Список использованных источников
1. Бармаков Б. Информационные системы //Управление компанией.- №2, 2007.
2. Клейнер Г.Б. Стратегии бизнеса: аналитический справочник.: Москва.- 2007
3. Орлов. А.И. Менеджмент.- М.: Издательство "Изумруд".- 2006.
Компьютерные информационные технологии ДОУ
1 Автоматизированная система «Дело»: состав, назначение, реализуемые задачи документооборота
Система "ДЕЛО" – это комплексное промышленное решение, разработанное компанией "Электронные офисные системы", позволяющее автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Сегодня "ДЕЛО" используют более 1200 компаний и органов власти России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 150 000. Двенадцать регионов РФ выбрали "ДЕЛО" как основу построения единой системы документооборота органов власти всех уровней.
Система "ДЕЛО":
успешно используется как государственными организациями, так и коммерческими компаниями всех областей деятельности;
поддерживает автоматизацию работы с документами в любой организации, использующей от единиц до тысяч рабочих мест;
позволяет работать как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет ("ДЕЛО-WEB");
использует стандартные, широко применяемые технологические платформы (MS Windows, Oracle, MS Office, MS SQL) и не требует дополнительных вложений в IT-инфраструктуру;
обеспечивает необходимый уровень защиты данных и конфиденциальность информации;
соответствует всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов;
обеспечивает как автоматизацию классического "бумажного" делопроизводства, так и смешанный "бумажно-электронный" вариант, а также полноценный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств;
предоставляет возможность массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы (опция "Поточное сканирование");
поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность;
имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами (1С, программные продукты компании "Электронные офисные системы" и др.).
Использование системы "ДЕЛО" позволяет организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации.
2 Основные виды и разновидности форматов, используемые в электронном документообороте
Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронных сообщений, обеспечивающих взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Предложенная в нем модель электронного сообщения, позволяет представить сообщение как совокупность нескольких зон.
«Заголовок» содержит служебную информацию, необходимую для правильной передачи и интерпретации всего сообщения в целом.
«Документ» — основная зона, содержащая информацию о передаваемом документе: его структурированной части (в объеме стандартизованного набора реквизитов РКФ) и его теле — собственно документе.
В зоне «Задание» имеется информация о выданных заданиях на исполнение и обработку документа (в виде резолюций, поручений, сопроводительных писем, напоминаний и т.д.) — как по их структурированной части (в объеме стандартизованного набора реквизитов РКФ), так и по их электронной, неструктурированной форме (наборы файлов).
Зона «Дополнительные материалы» содержит информацию о дополнительных материалах к документу, которые разъясняют отдельные, затронутые в нем вопросы (в виде приложений, дополнительных документов, писем, справок и пр.).
Зона «Уведомление» (подтверждение приема) содержит информацию о доставке сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др.
Зона «Расширение» содержит дополнительные, не стандартизованные в рамках создаваемого стандарта данные из передающей системы автоматизации. Назначение этой зоны — определение стандартного пути расширения стандарта. Состав данной зоны документируется разработчиком соответствующей системы автоматизации.
Стандарт определяет правила описания зон сообщения, которые оформляются как самостоятельные, независимые элементы XML первого уровня иерархии и при их описании указывается: имя типа соответствующего XML элемента и атрибуты этого элемента с указанием, в случае необходимости, формата данных и/или списка допустимых значений. При описании вложенных элементов дополнительно указывается обязательность и их допустимое количество, а для атрибутов элементов только обязательность. Для описания атрибутов и содержания элементов определены соответствующие типы данных.
В некоторых зонах сообщения могут передаваться файлы, обеспечивающие передачу документов в неструктурированном виде. Формат данных файлов стандартом не регламентируется — их обработка производится по усмотрению разработчиков систем, а данные файла трактуются при передаче как двоичные. Для передачи файлов в сообщении определен специальный элемент, единый для всех зон.
Электронное сообщение представляет собой XML-документ установленной стандартом структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов. Электронное сообщение передается между системами автоматизации в виде файла.
Описание зон электронного сообщения практически закончено, и сейчас проводится окончательное согласование и оптимизация состава элементов, атрибутов, их типов и значений — формируются «стандартные» элементы для использования в любой зоне электронного сообщения.
3 Система «Летограф»: состав, назначение, реализуемые задачи документооборота
ЛЕТОГРАФ программная, выполняющая ряд функций, необходимых для электронного документооборота:
- Управления документами — ECM (Enterprise Content Management)
- Автоматизации бизнес-процессов — BPM (Business Process Management)
- Интеграции корпоративных приложений — EAI (Enterprise Application Integration)
Основные функции
Регистрация, хранение и поиск документов
Создание электронного архива документов
Автоматизация кадрового документооборота
Автоматизация процессов, объединяющих несколько информационных систем
Управление проектным документооборотом
Отличительные особенности:
Система ЛЕТОГРАФ устанавливается на сервер, доступ к системе возможен через Web-браузер с любого компьютера, подключенного к серверу. Не нужно устанавливать программное обеспечение на компьютеры пользователей.
4 Система ODB TEXT: назначение, реализуемые задачи, архитектура
Документальная информационно-поисковая система ODB-Text версии 3.0 - это корпоративное хранилище документов. Доступ к базе документов возможен из локальных сетей Windows, Windows NT, Novell, глобальных сетей по протоколу TCP/IP, в том числе из сети Интернет. ODB-Text существенно облегчает упорядочение и поиск информации в корпоративной сети Вашего предприятия, имеет средства построения отчетов.
Интеграция данных различных форматов и различных программных продуктов. Поддерживаются данные следующих форматов: текстовые файлы в кодировке DOS, Windows, документы Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, в формате HTML ( кодировки DOS, Windows, KOI-8 ), Autocad, CorelDRAW и многие другие.
1. Как правило, устанавливается на мощном компьютере. Именно там на жестком диске присутствуют базы данных. За состоянием сервера следит Администратор сети. В его компетенции создание новых баз данных, изменение и удаление существующих. Именно на сервере происходит индексация документов, работает поисковая машина, которая находит документы по запросу на естественном языке, выполняется проверка привилегий пользователей.
2. Сервер системы “ODB-Text” выполняет следующие основные действия:
3. Добавить новый документ в базу данных;
4. Прочитать документа из БД;
5. Искать документы в БД;
6. Редактировать документ;
7. Удалить документ из БД;
8. Получить список ключевых слов по каждому из полей документа.
9. Программа-сервер предоставляет широкие возможности конфигурации баз данных и дополнительных вспомогательных функций. Администратор сети может:
10. Создать сетевую базу документов;
11. Указать права каждого пользователя по доступу к документам базы;
12. Задать расписание синхронизации с WEB-сервером ODB-Text или синхронизировать базы данных в ручном режиме;
13. Разрешить или запретить ведение протокола сетевого обмена с клиентами системы “ODB-Text”;
14. Задать файл для сохранения протокола;
15. Задать режим автоматического формирования имен баз данных;
16. Позволить системе самой выбирать каталог для дисковых файлов баз данных.
В системе всегда присутствует сервер документов. Он выполняет команды клиентов добавить, обновить, удалить документы. К серверу подключаются клиенты ODB-Text . Наряду с сервером в система может включать в себя Web-сервер ODB-Text. Web-сервер ODB-Text предоставляет доступ к базе документам через броузер – Netscape Navigator или Internet Explorer версий 4.0 и выше. Оба сервера могут обмениваться информацией согласно заданному расписанию. Например, часть сотрудников может работать над наполнением базы, а другая – пользоваться этой базой как справочником. Первая группа сотрудников работает с помощью специализированной программы-клиента, вторая производят поиск и просмотр документов через броузер. Обе группы работают с разными базами документов– первая группа с более новыми, вторая – с неизменными. Время от времени, например, каждый день в 18.00 или раз в неделю в пятницу в 9.00 обновленная база становится доступной Интернет-пользователям, в то же время работники первой группы продолжают заполнение базы.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31
