- продукция специального назначения, контейнеры, вагоны, емкости при их перевозке и хранении;
- помещения, сейфы, запасные выходы, аварийные устройства.
Документами, защищаемыми с помощью специальных защитных знаков, являются документы, удостоверяющие личность, пропуска сотрудников организаций и учреждений, лицензии, патенты, кредитные карточки, ценные бумаги и т.п.
Специальные защитные знаки реализуются в виде рисунка, метки, материалы, вещества, обложки, ламината, самоклеящейся ленты, отдельных наклеек, самоклеющихся пломб или другого продукта, созданного на основе физико-химических технологий для контроля доступа к объектам защиты, а также для защиты документов от подделки. РД определяет требования к специальным защитным знакам при их сертификации в Системе сертификации средств защиты информации по требованиям безопасности информации. В РД применяются специальные определения и термины.
Предварительный осмотр документов обеспечивается соблюдением ряда правил и определяется соответствие содержания и целевого назначения документа. Если возникают сомнения в подлинности, то следует ознакомиться с образцом аналогичного подлинного документа.
2. Особенности нарушений в системе документооборота в органах исполнительной власти (на примере Министерства труда и социального развития Омской области и подведомственных ему учреждений)
Преддипломную практику автор дипломной работы проходил на базе Министерства труда и социального развития Омской области (далее –Министерство) в департаменте информационных технологий и документооборота в отделе документооборота и контроля. Чтобы понять специфику работы организации и применить полученные теоретические знания на практике, автор изучил историю учреждения.
Министерство является органом исполнительной власти Омской области и образовано 23 января 2004 года Указом Губернатора Омской области № 16 путем слияния Главного управления социальной защиты населения Омской области, Комитета по социальной политике Омской области, Управления жилищных субсидий и льгот Омской области.
2.1 Комплексные проверки подведомственных учреждений
Министерство имеет в своем ведении 32 территориальных органа и более 80 подведомственных организаций. В соответствии с утверждённым планом и во исполнение действенного финансового контроля деятельности территориальных органов Министерства, а также по дополнительным основаниям (жалобы, запросы, поручения) Министерство проводит контрольные мероприятий, комплексные проверки.
Комплексная проверка - это проверка финансово-хозяйственной деятельности организации за определенный период времени по всем вопросам соблюдения правового и налогового законодательства.[9] В настоящее время частота проведения комплексных проверок не установлена. При наличии у налогового органа оснований предполагать, что учет и уплата налогов (сборов) ведутся с нарушениями, комплексные проверки проводятся не реже одного раза в три года (срок давности по проверяемому периоду). Налогоплательщики, имеющие положительную репутацию, могут не подвергаться комплексной налоговой проверке вообще.
В Министерстве деятельность по проведению комплексных проверок подведомственных учреждений осуществляет отдел внутреннего аудита Министерства. Только за 2009 год структурными подразделениями Министерства проведено 245 контрольных мероприятий по проверке деятельности территориальных органов Министерства и учреждений, в том числе плановых - 58, внеплановых - 165, внезапных - 22.
Комплексные проверки проводились по следующим направлениям:
1. проверки целевого и рационального использования бюджетных средств;
2. проверки обоснованности установления должностных окладов, компенсационных и стимулирующих выплат работникам в соответствии с законодательством;
3. проверки обеспечения сохранности денежных средств и материальных ценностей;
4. проверки обоснованности предоставления мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;
5. проверки обоснованности представления субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг;
6. проверки организации работы по присвоение званий "Ветеран труда" и "Ветеран Омской области", правильности выдачи удостоверений на льготы;
7. проверки состояния пожарной безопасности, охраны труда, медицинского обслуживания граждан, соответствия утвержденной сметной документации и произведенных затрат фактически выполненным работам в части капитального ремонта;
8. проверки организации реабилитационного процесса, профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних;
9. проверки кадрового делопроизводства и работы с персоналом;
10. проверки по вопросу размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
Общий объем нарушений и недостатков финансово-хозяйственной деятельности, выявленных структурными подразделениями Министерства, а также внешними контрольными органами за 2009 год, значительно сократился по сравнению с аналогичным периодом прошлого года, главным образом, за счет сокращения финансовых нарушений в части:
- нецелевого использования средств;
- неэффективного использования денежных средств и материальных ресурсов;
- неправомерного расходования денежных средств и материальных ресурсов;
- других финансовых нарушений.
Анализируя результаты проведенных контрольных мероприятий необходимо отметить, что наиболее распространенными были следующие виды нарушений и недостатков:
- нарушения санитарного законодательства, а также условий, создающих угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний;
- нарушения обязательных требований пожарной безопасности;
- нарушения технических регламентов;
- нарушения при установлении размеров должностных окладов;
- завышение подрядчиками объёмов работ при проведении строительно-ремонтных работ, отсутствие необходимой документации для проведения строительно-ремонтных работ;
- списание материальных запасов без составления документов, подтверждающих их количественный расход;
- заключение договоров на поставку одноименных товаров (работ, услуг) на суммы, превышающие предельный размер расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке;
- ведение бюджетного учета с нарушениями требований Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2008 года № 148н;
- приобретение сверхнормативных запасов материальных ценностей (мягкого инвентаря, продуктов питания);
- нецелевое использование средств;
- подделка документов.
Фальсификация документов сегодня занимает одно из последних мест в перечне нарушений в результате комплексных проверок. Объясняется этот факт введением электронной системы документооборота, которая призвана оптимизировать деятельность учреждения в сфере подготовки и оформления документов. Система со своей главной функцией, безусловно, справляется, однако существует ряд проблем, связанных с внедрением подобной системы в подведомственных учреждениях. До сих пор в некоторых учреждениях документы регистрируются в журнал исходящей и входящей корреспонденции, это касается и договоров, отсюда возникает и ряд нарушений в оформлении документальной базы учреждения. Так, к примеру, в Пушкинском психоневрологическом интернате на момент проверки автомобиля «КамАЗ» и двух тракторов марки Т-40 не оказалось в наличии, хотя, по документам все агрегаты числились на балансе учреждения. (Приложение № 2,3) Исходя из объяснительной заместителя по административно-хозяйственной части (далее – АХЧ) стало известно, что на момент проверки документы на вышеперечисленные транспортные средства находились в Министерстве имущественных отношений региона (Приложение 4). Однако, подтвердить этот факт документально, специалисты учреждения не смогли. Можно предположить, что сотрудниками учреждения была осуществлена фальсификация и подделка документов, направленная на списание нефинансовых активов организации.
2.2 Основные нарушения в системе документооборота Центра жилищных субсидий, социальных выплат и льгот
Одним из направлений работы Министерства является предоставление жилищно-коммунальных льгот населению. Сегодня эти вопросы находятся в компетенции центров жилищных субсидий, социальных выплат и льгот (далее – центр субсидий), которых в регионе около 40. Центр жилищных субсидий создан в целях обеспечения социальной защиты малоимущих групп населения для непосредственного обслуживания граждан, которые нуждаются в получении субсидий на оплату жилья и коммунальных услуг. Главной задачей Центра является определение величины субсидий для каждой нуждающейся семьи и обеспечение предоставления соответствующей информации семье и собственнику жилищного фонда, в котором проживают семьи. В настоящее время, Центр осуществляет следующие функции:
1. информирование населения соответствующего территориального образования о Программе жилищных субсидий;
2. проведение мониторинга в сфере предоставления субсидий и льгот на оплату жилья и коммунальных услуг, льгот на оплату услуг транспорта и связи;
3. прием заявлений от семей на получение субсидий;
4. создание условий для внедрения программного обеспечения и информационных баз данных по назначению, предоставлению, субсидий и льгот на оплату жилья и коммунальных услуг, льгот на оплату услуг, транспорта и связи;
5. аттестация заявителей и переаттестация участников Программы субсидий;
6. организация подготовки, переподготовки и повышения квалификации специалистов по вопросам социальной защиты населения при предоставлении субсидий и льгот на оплату жилья и коммунальных услуг, льгот на оплату услуг, транспорта и связи;
7. расчет субсидий и проверка достоверности представленной заявителем документации;
8. формирование информационного банка данных;
9. определение размера необходимых для выплаты субсидий денежных средств.
При осуществлении своих функций Центр организует проведение разъяснительной работы среди населения об условиях и порядке предоставления жилищных субсидий в связи с переходом на новую систему оплаты жилья и коммунальных услуг. Кроме этого, специалисты Центра проводят собеседования с семьями, обратившимися с просьбами о предоставлении жилищных субсидий, рассчитывает их размер и выдает документы, удостоверяющие права семей на получение жилищных субсидий. Безусловно, подобная деятельность требует систематических проверок со стороны Министерства, которые и проводятся, так, в ходе одной из проверок были установлены следующие нарушения:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
