Регистратор присваивает каждому Договору Оригинальный Регистрационный Номер Договора (РНД). Оригинальный РНД позволяет точно идентифицировать Договор в базе данных Компании и не подлежит изменению. Для удобства электронного учета Договоров РНД должен иметь одинаковое количество знаков и содержать следующую информацию:
= Ссылка на Компанию «СС»
= Год заключения договора, например «07»
= Сквозной трехзначный порядковый номер, например «012»
= Сквозной двухзначный порядковый номер дополнительного соглашения, например «00», что всегда означает основной Договор.
= Дополнительные соглашения или приложения к существующим Договорам, которые заключаются в последующем (в основном к рамочным Договорам), должны содержать ссылку на номер самого Договора
Если Договор уже имеет регистрационный номер Контрагента, то РНД, как правило, ставится через символ «/». Договоры учитывается по РНД ООО «Торговый дом «Сервис».
Регистратор оформляет Сопроводительный лист на согласование. На Сопроводительном листе Регистратор проставляет в соответствующих полях Листа РНД, наименование Контрагента, предмет Договора, тип Договора и Ф.И.О. Куратора Договора. Начальник Договорного отдела визирует Сопроводительный лист, после чего Регистратор передает его Куратору договора.
3-й этап: действия Куратора по согласованию Договора.
После получения Договора с Сопроводительным листом Куратор договора определяет: необходимость закупки товаров, работ, услуг; целесообразность закупки именно у контрагента, Договора с которым поступил на регистрацию; среднерыночные цены на закупку аналогичных товаров, работ, услуг в месте деятельности компании, о чем составляет справку, прилагаемую к проекту договора.
Куратор Договора ставит Ф.И.О. Владельца бюджета, срок действия Договора или срок окончания работ/услуг, поставки ТМЦ, код AFE-Item (ссылка на бюджет), а также сумму договора с НДС (в валюте договора). В случае если Договор является рамочным, Куратор Договора ставит оценочную сумму Договора, которая соответствует планам Компании по этим видам работ в отношении данного Контрагента. Если работы планируется производить за счет различных бюджетов, перечисляются все планируемые Статьи бюджета (AFE-Item).
Одновременно Куратор должен запросить у контрагента решение о создании, документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего договор со стороны контрагента (протокол/решение об избрании генерального директора или доверенность), бухгалтерскую отчетность (свидетельство о постановке на налоговый учет, бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках на последнюю отчетную дату с отметкой налогового органа о принятии или иным доказательством передачи отчетности в налоговый орган). Указанные в настоящем абзаце документы не запрашиваются, если имеется положительный опыт работы с контрагентом, у которого такие документы запрашивались ранее, или эти документы были запрошены и представлены Инициатором вместе с Договором.
При закупке товаров, работ, услуг на общую сумму свыше 3 (трех миллионов) рублей Куратор должен запросить документы, указанные в настоящем пункте, также в форме нотариально заверенных копий.
Полученные от контрагента документы прилагаются к проекту договора, после чего он возвращается Регистратору. При наличии электронной копии проекта договора она также направляется Регистратору внутренней электронной почтой одновременно с передачей договора на бумажном носителе.
Все действия Куратора, изложенные в настоящем пункте, должны быть совершены в срок не более 3 дней. В случае если Куратором запрошены нотариально заверенные копии документов, они передаются Регистратору немедленно после их получения.
4-й этап: согласование Договора службами компании и урегулирование замечаний.
При получении Договора от Куратора начальник Договорного отдела должен проверить выполнение Куратором всех необходимых действий и наличие всех необходимых документов, поименованных в предыдущем этапе. После этого Регистратор изготавливает копии Договора по количеству согласующих служб и одновременно передает копии Договора этим службам, определенным начальником Договорного отдела. Вместе с копией Договора в УБУ направляется полученная Куратором налоговая отчетность. Документы, определяющие правовой статус контрагента и подтверждающие полномочия лица, подписывающего договор со стороны контрагента, передаются начальнику Договорного отдела для правовой экспертизы вместе с Договором.
После получения Договора от всех согласующих служб Договор с сопроводительными листами таких служб передается на согласование Первому заместителю генерального директора по экономике и финансам.
При получении Договора согласующая служба ставит дату поступления (дата получения документа для согласования в данную службу) и рассматривает договор по порядку и в сроки, утвержденные в данном Регламенте. В случае отсутствия замечаний в Графе «Без замечаний» ставится знак «х», ставится дата отправки (дата передачи Договора следующему согласующему сотруднику), подпись с расшифровкой. В этом случае соответствующие службы также ставят подпись в штампе согласования на договоре.
Если возникают замечания по Договору, то знак «х» ставится в Графе «С замечаниями», а также дата отправки и подпись с расшифровкой. При этом сами замечания описываются на странице 2 Сопроводительного листа. При необходимости (если недостаточно места на стр.2) замечания службы оформляются на отдельном листе (например: «П.3.1. Договора изложить в следующей редакции: [предлагаемый текст данного пункта]». В этом случае на стр.2 делается ссылка «см. замечания на отдельном листе». Подпись в штампе согласований на Договоре ставится соответствующей службой после устранения замечаний или оформления Протокола разногласий.
В случае, если заполнены не все поля Сопроводительного листа, он считается незаполненным и Регистратор возвращает его соответствующей Службе для устранения недостатков.
Все Службы, получившие для согласования Договор, должны рассмотреть его в срок не более 3-х дней (для нетиповых договоров) или не более 1 дня (для типовых договоров).
Копия Договора с Сопроводительным листом согласующей Службой передается Регистратору.
Урегулирование полученных при согласовании проекта договора замечаний и разногласий, как внутри компании, так и непосредственно с контрагентами, возлагается на Куратора. Имеющиеся замечания и разногласия должны быть устранены в срок до 5 дней.
Оформление итогов урегулирования замечаний и разногласий (внесение изменений в проект договора в электронном виде, составление протокола разногласий) возлагается на Договорный отдел. Данные, полученные от Куратора об итогах урегулирования замечаний и разногласий, должны быть оформлены в течение 1 дня.
После оформления итогов урегулирования разногласий Регистратор передает проект договора службам, от которых поступили соответствующие замечания. Компетентное лицо соответствующей Службы, подтверждая факт устранения замечаний, ставит отметку «Замечания сняты» и дату их снятия.
5-й этап: подписание Договора.
Договор с визами всех согласующих Служб компании возвращается Регистратору, который окончательного оформляет Договор для подписания и в этот же день передает его на подпись Генерального директора.
Основанием для подписания Договора Генеральным директором компании является поступивший от Регистратора Договор при обязательном наличии «выпускающей» визы Первого заместителя генерального директора.
6-й этап: сопровождение подписанного Договора
Подписанный договор передается Регистратору, который скрепляет подпись Генерального директора печатью компании. Второй экземпляр Договора может также быть передан Куратору для направления контрагенту, в этом случае Куратор должен проставить соответствующую отметку в листе согласования договора. В случае если согласовывался и был подписан Договор, полученный по факсимильной связи (без оригинальных печати и подписи контрагента), подписанный со стороны ООО «Торговый дом «Сервис» оригинальный экземпляр Договор контрагенту не отправляется до получения оригинального экземпляра контрагента.
На экземпляре Договора ООО «Торговый дом «Сервис» Регистратор проставляет оттиск штампа для подшивки оригинала Договора. Такой оттиск ставится в левом нижнем углу на лицевой стороне каждой станицы утвержденного Договора, а также Регистратор подписывает каждую страницу с расшифровкой подписи.
После отправки второго экземпляра Договора контрагенту Регистратор сканирует Договор и вносит электронную копию в Базу договоров, с одновременной подшивкой оригинального экземпляра Договора в соответствующую архивную папку. Все дополнительные соглашения, соглашения, протоколы, приложения, спецификации и иные документы хранятся вместе с основным Договором.
Заключение
В качестве контрагента можно рассматривать любого субъекта гражданского права, имеющего те или иные отношения с исходным предприятием. Принимая решение об участии в той или иной форме экономического сотрудничества, субъекты бизнеса руководствуются вполне определенными интересами и пытаются решить конкретные задачи. Главной движущей силой, которая побуждает субъекта к поиску партнера, является наличие неудовлетворенной потребности.
До сих пор отсутствует четкое и однозначное понимание сущности партнерских отношений в бизнесе, хотя терминология партнерства широко используется сегодня в практике бизнеса, например, стратегический партнер, производственный, финансовый, инвестиционный и т.п. партнеры, а также партнерство как форма организации бизнеса.
Любое предприятие нуждается в эффективных партнерских связях – это является главным условием его благополучного функционирования в рамках того или иного фрагмента целостного хозяйственного процесса. В настоящее время, наиболее важным становится предрасположенность к сотрудничеству и постоянный поиск наиболее эффективных партнерских связей, в ходе которого осуществляется переориентация деятельности в соответствии с условиями рынка, то есть партнерские отношения позволяют фирме достичь, сохранить и усилить свои конкурентные преимущества.
Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом «Сервис» является предприятием с частной формой собственности.
Общество учреждено в 2000 году. Основными видами деятельности организации являются: оптовая торговля писчебумажными и канцелярскими товарами, строительными материалами, а также прочая оптовая торговля.
Целью деятельности торговой организации является удовлетворение спроса потребителей на строительные материалы, мебель, канцтовары и бытовую химию.
Организация электронного взаимодействия хозяйствующих субъектов и государственных органов в целях повышения качества и эффективности управления государством - одна из важнейших задач и приоритетов современного общества. Постоянно растут объемы документооборота между бизнес-структурами и государственными органами, уполномоченными законодательством на прием и обработку различного рода данных. Соответственно увеличиваются объемы информации и количество показателей, обрабатываемых в государственных информационных системах. Осознание роли государственных структур как источников сервиса для граждан и предприятий приводит, в свою очередь, к увеличению потока документов и в обратном направлении - нормативно-правовая, справочная информация, другие сведения передаются хозяйствующим субъектам по их запросам.
Основной проблемой при этом остается состояние среды, в которой происходит это взаимодействие. Если на обоих концах канала передачи информации в подавляющем большинстве случаев находятся современные автоматизированные информационные системы, которые эффективно и качественно обрабатывают получаемую информацию, то канал можно сравнить с бухгалтером предприятия, который перевозит на общественном транспорте толстые папки отчетов, или же с почтовой посылкой опять же с многочисленными бумагами. Столь явное несоответствие между качеством и пропускной способностью используемых каналов передачи информации и систем обработки данных приводит к тому, что последние загружены отнюдь не на полную мощность.
Существенно повысить качество систем обработки информации можно, если перевести процесс взаимодействия между ними исключительно на электронные рельсы. Именно передача данных в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи является единственным способом взаимодействия для современных информационных систем.
Организовать электронный документооборот между хозяйствующими субъектами и государственными структурами можно двумя путями. Первый подход представляет собой схему документооборота «каждый с каждым». Хозяйствующие субъекты направляют данные непосредственно адресату. Например, налогоплательщик отправляет зашифрованные и подписанные отчеты по электронной почте напрямую в инспекцию. Второй подход - это схема «единого окна», предусматривающая, что пользователь взаимодействует только с сервером оператора системы.
В качестве одного из направлений совершенствования договорной работы предлагаем привести систему работы с договорами к централизованной. Выделить в структуре ООО «Торговый дом «Сервис» отдел для повышения эффективности договорной работы и минимизации рисков торговой фирмы путем регламентации и стандартизации процедуры согласования и подписания договоров. Предлагаем также Регламент, являющийся руководящим документом, обязательным для исполнения всеми структурными подразделениями ООО «Торговый дом «Сервис». Регламент определяет единый порядок подготовки, согласования, заключения, изменения или дополнения и хранения договоров, а также права, обязанности и ответственность лиц, участвующих в процессе ведения договорной работы в торговой фирмы.
Список литературы
1. Booch G., Vilot M. The design of the C++ Booch components // Proceedings of the Object-oriented programming systems, languages and applications conference, Ottawa. — ACM Press, 1990, — p. 1-11.
2. Driscoll J.R., Sarnak N., Sleator D.D., Tarjan R.E. Making data structures persistent // J.Comput.System.Sci. — 1989, No. 28, Vol. 1. — p. 86-124.
3. Арлазаров В.Л., Емельянов Н.Е. Прикладные аспекты построения систем на основе документооборота. // в сб. «Документооборот. Прикладные аспекты». — М.:Институт системного анализа РАН, 2004. – 65 с.
4. Ахо А., Хопкрофт Дж., Ульман Дж. Структуры данных и алгоритмы. — М.:Вильямс, 2003. — 384 с.
5. Баканов М. И. Анализ хозяйственной деятельности в торговле. - М. Экономика, 2005. – 420 с.
6. Балабанов И. Т. Анализ и планирование финансов хозяйствующего субъекта. - М. Финансы и статистика, 2004. – 283 с.
7. Бланк И.А. Управление торговым предприятием. – М.: Ассоциация авторов и издателей. ТАНДЕМ. Издательство ЭКМОС, 2004. – 416.
8. Большаков А.С. Менеджмент: Учебное пособие. - Спб.: Питер, 2006. - 160с.
9. Бочаров В.В. Финансовый анализ. – СПб: Питер, 2005. – 365 с.
10. Быкова Е.В., Стоянова Е.С. Финансовое искусство коммерции. - М.: Перспектива, 2005. - 154с.
11. Васина А.А. Анализ финансового состояния компании. – М, ИКФ Альф, 2005. – 50 с.
12. Вахрин П.И. Финансовый анализ в коммерческих и некоммерческих организациях: Учебное пособие. – М.:ИКЦ Маркетинг, 2004. – 320 с.
13. Воронов К.Е., Максимов О.А. Финансовый анализ. Некоторые положения и методики– М: ИКФ Альф, 2003. – 25 с.
14. Ворот И. Экономика фирмы. - М.: Высшая школа, 2006. – 229 с.
15. Гамма Э., Хелм Р., Джонсон Р., Влиссидес Дж. Приемы объектно-ориентированного проектирования. Паттерны проектирования. — СПб.: Питер, 2004. — 368 с.
16. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных. — М.: Вильямс, 2005. — 1328 с.
17. Ефимова О.В. Финансовый анализ. – М.: Бух. учет, 2006. – 208с.
18. Камаев В.Д. и коллектив авторов. Учебник по основам экономической теории (экономика). - М.: "ВЛАДОС", 2004. - 384с.: ил.
19. Ковалев В.В. Финансовый анализ: Управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчетности. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 432с.
20. ООО «Такском», Техническая документация на программный комплекс «Спринтер», 2000-2005. — #"_Toc197742446">Приложения
Приложение 1
Приложение 2
[1] Большаков С.В. Проблемы укрепления финансов предприятий // Финансы. .2007. №1. - С. 30 – 35.
[2] Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С. Методика финансового анализа М: ИНФРА, 2006. – С. 77
[3] Финансовый менеджмент: теория и практика: Учебник./ Под. ред. Е.С. Стояновой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд. Перспектива, 2005. – С. 103
[4] Основа предпринимательской деятельности под ред. Власовой А.М. -М. «Финансы и статистика», 2005. – С. 63
[5] Ворот И. Экономика фирмы. - М.: Высшая школа, 2006. – С. 92
[6] Балабанов И. Т. Анализ и планирование финансов хозяйствующего субъекта. - М. Финансы и статистика, 2004. – С. 86
[7] Большаков А.С. Менеджмент: Учебное пособие. - Спб.: Питер, 2006. – С. 83
[8] Тренев Н.Н. Управление финансами. – М.: ФиС, 2004. – С. 206
[9] Тренев Н.Н. Управление финансами. – М.: ФиС, 2004. – С. 214
[10] Тренев Н.Н. Управление финансами. – М.: ФиС, 2004. – С. 226
[11] Недосекин А.О. Применение теории нечетких множеств к задачам управления финансами // Аудит и финансовый анализ, №2, 2006. – с. 32-34
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
