• Получить действующий прайс-лист;
• Получить на факс-аппарат необходимые документы, проекты договоров, счет-фактуры или инструкции, а также отправить фирме голосовое сообщение или факсимильный документ;
• Выяснить наличие товара на складе в данный момент;
• Совершить заказ товаров и услуг.
Система "Электронный офис" предназначена для организации удаленного обслуживания клиентов и позволяет круглосуточно получать финансовые услуги в любой точке, где есть доступ в глобальную сеть связи - Интернет.
На современном уровне развития информационно -телекоммуникационных технологий возможно создание электронного офиса, дающего более быстрый доступ к информации и более быструю реакцию на действия клиентов, конкурентов и любые другие проявления в деловой и политической окружающей среде. Электронный офис дает также возможность достижения большей точности в анализе, отказа от выполнения большинства рутинных задач, что освобождает служащих для более творческой работы.
16 Создание и ведение правовых баз данных. Основные правовые базы данных, используемые в РФ
База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:
1. таблицы для сохранения данных;
2. запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
3. формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
4. отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;
Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, тогда достаточно будет обновить конкретные данные только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.
Справочно-правовые системы существенно облегчают жизнь специалистам (юристам, бухгалтерам, руководителям), многократно повышая их производительность труда при решении правовых вопросов.
В конце 80-х - начале 90-х годов началось динамичное развитие российского законодательства и одновременно широкое распространение персональных компьютеров. Многие специалисты (юристы, бухгалтеры, аудиторы, руководители организаций) ощутили острую потребность в полной и актуальной правовой информации. Ключевую роль в обеспечении широкого доступа к законодательству и создании рынка СПС в России, как и в развитых зарубежных странах, сыграли негосударственные компании.
Первым разработчиком коммерческой правовой базы данных стало агентство INTRALEX, которое в 1989 г. представило программный комплекс "Юридическая справочно-информационная система" (ЮСИС).
В числе первых разработчиков справочных правовых систем - Научно-производственное объединение "Вычислительная математика и информатика" (НПО "ВМИ"). Первая разработка НПО "ВМИ" увидела свет в 1990 г. - это была СПС "Гарант". В дальнейшем от НПО "ВМИ" отделилась компания "Гарант-Сервис", которая в настоящее время распространяет систему "Гарант".
В 1992 г. НПО "ВМИ" выпустило в свет правовую систему нового поколения - СПС КонсультантПлюс. Эта разработка учитывала опыт предыдущих десятилетий и в то же время содержала новые решения. В основу КонсультантПлюс легли передовые технологии и уникальные принципы организации сервиса. Был сделан серьезный шаг в построении системы доступа к правовой информации на всей территории России.
В процессе разработки новой справочной правовой системы Консультант Плюс были успешно решены сложнейшие задачи. Во-первых, оперативное, без задержек, обновление информации на компьютерах пользователей во всех регионах России. Во-вторых, организация качественного надежного сервиса для пользователей. Таким образом, был создан не только новый уникальный продукт, но и практически "с нуля" организована всероссийская сервисная Сеть по распространению правовой информации. Разработки КонсультантПлюс заложили основы развития новой отечественной отрасли - отрасли распространения правовой информации.
Сегодня компания "Консультант Плюс" лидирует на российском рынке справочных правовых систем. Пользователями КонсультантПлюс являются более 180 000 организаций по всей России. По данным регулярных исследований, проводимых ведущими исследовательскими организациями, подавляющее большинство российских пользователей работают с системой КонсультантПлюс - по разным оценкам, ее выбирают от 70 до 79% компаний.
На сегодняшний день в России существуют следующие основные справочно-правовые системы:
1. «Гарант»:
Имеются международные и федеральные документы, судебные решения, финансовые консультации, тексты указов президента. Состоит из одной объединённой базы. В одной программе СПС ГАРАНТ объединены более 1 050 000 федеральных и региональных нормативных документов России. Там же представлены судебная и арбитражная практика, международные договоры, проекты законов, экономическая информация: формы документов, бизнес-справки, календарь бухгалтера, материалы из профессиональной бухгалтерской прессы. В СПС ГАРАНТ имеются разнообразные виды поиска документов и информации.
По договорам с федеральными и региональными органами власти новые документы после утверждения поступают в электронные базы СПС ГАРАНТ. Электронные тексты полностью соответствуют официальным. Снабжены комментариями, справками, схемами, связаны гиперссылками. Еженедельное пополнение составляет около 8 000 документов ("ГАРАНТ-Максимум. Вся Россия").
Высшая патентная палата Российского агентства по патентам и товарным знакам признала словесное обозначение ГАРАНТ общеизвестным в Российской Федерации товарным знаком, начиная с 1 января 1998 года.
Разработку СПС ГАРАНТ осуществляет Научно-производственное предприятие «Гарант-Сервис».
2. «КонсультантПлюс»:
Имеются федеральные и международные документы, судебные решения, фин. консультации. Состоит из федеральной, региональной и местной базы данных.
3. «Кодекс»:
Основное отличие - большое количество нормативно-технических документов - СНиП, ГОСТ, РД и т. д., наличие специализированных справочных систем по различным отраслям - строительство, экология, электроэнергетика, охрана труда и т. д. Имеются международные и федеральные документы, судебные решения, финансовые консультации, тексты указов президента. КОДЕКС - информационно-справочная система по законодательству и другим нормативным актам России.
Поддерживает несколько режимов поиска:
атрибутный поиск - (номер, дата, кем был принят, название, по слову или словосочетанию или целому предложению)
интеллектуальный поиск - в свободной форме.
Особенности: большое количество нормативно-технических документов - СНиП, ГОСТ, ПУЭ, ЕСКД, ГОСТ Р, Пособия по проектированию, ФЕР, РДС, РД, СанПиН, ВСН, НПБ, СП, СН, ГН, ВНТП, ОНТП, ИПБ, МДК, МДС, РНиП, МУ, ОНД, МУК, ОСТН, ЕНиР, ЕРЕР, ПМГ, ТТ, ТНПБ, ИТП, ПДК, наличие специализированных справочных систем по различным отраслям - строительство, экология, электроэнергетика, охрана труда и т. д.
Имеются международные и федеральные документы, судебные решения, финансовые консультации, тексты указов президента.
Ежедневно специалисты консорциума «Кодекс» получают по налаженным каналам из органов власти всех уровней сотни новых и измененных документов. Все изменения оперативно вносятся в эталонную базу данных «Кодекс» и передаются пользователям в виде обновлений в соответствии с графиком выбранного ими обслуживания.
17 Цели и задачи внедрения электронного документооборота в организациях
Внедрение СЭД (сэд - системы электронного документооборота) позволяет решить несколько задач и достигнуть определенных целей.
Основными целями проекта по внедрению СЭД обычно ставятся достижение следующих ориентиров:
1. Повышение управляемости компанией. Другими словами, первоочередными задачами внедрения СЭД являются:
· Обеспечение единого хранилища документов с соответствующими политиками безопасности доступа
· Предоставление следующей информации:
· какие документы обрабатываются в компании
· в какие сроки это происходит, нельзя ли их сократить
· Повышение исполнительской дисциплины
· Оперативный контроль конкретных заданий (контролеры поручений должны всегда быть в курсе текущего состояния дел, без дополнительных совещаний и звонков)
· Предоставление аналитической информации (текущей статистики работы) оперативно и качественно (без искажения):
· объем обрабатываемых документов
· время, затрачиваемое каждым исполнителем / подразделением;
и т.п.
Сокращение времени на внедрение управленческих решений
Сокращение времени согласования приказов, распоряжений и т.п.
Контроль исполнения приказов и т.п.
2. Повышение качества работы компании. Первоочередными задачами внедрения СЭД становятся:
· Сокращение времени согласования документов
· Сокращение времени обработки документов за счет сокращения времени на:
· Создание документов (шаблоны)
· Передачу документов между сотрудниками в процессе коллективного редактирования документов
· Подготовка отчетов по заданиям и передача отчетов контролерам
· Сокращение времени поиска документов
· Сокращение вероятности утери документов
3. Повышение эффективности работы компании
Т.е. обеспечение возможности при использовании тех же ресурсов обрабатывать больше запросов. Соответственно, внедрение СЭД позволяет решить задачи по сокращению трудозатрат текущего персонала за счет переложения части их функций на систему автоматизации.
18 Система «Lotus-Notes»: назначение, реализуемые задачи документооборота, архитектура
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31
