. к первому классу относятся СДОУ, обрабатывающие более 100 тыс. документов в год;
. ко второму классу относятся системы, обрабатывающие от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;
. в третий класс входят системы с обработкой от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;
. в четвертый - менее 10 тыс. документов в год.
Выделенным классам в свою очередь соответствуют следующие
организационные формы СДОУ:
. Управление делами (например, Управление Делами при Президенте РФ);
. Общий отдел (в министерствах);
. Отдел делопроизводства (на предприятиях и в организациях);
. Секретарь руководителя (в небольших фирмах).
Наиболее массовой формой организации работы СДОУ является отдел делопроизводства, структура которого представлена на рис. 4.
Рис. 4. Организационная структура СДОУ
Руководитель данной службы подчиняется непосредственно руководителю.
Подразделение "По рационализации делопроизводства системы" предназначено вести нормативную базу и методическое обеспечение СДОУ, организовывать делопроизводство и документооборот на предприятии в целом и контролировать его организацию в каждом подразделении, осуществляя постоянный мониторинг делопроизводственных процессов, процессов хранения и исполнения документов.
Подразделение "По приему и отправке корреспонденции" осуществляет получение, фильтрацию и оформление потоков входящей и исходящей документации на предприятии.
Подразделение "По контролю исполнения корреспонденции" выполняет функцию контроля за своевременностью исполнения документированных решений.
"Архив" осуществляет сбор и хранение исполненных документов после их обработки, поиск и выдачу необходимых документов для выполнения следующих деловых процедур или функций управления.
Подразделение "Машинное бюро с корректорской группой" предназначено для печати и корректировки составленных специалистами внутренних документов, направляемых в соответствующие подразделения согласно регламента для их обработки и исполнения.
Секретарь руководителя учреждения осуществляет работу по составлению и
отслеживанию ежедневных планов работы руководителя, документированию его
поручений и контролю их исполнения. Все операции, выполняемые службами СДОУ
любого уровня, основываются на требованиях нормативной базы по организации
ДОУ на предприятиях и в организациях РФ.
На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд
общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие
правила организации работы с документами и устанавливающих требования к
оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует
ряд целей:
. обеспечение юридической силы документа;
. закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить организацию длительного их хранения и последующего использования;
. создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.
В 1991 г. была создана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
ГСДОУ – это совокупность научно обоснованных принципов, правил, нормативов и рекомендаций, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и др.
Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге, совершенствование работы аппарата управления.
Составными компонентами ГСДОУ являются:
. Единые правила составления и оформления документов по РФ.
. Рациональные принципы документооборота.
. Единые правила создания учетно-справочной системы.
. Формы и методы контроля исполнения документов.
. Правила составления номенклатуры дел.
. Принципы формирования дел.
. Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию.
. Рекомендации по повышению эффективности труда в делопроизводстве и автоматизации делопроизводственных процессов.
С 1993 г. действует "Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств", устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту).
Основные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих на
практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности.
Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится "Примерное положение о
службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ)". В нем
рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от
типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.
Согласно рекомендациям, разработанным в ГСДОУ к числу основных
функций, которые должны выполнять в СДОУ предприятия относят:
. прием, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;
. оформление и отправка исходящих документов; стенографирование и печать документов, контроль за их исполнением;
. формирование дел, сдача их в архив;
. хранение и обеспечение использования документов в СДОУ и в архиве учреждения;
. совершенствование процесса документарного обеспечения;
. контроль за ведением документационных операций.
Еще один аспект регламентации работы с документами – их архивное хранение. Главным нормативным документом в этой области являются "Основные правила работы ведомственных архивов", вышедшие в 1986 г. В них отражены требования к составлению номенклатуры дел, правила их формирования и оформления, а также изложены принципы изучения документов (экспертизы) с целью отбора их для дальнейшего архивного хранения и выбора тех из них, которые подлежат правомерному уничтожению. К "Основным правилам " прилагаются формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению, описи документов постоянного и долговременного хранения.
Практическое значение при организации архивного хранения документов в организации имеет такой нормативный документ, как "Перечень типовых документов", образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Он представляет собой список документов, создаваемых при документировании однотипных управленческих операций. "Перечень " дает сведения о хранении документов для организаций, документы которых как подлежат сдаче на государственное хранение, так и нет.
В последние годы был принят ряд правительственных решений,
направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных
форм собственности. Согласно Основам законодательства об Архивном фонде и
архивах, в Архивный фонд РФ входят архивные документы, находящиеся на ее
территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они
образовались. "Распоряжение правительства Российской Федерации " от
21.03.94 №358-р установило обязательность хранения документов по личному
составу, в том числе договоров (контрактов). В нем же определено, что
хранение документов в организациях частных форм собственности должно
осуществляться на общепринятых основаниях.
Еще одним способом регламентирования делопроизводства является
разработка государственных стандартов - ГОСТов и инструкций. ГОСТ 6.38-90
"Унифицированные системы документации. Система организационно -
распорядительных документов. Требования к оформлению документов"
устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги,
требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса
требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической
силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе.
Согласно ГОСТу 6.38-90 юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.
Важной частью любой регламентации является установление единообразной
терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с
документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ
16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". В 1988
г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена с
введением ГОСТ 6.10.1-88.
Инструкции по делопроизводству - это основной руководящий материал,
определяющий организацию работы с документами в учреждении. Инструкции
создают трех видов:
. Типовые инструкции, которые разрабатываются вышестоящими организациями для ряда однородных учреждений и носят обязательный характер.
. Примерные инструкции, разрабатываемые вышестоящими организациями для ряда неоднородных учреждений и носят рекомендательный характер.
. Индивидуальные инструкции, которые разрабатываются на основе примерной и типовой инструкции.
К числу основных направлений совершенствования делопроизводственных
процессов, разработанных в ГСДОУ относятся:
. установление рациональных форм организации СДОУ;
. использование прогрессивных методов и форм работы с документами;
. унификация и стандартизация документов;
. автоматизация делопроизводственных процессов.
4. Содержание процедуры СЭДО. Контроль исполнения документа
Каждый тип документа в организации или на предприятии имеет свой регламент обработки, который содержится в маршрутном листе, документально отражает схему документооборота этого документа. В свою очередь каждая функция управления и каждый бизнес-процесс строится на основе использования писем, форм сводок, фотографий, докладных записок, счетов и других документов, с каждым из них которых производятся определенные операции, для чего их собирают в папки (дела), к которым прикрепляют соответствующие маршрутные листы, а затем посылают по почте либо с курьером от специалиста к специалисту. Во время выполнения функций управления или любого бизнес- процесса на предприятии, будь то в сфере производства или услуг, успешная деятельность будет зависеть непосредственно от организации сбора, обработки, маршрутизации и распространения информации.
Мониторинг статуса отдельных пунктов бизнес-процесса (работы) производят менеджеры, извлекая папки и просматривая написанные от руки аннотации на маршрутной карте, которые они всего несколькими росчерками пера в данном документе, в соответствии со своими правами, имеют возможность изменить маршрут прохождения того или иного документа.
Эта методика имеет ряд недостатков, основные из которых заключаются в том, что при такой организации информация часто теряется, возникают непредвиденные задержки на пути прохождения документов, трудно отследить состояние работы в определенный момент времени, поэтому возникла проблема автоматизации документооборота, решение которой проходило несколько стадий.
Конец 60-ых и начало 70-х годов характеризовались использованием ЭВМ для автоматизации в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных карточек и ведения электронной картотеки. Позже в конце 70-х и в начале 80-х годов в таких системах стали применять электронную почту с редактором документов, позволившем создавать и отправлять по почте электронные документы.
Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью специальных устройств, и пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями, которые гораздо более доступны и удобны в хранении и использовании. Это позволило в конце 80-х создать документооборот, который можно было выразить словами: «docflow = работа с образами документов + маршрутизация», что позволило сказать, что управление и контроль операций и работ, связанных (инициируемых) с документами, - основополагающая задача процесса увеличения производительности и снижения затрат на управление.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
