делопроизводства, но не решает задачи внедрения инфраструктуры для
внедрения комплекса приложений.
И именно по этому мы наблюдаем достаточно много случаев, когда компании,
покупая дорогостоящую систему без наличия четкого плана ее использования и
понимания ее функциональных возможностей, не добиваются планируемого
результата, что приводит к скепсису относительно самой возможности
комплексного решения задачи автоматизации документооборота.
Однако не всегда внедрение подобной платформы оказывается целесообразным.
График иллюстрирует целесообразность внедрения платформы автоматизации
документооборота. При реализации набора не интегрированных приложений
первые внедрения обходятся относительно не дорого, однако при внедрении
большого количества приложений с одной стороны существенно удорожается
стоимость их сопровождения и обучения персонала, с другой возникающая
необходимость их интеграции (например, необходимость построения отчетов
включающих информацию из множества источников), что приводит к
дополнительным издержкам. Помимо этого пользователи по мере развития
системы вынуждены пользоваться множеством приложений с разнородным
интерфейсом, что также снижает эффективность их работы.
0x01 graphic
Рис. 1 Зависимость суммарных издержек на внедрение и количеством
внедренных приложений при использовании различных стратегий.
Внедрение платформы автоматизации избавляет от всех этих проблем, и даже
более того, по мере накопления опыта использования системы, все меньше
усилий необходимо тратить на внедрение очередного приложения и существенно
снижаются риски неудачного внедрения.
Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества, обладает и
недостатками, из которых главными являются высокая стоимость начальных
шагов внедрения и риски не оправдать ожидания от внедрения платформы в
краткосрочном периоде.
Из анализа данного графика можно сделать следующий вывод, если перед
организацией стоит задача оперативного решения только нескольких
конкретных задач, например, создание архива документов и автоматизации
делопроизводства, то более рациональным является покупка или размещение
заказа на разработку именно этого набора приложений, и нет необходимости
заботиться о внедрении комплексной системы. Ее внедрение потребует гораздо
больше финансовых вложений, времени и усилий персонала.
Таким образом, для внедрения платформы комплексной автоматизации
документооборота в компании должны сформироваться следующие предпосылки:
* Осознания необходимости решения комплекса задач в области
автоматизации документооборота с целью существенного улучшения
управляемости организации
* Наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости
процесса внедрения системы
* Наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять
координацию последовательной разработки и внедрения приложений на базе
платформы
Пути совершенствования исследуемой проблемы
В настоящее время в России существует и развивается несколько систем
документооборота. В их числе Lotus Notes, Documentum, DocsVision, Directum
и пр.
Все они имеют как свои плюсы, так и минусы. Остановимся на системе
DocsVision. Включающей в себя как платформу для разработки приложений, так
и средства автоматизации бизнес-процессов.
DocsVision обеспечивает тесную интеграцию приложений, созданных на базе
платформы, и единое пространство управления документами и процессами в
организации.
Основные функции DocsVision:
* Автоматизация управления предприятием;
* Поддержка процессного подхода в организации управления;
* Автоматизация систем менеджмента качества;
* Автоматизация процессов согласования и утверждения документов;
* Средства контроля исполнения документов и заданий;
* Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей;
* Управление процессами обработки документов;
* Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками;
* Автоматизация канцелярии;
* Создание электронного архива документов.
Платформа DocsVision 3.0 позволяет внедрить в организации самые
разнообразные приложения, такие как:
* Автоматизация канцелярии и делопроизводства
* Автоматизация согласования и утверждения документов
* Системы автоматизированного контроля исполнения
* Создание электронных архивов документов с распределенным доступом
* Система управления конструкторской и проектной документацией
* Автоматизация системы управления качеством
* Создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное хранилище
регламентов и процедур)
Платформа DocsVision позволяет добавлять функции управления процессом
обработки документов в приложения, уже используемые в организации, как,
например:
* Автоматизация процесса подготовки и контроля исполнения бюджета
* Управление процессом публикаций и наполнения WEB сайта
* Архив документов и система контроля взаимодействий в приложении
управления контактами
* Подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами
* Подсистема утверждения платежных документов
В основу разработки идеологии системы DocsVision была положена концепция
единой интегрированной системы автоматизации управления и
документооборота. Такая система должна отвечать следующим требованиям:
0x01 graphic
Рис.2. Модуль DocsVision «WorkFlow» обеспечивает возможность визуального
формирования приложения для автоматизации бизнес-процессов обработки
информации
Обеспечивать единые механизмы хранения и доступа к данным.
В приложениях автоматизации управления используются данные, представленные
в разном виде - в виде структурированной информации, файлов документов и
их изображения, данных полнотекстовых индексов, справочной информации, а
также записей каталога пользователей.
Подобное разнообразие данных, хранящихся в системе, предъявляет особые
требования к обеспечению целостности хранимых данных. В том случае, если
данные приложений не хранятся в едином централизованном хранилище, и
система не обеспечивает единого унифицированного интерфейса взаимодействия
с данными, то существенно усложняется обеспечение целостности данных
системы, увеличиваются расходы на ее сопровождение, обеспечение резервного
копирования и восстановления данных.
Система должна обеспечить единый механизм доступа ко всем данным системы.
Все данные должны быть доступны только прикладному сервису системы и не
могут быть модифицированными пользователями и приложениями
непосредственно.
Поддерживать единые механизмы разграничения и управления правами доступа.
Система должна поддерживать единые механизмы аутентификации и
разграничения прав доступа ко всей информации. В противном случае
пользователю понадобится вводить множество паролей, а администратору -
вести большое количество списков пользователей для разных приложений. На
практике система должна обеспечивать единые средства аутентификации,
интегрированные со средствами аутентификации Windows, а также обеспечивать
возможность доступа к информации, как в локальной сети, так и при
соединении с системой через Интернет.
С другой стороны, при раздаче прав на использование объектов системы,
администраторы должны использовать унифицированный интерфейс управления
правами доступа, в идеале - стандартный диалог управления безопасностью
Windows.
Предоставлять пользователям общие средства навигации и доступа к данным.
Особенностью системы управления является то, что она реализует большое
количество приложений на базе единой платформы. В связи с этим необходимо
обеспечить пользователям системы унифицированные средства доступа к
приложениям. В качестве такового могут быть использованы, Microsoft
Windows Explorer, Microsoft Outlook, Internet Explorer или средства
организации Internet портала, например Microsoft Share Point Portal
Server.
Универсальное клиентское рабочее место должно обеспечивать навигацию по
дереву папок приложений, средства поиска объектов системы, инициализацию
обработки объектов, а также динамическое управление табличными
представлениями данных и отчетов.
Поддерживать общую структуру справочников.
Огромную проблему при внедрении приложений автоматизации управления
создает отсутствие в организации единого репозитория справочной
информации. Справочные данные, как правило, дублируются в приложениях,
внедряемых в компании, что приводит к существенному снижению эффективности
использования информации, содержащихся в базах данных. Например,
информация о контрагентах компании накапливается в системе управления
контактами, базах данных рассылки, системе управления сбытом и
бухгалтерской программе, что не позволяет воспользоваться информацией,
накапливаемой в данных системах с единой точки зрения, например,
проанализировать зависимость объема продаж от проведенной рекламной
компании. То есть, справочная информация не может быть использована как
источник для поиска и структурирования информации в системе. Кроме того,
при централизации хранения и управления справочной информацией существенно
снижается стоимость ее сопровождения.
Обеспечивать интегрированные средства поиска.
Ключевой вопрос успешного использования приложений автоматизации
управления в качестве источника знаний о работе компании - наличие в них
интегрированных средств поиска информации. Необходимо, чтобы средства
поиска системы позволяли искать данные во всей системе, вне зависимости от
приложений, в которых порождалась информация, и месторасположения
информации. Необходимо обеспечить комбинированные средства поиска,
включающие структурированные запросы, полнотекстовый поиск, поиск по
классификаторам. Система должна обеспечивать сохранение типичных запросов
в качестве шаблонов, а также возможность разграничения прав доступа на
разные типы поисковых запросов.
Поддерживать единые средства управления жизненным циклом приложений и
маршрутизации документов.
Приложения автоматизация управления и документооборота обеспечивают
автоматизацию основных управленческих процедур компании. Данные,
накапливаемые в них, содержат крайне важную информацию, которая позволяет
судить об эффективности тех или иных бизнес процессов в организации. В
связи с этим, крайне важно обеспечить интегрированные средства управления
жизненным циклом приложений этой группы. Наличие таких механизмов
обеспечит:
* Наблюдаемость процессов
