с помощью подсистемы управления административными процессами:
* Традиционное делопроизводство
* Контроль исполнения распоряжений
* Автоматизация реализации управленческих регламентов
* Автоматизация бюджетного процесса
* Автоматизация договорного процесса
* Автоматизация менеджмент качества
* Процедуры современных управленческих практик (Management by Objective,
Balanced Score Cards и т.д.)
* Средства создания интегрированного архива документов компании
* И пр.
Все вышеперечисленные задачи имеют определенную технологическую специфику,
а именно:
* Документоцентричность - основным объектом обработки в них является
документ в различных формах представления (бумажный, образ документа,
электронный документ), и, как следствие:
* Большое количество работы с неструктурированными данными
* «Полубумажные» технологии, то есть находящиеся на стыке работы с
бумагой и компьютерными данными
* Необходимость процессного подхода к автоматизации и технологической
гибкости, в силу высокой изменчивости автоматизируемых процессов
* Активность приложений. Пользователи подсистемы могут участвовать в
большом количестве процессов и играть в них разные роли, в связи с
чем, приложение само должно информировать пользователя о необходимости
выполнения работы и предоставить пользователю данные в необходимом
контексте.
* Процессы данной группы могут включать необходимость интеграции
обработки данных из других подсистем (например, финансовых модулях).
* Отсутствие стандартов организации подобного рода процессов
Таким образом, система для автоматизации подобных задач должна
соответствовать следующим требованиям:
* Поддерживать высокоуровневый инструментарий для автоматизации
различных бизнес процессов,
* Содержать компоненты необходимые для работы со слабоструктурированной
информацией,
* Обеспечивать возможность быстрой модификации процессов без остановки
системы,
* Реализовывать принцип единой очереди заданий для различных процессов
обработки информации,
* Обеспечивать возможность интеграции для обработки данных из подсистем
информационной системы,
* Содержать стандартные блоки для автоматизации типовых бизнес процессов
Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации
документооборота, является попытка автоматизировать отдельные задачи, не
учитывая возможной перспективы развития системы. Давайте кратко
остановимся на задачах, которые должна решать система автоматизации
документооборота компании.
Точка зрения на функции системы может существенно отличаться в зависимости
от того, какой специалист будет формулировать требования к системе.
Так например, руководитель воспитанный в рамках советской системы
директивного управления будет требовать реализации таких функций как,
регистрация корреспонденции, контроль исполнения резолюций и распоряжений,
получения отчетов об исполнении документов, то есть задач автоматизации
традиционного делопроизводства.
Руководитель проектов захочет видеть в системе функции управления
проектной документацией и созданию ее архивов, маршрутизацию проектных
заданий и документов и средства отслеживания их состояния, интеграцию
процесса обработки документов с системой управления проектами.
Начальник конструкторско-технологического подразделения потребует от
системы средств ведения конструкторских и технологических документов,
интегрированный с CAD системой, средств управления иерархиями документов и
их версий, средства поддержки жизненного цикла документации на изделия и
пр.
Юрист захочет видеть в системе функции поддержки архива нормативных
документов, средства согласования и ведения архива договоров, средства
управления доверенностями и пр.
Сотрудник отдела качества наверняка вспомнит о таких задачах как ведения
библиотеки регламента управленческих процедур, наличие средств
автоматизации подобных регламентов, средства автоматизированного сбора
метрик качества исполнения процессов, автоматической генерации отчетов
поля аудита и пр.
И это далеко не все специалист по маркетингу предложит внедрить в
организации средств автоматизации публикации информации на WEB сайте
компании, продавец - средства ведения истории переписки с компанией
покупателем, сотрудник отдела кадров попросит автоматизировать кадровый
документооборот, а финансист - средства утверждения бюджетных документов и
заданий на платеж и так далее и тому подобное.
Более того, в каждой конкретной компании каждый отдельный контур
автоматизации документооборота будет иметь ярко выраженную специфику.
При этом, очень часто функции обработки документов являются частью бизнес
процессов, уже автоматизированных с помощью различных программных
технологий. Вот несколько примеров подобных задач:
* отслеживание процесса обработки накладной за границами системы
складского учета
* архив документов и система контроля и уведомления о своевременности
взаимодействий в приложении управления контактами
* подсистема утверждения платежных документов, порождаемых в системе
управления поставками
В принципе можно внедрять перечисленные приложения по отдельности «с
нуля», не вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры. Однако
подобный подход, вполне применимый при автоматизации традиционных
приложений, не позволяет достичь основного эффекта от внедрения комплекса
приложений автоматизации документооборота, в силу специфики данной группы
приложений, а именно:
Множество приложений на одном рабочем месте
В обычных приложениях (бухгалтерская программа, систем складского учета и
пр.) пользователь работает с информацией в рамках одного
автоматизированного рабочего места, и редко выходит за его пределы.
Приложения документооборота автоматизируют базовые процессы управления, в
организации, которые охватывают большинство сотрудников. В связи с этим
каждый сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте весь
комплекс приложений и соответственно осваивать интерфейс каждого
приложения.
Не регулярное использование приложений
Пользователь взаимодействует с функциями приложений апериодически по мере
необходимости выполнения определенной функции в бизнес процессе. Он может
выполнять определенную функцию крайне редко, например, участвовать в
согласовании текста годового отчета. Все это требует во-первых,
определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение
должно сообщать ему, что и когда он должен сделать; во-вторых,
обеспечивать унифицированный интерфейс для различных функций в различных
процессах обработки документов.
Необходимость организации общего информационного пространства
Положения данного класса накапливают информацию об основных аспектах
деятельности сотрудников организации. В связи с эти, необходимо уделять
особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний, накопления
статистической информации и анализа процессов. При этом важно иметь доступ
к информации о занятости сотрудников в различных бизнес процессах. Наличие
подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую
информацию о работе организации.
Необходимость гибких инструментов модификации приложений
Основной задачей автоматизации документооборота является перенос в область
автоматизации формализованной части управленческого процесса. Но сам
процесс формализации является периодическим и итеративным. По мере
внедрения определенного процесса выявляются его недостатки и необходимость
внесения изменений в его структуру. Таким образом, приложения в области
автоматизации документооборота принципиально не могут быть реализованы в
виде жестких автоматизированных рабочих мест, и требуют возможности
модификации в процессе их эксплуатации.
Необходимость последовательной автоматизации
Принципиальная невозможность автоматизации всех управленческих процедур в
компании единовременно, требует возможности постепенного наращивания ее
мощности и поэтапной автоматизации отдельных контуров документооборота без
изменений базовой инфраструктуры системы и, в особенности, клиентских
приложений.
Сложность управления комплексом приложений
При последовательном внедрении большого количества приложений,
автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не интегрированных
в единую систему, существенно усложняется и удорожается их сопровождение.
Это в конечном итоге может свести на нет эффект от автоматизации и требует
внедрения приложений в рамках единой системы администрирования и
сопровождения.
Все это, делает невозможным эффективное внедрение комплекса приложений
автоматизации документооборота при отсутствии их тесной интеграции и
создания единой инфраструктуры для реализации данных задач.
Таким образом, мы понимаем, что внедрение инфраструктуры для комплексной
автоматизации процессов документооборота, необходимое условие успешной
реализации системы.
При подобном подходе задача разрабатывается на два этапа, а именно -
внедрение инфраструктуры для автоматизации задач данного класса и
реализация не ее базе комплекса интегрированных приложений.
Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:
* Удешевление разработки и внедрения конечных приложений
* Обеспечение удобства пользователя и унификацию интерфейса всех
приложений
* Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений
* Обеспечение общего информационного пространства, возможности
интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных
приложениях
* Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля
исполнения
* Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической
информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес
процессов
К сожалению сегодня не существует четкого разделения между задачами
внедрения платформы автоматизации документооборота и собственно
автоматизации отдельных задач обработки документов. При покупке системы
может быть приобретено либо то либо другое, например покупая систему Lotus
Notes или Documentum организация покупает именно платформу для реализации
приложений, но не конечное приложения, а приобретая например систему
«Дело» она приобретает именно законченное приложение для автоматизации
