Секретарь, ведущий делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически вести анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические обзоры или справки, в которых отражают вопросы, по которым были поданы обращения, их количество по каждому вопросу, количество положительных и отрицательных решений. Кроме того, в справках указывается; сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения и почему. Такой анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.
На каждом документе после окончательного решения и исполнения делается надпись «ВДЕЛО» и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
В соответствии с требованиями Типового положения предложения, заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим делопроизводство по обращениям со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается[9].
Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела, отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Например, «Предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А», «Б», «В» и т.д. Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма сосредоточиваются в отдельном деле. Причем предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам.
При небольшом количестве обращений их можно располагать в делах и в хронологической последовательности. Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только исполненные документы. Обложка дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется по установленной форме.
Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях в справочных и других целях. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.
Как видно из приведенных статей перечня, обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся 5 лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив[10].
Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в архив включает в себя: оформление дел, проведение экспертизы ценности документа, составление описей. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформление дел входит в функции лица, обычно секретаря, ответственного за работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.
Гл. 2 Характеристика процедуры работы с обращениями граждан
§ 2.1 Организация работы с обращениями граждан в Совете Федерации
Право граждан на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления закреплено в ст. 33 Конституции Российской Федерации. Порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан урегулирован Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", который действует в настоящее время, в части, не противоречащей Конституции Российской Федерации.
На каждую парламентскую сессию Председателем Совета Федерации утверждается график приема граждан членами комитетов и комиссий Совета Федерации.
В соответствии с Регламентом Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации[11] и Положением об Аппарате Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации[12] обеспечение реализации конституционных полномочий Совета Федерации, вытекающих из права граждан на обращение в органы государственной власти, возложено на Аппарат Совета Федерации. Непосредственно работа по рассмотрению предложений, заявлений, жалоб и откликов граждан в соответствии с Положением о Приемной Совета Федерации возлагается на Приемную Совета Федерации (отдел) Управления информационного и документационного обеспечения Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.
Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Инструкцией по работе с обращениями граждан в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации[13], утвержденной распоряжением Председателя Совета Федерации от 1 ноября 2006 года №461рп-СФ, Распоряжением Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 30 января 2006 года № 27рп-СФ «О работе с обращениями граждан[14], поступающими через официальный сайт Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации в сети Интернет».
Основными задачами, которые стоят перед Приемной Совета Федерации, являются: обеспечение личного приема граждан членами комитетов и комиссий Совета Федерации, согласно графику, утвержденному Председателем Совета Федерации; проведение ежедневного личного приема населения работниками Приемной Совета Федерации; рассмотрение поступающих в Совет Федерации письменных обращений граждан на предмет установления компетенции разрешения поставленных в них вопросов; информирование руководства и членов Совета Федерации о количестве и характере поступивших в Совет Федерации обращений.
Письма, в которых поднимаются общественно-значимые вопросы, докладываются руководству Совета Федерации. Предложения о внесении изменений и дополнений в законодательство передаются в аппараты соответствующих комитетов и комиссий Совета Федерации для учета в законотворческой работе. Письма по вопросам, не входящим в компетенцию Совета Федерации, направляются для фактического их разрешения в соответствующие государственные органы и органы местного самоуправления с извещением об этом авторов писем.
§ 2.2 Информация о характере обращений граждан, поступивших в Совет Федерации в марте 2010 года
В первом квартале 2010 года в Совет Федерации поступило 6997 обращений граждан, из них в письменной форме 6398, на личном приеме принято 556 человек. Из числа письменных обращений по сети Интернет поступило 415 обращений. Кроме того, дано более 2000 устных ответов гражданам и представителям различных организаций, позвонившим в телефонную справочную службу Совета Федерации.
В течение первых трех месяцев 2010 года было проведено 4 личных приема граждан руководством и членами комитетов и комиссий Совета Федерации, в том числе заместителем председателя Совета Федерации М.Е.Николаевым. Всего было принято более 40 граждан. Подготовлено и направлено 26 запросов должностным лицам государственных органов в защиту прав и законных интересов граждан.
С начала года, задолго до подготовки к празднованию 65-летия Победы в Великой Отечественной войне, в Совет Федерации стали поступать обращения, так или иначе связанные с этой датой. Среди центральных социальных вопросов авторы писем высказывали пожелания об обеспечении жильем и автотранспортом всех ветеранов Великой Отечественной войны без исключения. В обращениях также затрагивались вопросы предоставления участникам войны права бесплатного проезда в общественном транспорте на всей территории Российской Федерации и один раз в год права проезда по железной дороге страны, предоставления основных медицинских услуг, в том числе стоматологических, на бесплатной основе и другие.
Значительное число обращений поступило от ветеранов последнего военного призыва, которые были призваны на военную службу на завершающем этапе войны и проходили службу в частях, не входивших в состав действующей армии. Обращения от лиц последнего военного призыва содержали просьбу приравнять их по льготам к участникам Великой Отечественной войны, в том числе в получении, при наличии инвалидности, второй пенсии. Следует отметить, что проблема обсуждается не первый год. Поэтому ветераны считают, что принятие соответствующих законодательных мер в преддверии юбилея Победы явилось бы хорошей возможностью оценить заслуги защитников Отечества, нуждающихся на склоне лет в материальной и моральной поддержке государства.
Кроме того, поступило немало просьб ко Дню Победы отреставрировать и благоустроить военные захоронения и установить новые памятники павшим защитникам Родины, наградить наиболее заслуженных участников Великой Отечественной войны государственными наградами Российской Федерации. В письмах, поступивших от ветеранов, звучали просьбы об урегулировании вопросов пенсионного обеспечения тружеников тыла, вдов участников Великой Отечественной войны, об усилении мер социальной защиты пенсионеров, которые были детьми в годы войны, на чьи плечи выпала нелегкая доля сиротства и тяжелых трудовых будней.
Обращают на себя внимание письма, в которых негативно оценивается участие в Параде Победы ветеранов войск-союзников. По мнению корреспондентов, такое участие уместно не в строю победителей, а на гостевых трибунах, чтобы не давать повода для пропаганды военных сил НАТО.
Обращения граждан с различными предложениями о проведении мероприятий ко Дню Победы продолжают поступать. Анализ почты, поступившей в Совет Федерации в 1 квартале 2010 года, показал, что более 1000 писем содержали отклики о создании в Российской Федерации системы ювенальной юстиции. Следует отметить, что такие обращения поступили, практически, из всех регионов страны.
Указанные обращения содержали протестные заявления против введения судебной практики "западного образца". Авторы высказывали мнение о противоречии самой сути ювенальной юстиции морально-нравственным традициям и культуре российской семьи, православным устоям. По их мнению, ювенальная юстиция делает особенно уязвимыми нормальные, благополучные семьи, в которых детей стараются воспитывать в рамках традиционной морали, удерживая от соблазнов деструктивной массовой культуры. Кроме того, корреспонденты отмечали тот факт, что сам государственный аппарат не готов к построению и полноценному функционированию системы ювенальной юстиции как с социальной точки зрения, так и финансовой.
Граждане предлагают провести тщательную аналитическую, исследовательскую, экспертную работу по изучению опыта западных стран с привлечением представителей всех социальных слоев населения, традиционных религий, национальностей, представителей профессиональных и общественных групп, так или иначе связанных с детскими проблемами. Эта работа позволила бы, по мнению авторов обращений, разработать максимально адаптированную к российским реалиям программу мер по защите прав детей, основанную на духовно-нравственных, исторических, культурных ценностях российского многонационального и многоконфессионального общества.
