дела подшиваются в обложку установленного образца.
Номер, за которым учтено личное дело по книге учета личных дел, целесообразно проставлять в верхнем левом углу обложки дела.
В каждое дело вкладывается фотография сотрудника размером 4*6 см.
В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист- заменитель.
Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения начальника отдела кадров, об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись.
Листы документов, подшитых в дело, нумеруются.
Документы в личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой части личных дел.
Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.
В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные ( до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.
Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:
- заявление о приеме на работу;
- анкета;
- автобиография;
- характеристика-рекомендация;
- результаты медицинского обследования;
- копии документов об образовании;
- копия приказа о приеме на работу;
- дополнение к личному делу;
- карточка поощрений и взысканий;
- внутренняя опись;
- карточка форма № Т-2.
Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой
перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании,
выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.
Анкета заполняется от руки самим сотрудником при оформлении на службу. На
все вопросы анкеты он должен давать полные ответы, не допуская сокращений,
прочерков, исправлений, помарок и соблюдая строгое соответствие с теми
записями, которые содержаться в его личных документах. Отрицательные ответы
в графах анкеты записываются без повторения опроса.
При заполнении анкеты используются следующие документы:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документы об образовании;
- документы о присвоении ученой степени, ученого звания.
В графе «Образование» должны применяться следующие формулировки:
«высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «среднее» в зависимости
от того, какой документ об образовании имеется у сотрудника. Если сотрудник
закончил несколько курсов высшего учебного заведения или обучается в данное
время, то записывается, сколько курсов он закончил или на каком курсе
обучается.
Окончившие три курса высших учебных заведений относятся к лицам с неполным высшим образованием. Строка «Специальность по диплому» заполняется только на специалистов с высшим и средним специальным образованием. В этой строке указывается специальность, полученная по окончании высшего или среднего специального учебного заведения. Специальность по образованию записывается только на основании диплома.
Сотрудники, обучающиеся или обучившиеся в средних специальных учреждениях заведениях (техникумы, колледжи), но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим среднее или неполное среднее образование, в зависимости от того, какое они имели образование в момент поступления в среднее специальное учебное заведение. К лицам, имеющим среднее образование, относятся сотрудники, закончившие средние школы, школы с углубленным изучением какого-либо предмета, лицеи, гимназии. Сотрудники, окончившие профессионально-технические училища, указывают профессию и разряд. Лица, не имеющие профессионально-технического образования, профессию указывают по опыту работы.
В графе «Был ли за границей» указывают полное наименование страны, год и цель пребывания.
В графе «Ваши ближайшие родственники» перечисляются все члены семьи с
указанием родства ( отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родной брат, родная
сестра, лицо, на воспитании которого находится сотрудник), затем близкие
родственники, проживающие совместно с сотрудником, при этом указываются
фамилия, имя, отчество, дата рождения каждого члена семьи. Если жена имеет
фамилию мужа, необходимо указать также ее девичью фамилию. Если ранее
работник был женат ( замужем), указываются данные на бывшую жену (мужа). В
эту графу могут быть записаны также нетрудоспособные родители жены (мужа),
ее (его) братья, сестры, если они проживают совместно с сотрудником,
находятся на его полном содержании или получают от него помощь, которая
является для них единственным источником к существованию. Родители жены
(мужа), проживающие отдельно, в число иждивенцев не записывают независимо
от того, состоят ли они на иждивении сотрудника.
В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются
сведения о работе в соответствии с записями в трудовой книжке. Если
трудовая деятельность сотрудника началась с обучения в том или ином учебном
заведении, то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и
сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождении на
иждивении и т.п. Кроме того, если сотрудник занимал различные должности,
следует указывать время пребывания на каждой должности. В трудовую
деятельность не записывается время учебы в общеобразовательных школах,
профессионально-технических и приравненных к ним училищах. При прохождении
службы в Вооруженных Силах указываются должность, номер воинской части
(учреждения) и округ, в котором она находилась, в случаях перехода из одной
воинской части в другую номера этих частей даты перехода с указанием
точных адресов мест службы за последние 15 лет.
Трудовая деятельность записывается в строго хронологическом порядке.
В графе « Какие государственные награды имеете» указываются сведения о награждении орденами, медалями СССР, Российской Федерации, иностранных государств, а также о присвоении почетных званий. Записи производятся на основании орденских книжек, удостоверений к медалям, приказах о награждении.
В графе « Отношение к воинской обязанности и воинское звание» указывается отношение сотрудника к воинской обязанности.
Лицо, ответственное за документационное обеспечение кадровой работы обязано:
- проверять при приеме на службу у граждан пребывающих в запасе военные билеты (временные удостоверения взамен военных билетов), а у граждан подлежащих призыву на военную службу, удостоверения граждан подлежащих призыву;
- установить, состоит ли гражданин (гражданка), принимаемый (ая) на службу на воинском учете;
- в случае отсутствия в военном билете отметки о постановке на воинский учет [ если он (она) является военнообязанным (ой)], направлять граждан в районный военный комиссариат.
Анкета подписывается и заверяется:
- поступающим на работу;
- сотрудником отдела кадров, ответственным за документальное обеспечение, после сверки внесенных в анкету сведений с соответствующими документами лица, поступающего на работу;
- печатью предприятия.
Автобиография – документ, содержащий описание хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на работу лица. Она составляется в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число и месяц рождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях), время начала трудовой деятельности, причины перехода с одной работы на другую, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках, дата составления автобиографии, личная подпись.
Сохранность автобиографии, заполненной впервые при оформлении на
службу, является обязательной. Произошедшие за период работы изменения или
дополнения к автобиографии указываются на отдельном листе, подписываются
сотрудником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии.
Исправления в ранее составленной автобиографии не допускаются. В случаях
больших изменений биографических данных сотрудника от него может быть
затребовано обновленная автобиография, а старая помещается в раздел «
Дополнительный материал».
Автобиографии подписями должностных лиц и печатями не заверяются.
Копии документов об образовании следует заверять подписью сотрудника отдела кадров и печатью при наличии предъявленного подлинника документа.
Дополнение к личному делу – документ, в котором фиксируются сведения о работе со ссылкой на приказы по личному составу. При записи служебных перемещений с понижением обязательно указываются причина этих перемещений в графе « Причина освобождения» («Назначен с понижением в аттестационном порядке»).
Данный документ заполняется отделом кадров после издания приказа о приеме на работу, должностными лицами не подписывается.
В дальнейшем в личное дело подшиваются документы возникающие в процессе служебной деятельности сотрудника:
- аттестационные листы оформляются в соответствии с приказами руководителя предприятия;
- представления к перемещению по службе составляются непосредственным руководителем сотрудника, перемещаемого по службе;
- копии (ксерокопии) документов об утверждении в должности;
- другие дополнительные материалы.
Личное дело ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.
Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы ( анкету, автобиографию и др.), проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.
Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем предприятия.
При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
