На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка повинна зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа. Надруковані і підписані документи з грифом "ДСК" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації співробітнику канцелярії, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та співробітником канцелярії, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи".
Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому картковому виконанні, в яких містяться відомості про документи з грифом "ДСК", випускаються з аналогічним грифом. Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються і зберігаються як несекретні матеріали. Факт вилучення карток і сторінок засвідчується підписами двох виконавців на обкладинках цих видань.
Розмноження документів з грифом "ДСК" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу) за підписаними ним нарядами під контролем канцелярії. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.
У друкарнях та у відділах розмножувальної техніки облік документів з грифом "ДСК", що тиражуються в незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими несек-ретними документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".
Після закінчення друкування документів з грифом "ДСК" набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника і виконавця.
Під час розмноження документів з грифом "ДСК" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.
Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом "ДСК" здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником організації (його заступником) та керівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).
Пересилання документів з грифом "ДСК" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єрами організацій.
Доставка документів з грифом "ДСК" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.
Документи, справи і видання з грифом "ДСК", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.
На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставлянням позначки "ДСК".
На конвертах (упаковках) документів з грифом "ДСК" забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.
Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "ДСК та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівників організацій, яким надано право відповідно затверджувати переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа "ДСК", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первісне значення. Якщо в документах з грифом "ДСК" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій. Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "ДСК" у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.
Документи з грифом "ДСК" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом "ДСК". Документи з грифом "ДСК" залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.
Якщо в організації створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "ДСК" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "ДСК" додається позначка "ДСК".
У разі долучення документа з грифом "ДСК" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
В організаціях, у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом "ДСК", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "ДСК". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ приставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).
Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "ДСК" переглядається посторінково членами експертної комісії організації та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ. Якщо у справі "Документи з грифом "ДСК" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.
Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.
Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "ДСК", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "ДСК", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.
Справи з документами з грифом "ДСК" повинні мати внутрішні описи. До роботи із справами з грифом "ДСК" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з канцелярією, а до документів — згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників організацій (структурних підрозділів).
Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом "ДСК", визначаються керівниками організацій.
Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "ДСК" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.
У разі потреби з письмового дозволу керівника організації допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать затвердженим в установі перелікам конфіденційної інформації, що є власністю держави.
Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв'язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.
Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "ДСК" з дозволу керівників організацій (структурних підрозділів), у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.
Виписки з документів і видань з грифом "ДСК", що містять відомості обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом "ДСК".
Справи та видання з грифом "ДСК" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються за встановленою формою.
Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "ДСК" співробітниками організації, де перебувають документи, проводиться з дозволу керівника організації (структурного підрозділу).
Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом "ДСК", одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.
Видання з грифом "ДСК" включаються тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики Видача громадянам України видань з грифом "ДСК" у масових бібліотеках здійснюється за письмовими клопотаннями керівників організацій, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи. Ці дозволи дійсні протягом року.
Забороняється зберігати документи з грифом "ДСК" у бібліотеках загального користування.
У відомчих бібліотеках закритого типу видання з грифом "ДСК" видаються:
співробітникам цієї організації — за списками, затвердженими керівником організації (структурного підрозділу), або за його письмовим дозволом;
співробітникам інших організацій — за письмовими зверненнями цих організацій та з письмового дозволу керівника організації (структурного підрозділу), що зберігає ці видання.
Видання з грифом "ДСК" з письмового дозволу керівника організації можуть видаватися по міжбібліотечному абонементу на підставі письмових запитів керівників організацій, яким ці видання потрібні.
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "ДСК" періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш як один раз на 5 — 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.
Рішення про зняття грифа "ДСК" приймається експертною комісією організації-автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії включаються працівники канцелярії, режимно-секретного та інших структурних підрозділів організації.
Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується керівником організації. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф "ДСК".
Один примірник акта разом із справами передається до архівного підрозділу організації, а справи постійного зберігання — до відповідної державної архівної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).
На обкладинках справ гриф "ДСК" погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа. Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.
Справи з грифом "ДСК", передані організаціями до державних архівних установ, використовуються на правах документів обмеженого користування.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25
