Организация контроля над исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Действия по контролю над исполнением включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.
С 2007 года в комитете по управлению Северным округом администрации города Хабаровска, введена программа «Гранд-Док» на основании распоряжении мэра города Хабаровска от 19.01.04 года №40-р «О создании системы автоматизированного документооборота в администрации города Хабаровска. Данные по поступившим обращениям граждан заносятся в компьютер, где нумерация производится автоматически.
На входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и дату поступления документа. Даная программа предполагает учет поступивших обращений и обращений, поставленных на контроль, с указанием исполнителей и хода рассмотрения и отработки обращений граждан.
После регистрации (ежемесячно) проводится анализ обращения граждан в сравнении с предыдущим годом, составляются отчеты для организационно-методического отдела администрации города Хабаровска, либо по запросам других организаций (прокуратуры, приемной по жалобам администрации города).
Вся информация, которая поступает, в комитет по управлению Северным округом администрации города Хабаровска, регистрируется в журналах входящей документации Общего отдела (любая корреспонденция, письма, факсы, юридические и физические лица). А приказы и распоряжения, а также постановления Президента, Правительства, Губернатора, Мэра г. Хабаровска регистрируются в отдельных журналах. Регистрация документов осуществляется специалистами по делопроизводству. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие в день подписания. Срочная корреспонденция и телеграммы передаются немедленно. Поступившая и зарегистрированная документация передается руководителю на рассмотрение. Результаты рассмотрения документов выражаются в резолюциях. Согласно резолюции руководителя производится отметка в выше перечисленных журналах и передается исполнителям. Также в общем отделе ведется журнал исходящей документации и журнал регистрации телефонограмм. Телефонограмма доводится до руководителя, и руководитель отписывает в работу специалиста комитета (т.е. ставит резолюцию), до которого телефонограмма доводится лично под подпись.
Учет объема документооборота производится ежемесячно. Сведения о документопотоке и его объеме учитываются при установлении структуры и штатной численности делопроизводственной службы, осуществлении мероприятий по усовершенствованию, механизации делопроизводства, для анализа загруженности работников, занятых делопроизводственными процессами.
2. Организационная структура отдела благоустройства управления ЖКХ комитета по управлению северным округом администрации города Хабаровска
Общие положения отдела благоустройства
· Отдел благоустройства (далее отдел) как структурное подразделение комитета по управлению Северным администрации города Хабаровска создан на основании постановления Мэра города от 10.06.2004 г. №218 – к.
· В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией РФ, Федеральными законами, Указами Президента РФ, нормативными правовыми актами Правительства РФ, нормативными правовыми актами органов представительной и исполнительной власти Хабаровского края и г. Хабаровска, Кодексом Хабаровского края о государственной и муниципальной службе, Уставом городского округа «город Хабаровск», Регламентом администрации города Хабаровска, приказами и указаниями председателя комитета по управлению округом, отраслевыми нормативными документами, положением комитета по управлению Северным округом.
· Отдел создан для организации работ по благоустройству, озеленению на территории Северного округа г. Хабаровска и осуществлению контроля над санитарным содержанием прилегающих к предприятиям, организациям, учреждениям территорий, индивидуальным домовладениям.
· Отдел в своей работе подчиняется непосредственно заместителю мэра города, председателю комитета по управлению округом, оперативно – заместителю председателя комитета, начальнику управления ЖКХ.
Структура и управление отделом благоустройства
· Структура и штатная численность отдела утверждается распоряжением Мэра г. Хабаровска.
· Отдел возглавляет начальник отдела, который подчиняется непосредственно Заместителю Мэра города, председателю комитета по управлению Северным округом, оперативно заместителю председателя комитета по управлению округом, начальнику управления ЖКХ. Назначается на должность и освобождается от должности распоряжением Мэра города по согласованию с Заместителем Мэра города, председателем комитета по управлению округом, в соответствии с действующим законодательством.
· Начальник отдела благоустройства осуществляет распределение обязанностей между специалистами отдела в соответствии с должностными инструкциями, контролирует их исполнение.
2.1 Руководство отделом
Начальник отдела благоустройства
Общие положения
1. Деятельностью отдела руководит начальник отдела благоустройства.
2. Начальник отдела благоустройства относиться к категории ведущих муниципальных должностей муниципальной службы.
3. Начальник отдела благоустройства принимается на работу и увольняется с работы распоряжением Мэра г. Хабаровска по согласованию с Заместителем Мэра города, председателем комитета по управлению Северным округом, в соответствии с действующим законодательством.
4. Начальник отдела подчиняется непосредственно Заместителю Мэра города, председателю комитета по управлению северным округом, оперативно заместителю председателя комитета по управлению округом, начальнику управления ЖКХ.
5. В своей деятельности начальник отдела руководствуется Конституцией РФ, Федеральными законами, Указами Президента РФ, нормативными правовыми актами Правительства РФ, нормативными правовыми актами органов представительной и исполнительной власти Хабаровского края и г. Хабаровска, Кодексом Хабаровского края о государственной и муниципальной службе, Уставом городского округа «город Хабаровск», Регламентом администрации города Хабаровска, приказами и указаниями председателя комитета по управлению округом, отраслевыми нормативными документами, положением о комитете по управлению Северным округом, положением об отделе благоустройства.
Обязанности и права
Начальник отдела благоустройства обязан:
1. Руководить отделом благоустройства, планировать работу отдела. Организовывать выполнение работ по благоустройству и озеленению района. Организовывать санитарное содержание жилищного фонда и придомовых территорий, их озеленение и благоустройство.
2. Разрабатывать мероприятия по выполнению постановлений и распоряжений Губернатора края, Мэра г. Хабаровска, приказов председателя комитета по управлению Северным округом, касающиеся работы отдела благоустройства.
3. Готовить проекты приказов председателя по управлению Северным округом связанных с санитарным содержанием, благоустройством и озеленением территории округа.
4. Готовить информационно-справочные материалы по вопросам, находящимся в компетенции отдела для председателя комитета по управлению Северным округом.
5. Организовывать и проводить совещания в пределах своей компетенции с представителями предприятий и организаций, находящихся на территории округа независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности.
6. Самостоятельно решать все вопросы деятельности отдела, относящиеся к его компетенции.
7. Исполнять поручения председателя комитета и заместителя председателя комитета.
8. Организовывать работу по рассмотрению в установленные сроки обращений и запросов депутатов, организаций, предприятий, учреждений и жителей округа.
9. Согласовывать по вопросам благоустройства:
– планы, графики производства работ по реконструкции, строительству, ремонту и содержанию муниципальных объектов внешнего благоустройства и внутриквартальных территорий;
– графики производства земляных работ, связанных с прокладкой и переустройством подземных и надземных инженерных коммуникаций и сооружений и проводить приемку объектов после восстановления нарушенного благоустройства.
– стройгенпланы предприятиям и индивидуальным застройщикам жилья.
10. В пределах своей компетенции обеспечить выполнение строительными организациями правил производства земляных работ, содержания строительных площадок и прилегающих к ним участков дорог и тротуаров.
11. Подготовка предложений и контроль работ по капитальному ремонту и текущему содержанию дорог и объектов внешнего благоустройства, выполняемых муниципальными предприятиями по благоустройству округа.
12. Осуществление контроля и приемка работ по восстановлению нарушенного благоустройства территорий округа коммунальными предприятиями и предприятиями, осуществляющими земляные работы.
13. В пределах компетенции составлять протоколы об административных правонарушениях.
14. Контролировать качественное и своевременное выполнение планов и графиков благоустройства территорий.
15. Готовить информацию, относящуюся к компетенции отдела для председателя комитета по управлению округом.
16. Участвовать в комиссионной приемке в эксплуатацию частных домовладений и объектов на территории округа.
17. Контролировать работу по благоустройству, размещению торговых точек.
18. Привлекать предприятия и жителей частных домовладений округа для проведения работ по благоустройству, озеленению и санитарной очистке прилегающих территорий.
19. Рассматривать заявления и обращения предприятий, организаций и граждан по вопросам благоустройства.
20. Заключать с предприятиями всех форм собственности договоры на благоустройство и санитарное содержание территорий.
21. Проводить работу с жителями частных домовладений по заключению договоров на вывоз бытовых отходов, санитарному содержанию и благоустройству прилегающих к земельным участкам территорий.
Начальник отдела благоустройства имеет право:
1. Получать от отделов и других подразделений комитета по управлению округом сведения и документы, необходимые для работы отдела в пределах своей компетенции.
2. Беспрепятственно посещать при предъявлении удостоверения предприятия, организации всех форм собственности.
3. Проводить проверки в соответствии с задачами и функциями, определенным положением об отделе благоустройства.
4. Требовать от всех руководителей предприятий и организаций, независимо от форм собственности, а также ведомственной подчиненности, физических лиц наведения санитарного порядка и благоустройства на закрепленных и прилегающих территориях.
5. Взаимодействовать с другими структурными подразделениями комитета по управлению округом, учреждениями, организациями, предприятиями всех форм собственности по вопросам благоустройства, озеленения, санитарного содержания закрепленных территорий,
