Вторая составляющая эффективной системы ЭНС тесно связана с достижением высоких эксплуатационных характеристик в широком диапазоне деятельности государственных служб: управлении и финансировании, снабжении и материально-техническом обеспечении, предоставлении услуг и т.д.
Государственные службы, стремясь улучшить процессы выработки решений и свою внутреннюю работу, нередко сталкиваются с трудностями, связанными с большим объемом и сложностью данных, которые поступают из различных компьютерных систем. Для решения этих проблем многие организации создают хранилища данных. Такое хранилище содержит сгруппированную, представленную в унифицированном виде информацию, которая изначально была получена от других систем; оно является основой для принятия решений и анализа данных.
Третьим ключевым компонентом системы ЭНС является создание прочных отношений с населением и деловыми партнерами.
Интернет во все большей степени становится основным способом взаимодействия с населением. Оказываемые через Интернет услуги государственных служб могут предоставляться на дому (для тех граждан, у кого есть собственный доступ в Интернет) или через Интернет-центры, которые либо управляются федеральными или местными органами власти, либо организуются при библиотеках, почтовых отделениях, универсамах. При этом необходимо, чтобы ни один гражданин не оказался ограничен в своих гражданских правах в силу социальных или экономических причин.
Важную роль при оказании помощи государственным службам в обеспечении эффективных и доступных услуг должны сыграть партнеры этих служб. Подобная помощь заключается как в предоставлении технологии для управления средствами передачи данных (такими средствами, к примеру, являются установленные в почтовых отделениях и универсамах компьютеры, которые подключены к Интернету и доступны для всех желающих), так и в разработке и внедрении новых технологий (например, электронных смарт-карт).
Значительная часть расходов государственных учреждений связана с закупками товаров и услуг, а также с материально-техническим и финансовым обеспечением этих закупок. Повышение уровня автоматизации при формировании и проверке заказов и платежей позволит высвободить значительные ресурсы и направить их, вместо выполнения административных функций, на непосредственное предоставление услуг.
3.2 Совершенствование методики подготовки и заключения договоров организации
В качестве одного из направлений совершенствования договорной работы предлагаем привести систему работы с договорами к централизованной. Выделить в структуре ООО «Торговый дом «Сервис» отдел для повышения эффективности договорной работы и минимизации рисков торговой фирмы путем регламентации и стандартизации процедуры согласования и подписания договоров. Предлагаем также Регламент, являющийся руководящим документом, обязательным для исполнения всеми структурными подразделениями ООО «Торговый дом «Сервис». Регламент определяет единый порядок подготовки, согласования, заключения, изменения или дополнения и хранения договоров, а также права, обязанности и ответственность лиц, участвующих в процессе ведения договорной работы в торговой фирмы.
Регламент должен быть введен в действие Приказом по предприятию после соответствующего утверждения Советом Директоров ООО «Торговый дом «Сервис» и регламентировать права и обязанности сотрудников фирмы при согласовании и утверждении договоров.
Начальник Договорного отдела на основании нижеизложенных критериев принимает решение о передаче договора на согласование, определяет Куратора Договора, Службы компании, у которых Договор должен пройти согласование, контролирует прохождение согласования Договора, контролирует соответствие Договора нормативно-правовым требованиям.
Регистратор Договоров – сотрудник Договорного отдела, который получает все Договоры от начальника Договорного отдела и регистрирует их в базе данных, отвечает за прохождение согласования Договора, оформление замечаний согласующих служб.
Куратор Договора – сотрудник Компании в офисе, который отвечает за заключение и исполнение Договора, действует от имени Компании в рамках своих должностных обязанностей. Куратор Договора является контактным лицом Компании перед Контрагентом и должен владеть всеми вопросами по курируемому Договору. Куратор договора определяется по природе (предмету) Договора.
Владелец бюджета - сотрудник Компании, который является ответственным за расходование средств по строго определенным бюджетам AFE (Авторизация расходования средств). Владельцы бюджетов определяются при подготовке и утверждении Бюджета Компании на год. Владелец бюджета может являться одновременно и Куратором Договора, если он инициирует и непосредственно координирует работу по данному Договору.
Исполнитель Договора – сотрудник Компании, который действует от имени Компании в рамках своих должностных обязанностей. Исполнитель договора инициирует Договор с согласия соответствующего Владельца бюджета и Директора по направлению, контролирует выполнение работ на местах и подтверждает физические объемы выполненной работы. Также Исполнитель Договора ставит согласование на финансовых документах.
Инициатор Договора – это Исполнитель Договора или Куратор Договора или Владелец бюджета, или Директор по направлению, который запросил Договор у Контрагента для рассмотрения и согласования или передал Типовой Договор в адрес Контрагента.
Директор по направлению – Заместитель Генерального директора, отвечающий за определенную сферу деятельности Компании согласно штатному расписанию, а также за действия подчиненных ему сотрудников.
В регламенте следует указать типы договоров, применяемые в работе ООО «Торговый дом «Сервис».
Типовой договор – договор, который содержит стандартные пункты, проработанные службами Компании, и требует меньше времени на его согласование. Кураторы Договоров должны прилагать максимальные усилия для оформления сделок на услуги многоразового характера и закупку ТМЦ по типовым договорам Компании.
Нетиповой договор – договор, который проходит согласование в компании в редакции контрагента. Должен заключаться. Нетиповой договор должен поступать на согласование, как правило, в случаях, когда закупаются технически сложные товары, работы, услуги или контрагент занимает монопольное или доминирующее положение на рынке.
Рамочный договор – договор, заключаемый на осуществление нескольких закупок без согласования тех или иных существенных условий конкретной закупки. При этом конкретные условия каждой закупки определяется Дополнением к договору (дополнительное соглашение, спецификация, заявка и т.д.). Рамочный договор может быть как типовым, так и нетиповым.
Схема согласования договоров.
1-й этап: поступление Договора на согласование.
Куратор должен стремиться к заключению Договора, проект которого разработан и утвержден внутри компании (типовой договор). В случае если на согласование поступает проект Договора, разработанный контрагентом, Куратор с целью заключения договора в форме единого документа должен предпринять все возможные меры для получения копии договора в электронном виде.
Инициатор перед передачей Договора в канцелярию компании обязан получить визы соответствующих Владельца бюджета и Директора по направлению, что подтверждает заинтересованности Службы в заключении Договора и наличие предусмотренных бюджетом компании денежных средств на соответствующую закупку.
Договоры должны поступать в канцелярию ООО «Торговый дом «Сервис» от Инициатора заблаговременно, не менее чем за полтора месяца до начала срока реализации договорных отношений в соответствии с утвержденными Советом директоров компании Производственной программой и Приказом Генерального директора, изданным во исполнение Производственной программы, кроме случаев, когда необходимость заключения договора не могла быть предусмотрена Инициатором при должной степени осмотрительности и заботливости при исполнении им своих должностных обязанностей.
На Инициатора возлагается персональная ответственность по реализации всех необходимых действий для обеспечения поступления проекта договора на регистрацию не позднее, чем за полтора месяца до вступления Договора в силу.
О необходимости заключения договора на закупку товаров, работ или услуг, не предусмотренного Производственной программой и Приказом, изданным во исполнение Производственной программы, или договора, хотя и предусмотренного Программой и Приказом, но направляемого в канцелярию позже вышеуказанного полуторамесячного срока, или договора на закупку товаров, работ, услуг, не предусмотренных утвержденным бюджетом компании, перед передачей договора на регистрацию в канцелярию Инициатор обязан составить служебную записку на имя Председателя Совета директоров, в которой подробно и мотивированно излагаются причины несоблюдения общего порядка поступления, регистрации, согласования и подписания договоров, предусмотренного настоящим Регламентом и необходимость в заключении Договора.
2-й этап: принятие решения о передаче Договора на согласование.
После получения Договора Заведующий канцелярией или ответственный секретарь регистрируют поступивший Договор в Книге учета поступивших договоров и присваивают ему входящий номер. В случае если до регистрации выясняется, что Инициатор договора неизвестен либо проект Договора поступает непосредственно от контрагента, такой Договор в Книге учета поступивших договоров не регистрируется, а передается в соответствующую компетентную службу. Если ни одна из служб не заинтересована в принятии от канцелярии поступившего Договора, он отклоняется канцелярией.
После регистрации Договора в Книге учета поступивших договоров и присвоения Договору входящего номера он передается Генеральному директору, который определяет общую необходимость в заключении компанией поступившего Договора, и в случае наличия такой необходимости, посредством своей визы направляет договор на регистрацию в Договорный отдел.
После поступления Договора в Договорный отдел Юридического управления начальник отдела проверяет:
1) наличие согласующих виз соответствующих Владельца бюджета и Директора по направлению;
2) наличие присвоенного канцелярией Договора входящего номера;
3) наличие визы Генерального директора о передаче Договора в Договорный отдел;
4) наличие соответствующей закупки товаров, работ, услуг в изданном во исполнение Производственной программе Приказе Генерального директора;
5) срок до начала реализации проекта договора в соответствии с утвержденной Производственной программой;
6) наличие мотивированной служебной записки Инициатора проекта договора, завизированной Председателем Совета директоров (в случае отсутствия закупки в Приказе Генерального директора или поступления договора на регистрацию с нарушением полуторамесячного срока до закупки в соответствии с Производственной программой);
7) в случаях, предусмотренных Положением о проведении тендеров, наличие Протокола (Записки) по проведенному тендеру и свидетельствующей о выборе по итогам тендера именно того контрагента, Договор с которым поступил на согласование.
В случае нарушения хотя бы одного из указанных условий договор не подлежит регистрации в Базе договоров компании и возвращается Инициатору.
Если начальником Договорного отдела будет установлено, что проект договора отвечает всем предъявляемым требованиям, то им определяется Куратор проекта договора, службы компании, у которых проект должен пройти согласование и проект договора передается Регистратору для внесения его в Базу договоров, присвоения оригинального регистрационного номера, печати Сопроводительного листа на согласование Договора и направления его Куратору.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
