11. Обеспечивает своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан, поступающих на рассмотрение в постоянные комиссии;
12. Организует ведение делопроизводства постоянных комиссий;
13 .Обеспечивает гласность в работе постоянных комиссий.
14. Принимает участие в разработке текущего и перспективного планирования работы городского Совета, подготовке проектов решений Совета, составлении отчетов по итогам работы городского Совета, постоянных комиссий, депутатов в избирательных округах.
15. Осуществляет организационно-техническое обеспечение «Дней депутатов», участвует в подготовке совещаний и семинаров, ведет их протоколирование.
16. Участвует в сборе и анализе материалов от органов местного самоуправления, предприятий и организаций города и района, независимо от форм собственности, для проведения организационной работы городского Совета.
Ведущий специалист организационного отдела имеет право в соответствии с действующим законодательством запрашивать в установленном порядке и получать бесплатно от государственных органов, органов местного самоуправления, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций, независимо от форм собственности, необходимую для исполнения должностных обязанностей информацию; вносить на рассмотрение начальника отдела проекты решений по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
Ведущий специалист организационного отдела несет ответственность за:
-своевременное и качественное выполнение поручений главы города, заместителя главы города;
-качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей, а также поручений начальника отдела;
-выполнение указов, постановлений, решений, распоряжений и указаний вышестоящих органов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
-своевременность и достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготовленных в отделе;
-выполнение требований регламента работы городского Совета;
-нарушение правил трудового распорядка, служебной и исполнительской дисциплины.
Специалист I категории в своей работе руководствуется Законами РТ «О местном самоуправлении в Республике Татарстан», «О муниципальной службе в Республике Татарстан», Указами и Постановлениями Президента РТ, Государственного Совета и Кабинета Министров РТ, Уставом города, решениями городского Совета, распоряжениями по отделу и настоящей должностной инструкцией.
Специалист I категории назначается и освобождается от должности главой города по представлению начальника отдела, в работе непосредственно подчиняется начальнику отдела. На должность специалиста 1 категории могут быть назначены лица, имеющие стаж работы на должности специалиста не менее 2-х лет, а также имеющие знание и опыт работы на компьютерной технике, владеющие 2-мя государственными языками РТ.
Специалист 1 категории в соответствии с установленными правилами, инструкциями по делопроизводству:
- организует прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для подготовки ответов, либо использования в процессе работы;
- готовит руководителю аналитические справки по исполнительской дисциплине;
- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы;
- организует прием документов и личных заявлений на подпись руководителя;
- контролирует своевременное рассмотрение и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение;
- запрашивает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей;
- организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятие сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;
- осуществляет подготовку заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте проведения), ведет их протоколирование;
- по поручению руководителя готовит письма, запросы, ответы авторам обращений и другие документы;
- обеспечивает рабочее место руководителя средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Специалист 1 категории имеет право в соответствии с действующим законодательством запрашивать в установленном порядке и получать бесплатно от государственных органов, органов местного самоуправления, общественных объединений, предприятий, организаций, независимо от форм собственности, необходимую для исполнения должностных обязанностей информацию.
Специалист 1 категории несет ответственность за:
- невыполнение или ненадлежащее выполнение предусмотренных настоящей инструкцией должностных обязанностей;
- выполнение требований регламента работы городского Совета;
- качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей, а также поручений руководителя;
- нарушение правил трудового распорядка, служебной и исполнительской дисциплины, правил техники безопасности и пожарной безопасности;
- иные случаи, предусмотренные законодательством.
Таким образом, организационный отдел входит в структуру аппарата Нижнекамского городского Совета, в количестве 4 человек, каждый специалист выполняет строго определенные функциональные обязанности.
Раздел 2. Материально-техническое, информационное и кадровое обеспечение муниципальной управленческой структуры
2.1 Материально-техническое и информационное обеспечение организационного отдела аппарата Совета муниципального образования «город Нижнекамск»
Материально-техническое обеспечение отдела организуется в соответствии с выявленной потребностью. Главная задача заключается в определении потребности организации в материалах и технических ресурсах, изыскании возможностей покрытия этой потребности, организация использует хранения материалов и выдачу их, а также в проведении контроля за правильным использованием материально-технических ресурсов и содействия в их экономии.
Нужно отметить, что инструмент и инвентарь делятся на две части. В первую из них входят малоценные и быстроизнашивающиеся (со сроком службы менее одного года) инструменты и инвентарь. Они относятся к оборотным фондам. Другая же часть, в которую включается весь остальной инструмент и инвентарь, относится к основным фондам.
Своевременное и оптимальное обеспечение организации необходимыми материальными ресурсами улучшает комплектность и качество работы.
В состав материально – технического обеспечения включается:
- основные и вспомогательные материалы;
- малоценные и быстроизнашивающиеся инструменты и запасные части для ремонта оборудования.
Организационный отдел аппарата Совета муниципального образования «город Нижнекамск» имеет достаточно полное материально-техническое обеспечение. В его состав входит:
- основные: столы, стулья, кресла, шкафы, часы, настольные лампы;
- вспомогательные: компьютеры, принтеры, телефоны, ксерокс, сканер;
- малоценные и быстроизнашивающиеся инструменты: бумага, письменные и канцелярские принадлежности;
- прочие: корзины для мусора.
Данное материально-техническое обеспечение позволяет:
а) решать потребности предприятия;
б) экономично использовать рабочее время;
в) обеспечить своевременное выполнение работы;
г) качественно выполнять задачи организации.
Главная функция любого отдела– выполнение функциональных обязанностей. Именно необходимость выполнения этих функции дает возможность рассматривать организацию как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку, хранение и использование информации.
Информационное обеспечение организационного отдела аппарата Совета муниципального образования «город Нижнекамск» представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании.
Организационный отдел аппарата Совета муниципального образования «город Нижнекамск» включает аналитическую информацию, информационно-справочную информацию, и системы документации (унифицированные и специальные).
Для того чтобы успешно выполнять свои функции, организационный отдел аппарата Совета муниципального образования «город Нижнекамск» соблюдает следующие требования, предъявляемые к качеству информации:
Комплексность – информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.
Оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения.
Систематичность – требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).
Достоверность – информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.
Информационное обеспечение организационного отдела аппарата Совета муниципального образования «город Нижнекамск»я укреплено на внемашинном информационном обеспечении.
Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.
Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.
Во внемашинной сфере в процессе деятельности организации обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и тому подобное.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.
