По каждому виду или тематике совещаний должен быть определен контингент участников.
На совещание должны выноситься только те вопросы, решение которых в оперативном порядке сопряжено с определенными трудностями или большими потерями времени.
По каждому вопросу, выносимому на совещание, предварительно должен быть продуман регламент его обсуждения и решения.
Участники совещания должны быть заранее ознакомлены с содержанием повестки дня, а по важным вопросам - и с проектом решения.
В органах муниципального управления выделяются две основные группы совещаний: территориальные совещания и совещания у руководителей администрации.
Территориальные совещания могут проводиться по вопросам сельского хозяйства, развития переработки сельскохозяйственной продукции, строительства, фермерского хозяйства, предпринимательства и т. д.
Совещания у руководителей администрации разделяются по видам, в зависимости от целей и задач, которые должны на них решаться. По этому принципу совещания у руководителей администрации разделяются на проблемные, инструктивные, оперативные, постановочные, итоговые.
1) Основной целью проблемного совещания является поиск управленческого решения в результате свободного и всестороннего обсуждения.
Основными задачами проблемного совещания, обеспечивающими достижение его цели, являются: информация о возникшей проблеме; выработка оптимального решения; разработка мероприятий по реализации решения; определение непосредственных исполнителей решения; определение трудовых и материальных ресурсов, необходимых для выполнения решения, и источников их формирования; установление обоснованных сроков, системы контроля и отчетности за выполнением заданий.
2) Целью инструктивного совещания является передача руководителем подчиненным ему работникам распоряжений, указаний и необходимых для их выполнения сведений. Основной задачей инструктивного совещания является доведение до сведения участников: общей задачи выполнения распоряжения или указания; конкретизации общей задачи для каждого присутствующего на совещании с четким указанием его роли и срока, к которым необходимо выполнить поставленную задачу; системы контроля за решением поставленной задачи.
3) Главной целью оперативного совещания является регулирование хода выполнения распорядительных документов (постановлений, решений, распоряжений) или конкретной деятельности на одном из порученных руководителю участков работы.
Достижение указанной цели оперативного совещания обеспечивается выполнением следующих основных задач: информирование участниками совещания руководителя о состоянии дел на их участке работы, определение “узких мест” и других причин, тормозящих работу, принятие решений по устранению помех, мешающих выполнению работы.
4) Основной целью постановочного совещания является постановка задач руководителем перед участниками совещания в общем виде.
Достижение указанной цели обеспечивается выполнением следующих задач: информирование исполнителей-участников совещания; обмен мнениями; принятие оптимального решения, определение четкого задания каждому исполнителю с указанием сроков исполнения, установление системы контроля за выполнением задания.
5) Целью проведения итогового совещания, как видно из его названия, является подведение итогов работы за определенный период времени.
Достижение указанной цели обеспечивается выполнением следующих задач: информированием участников совещания о результатах деятельности отдела или управления, обмен мнениями участников совещания, оценка работы подразделения и его работников и постановка новых задач на будущее.
На практике значительный процент совещаний у руководителя нельзя отнести к одному какому-либо виду. Часто проводятся совещания, в которых имеются признаки двух и более видов. Это проблемно-инструктивные, оперативно-постановочные и др. совещания.
1.21 Порядок формирования системы муниципального управления и организация ее деятельности
Избранный руководитель органа управления, например глава администрации муниципального образования, разрабатывает схему управления соответствующего территориального образования (включающую организационную структуру администрации и органы ее управления), а также схемы организационных структур органов муниципального управления и представляет их на утверждение представительному органу муниципального образования.
После утверждения этих документов глава администрации назначает на должность своих заместителей и управляющего делами.
Одновременно с этим принимает постановление о создании органов соответствующей компетенции структурных подразделений администрации и по предложению своих заместителей и управляющего делами назначает руководителей этих структурных подразделений.
Руководители структурных подразделений администрации в административном (линейном) отношении подчинены главе администрации, в оперативном (функциональном) - соответствующему заместителю главы или управляющему делами администрации.
Специалисты аппарата администрации назначаются распоряжением главы администрации.
Структурные подразделения осуществляют свою деятельность на основе положений, которые должны быть разработаны в течение одного месяца после назначения руководителя.
Специалисты и технические исполнители действуют в соответствии с их должностными инструкциями, которые утверждаются теми же должностными лицами администрации, актами которых они назначались на должность.
Глава администрации действует в соответствии с его обязанностями, правами и ответственностью, установленными в Уставе территориального образования; руководители структурных подразделений - на основе положений об их органах или подразделениях.
1.22 Организация процесса планирования деятельности органа муниципального управления
Орган муниципального управления организует процесс своей деятельности на основе перспективных и текущих планов работы.
Перспективные и текущие планы работы органа управления разрабатываются в соответствии с законодательством, планами и программами социально-экономического развития территориального образования, планами работы и решениями представительного органа власти.
При разработке планов учитываются предложения органов общественных организаций, территориального общественного самоуправления, заявления и предложения граждан.
Перспективные планы определяют главные направления деятельности органа управления и его структурных подразделений по вопросам хозяйственного и социально-культурного строительства, обеспечения законности и правопорядка на соответствующей территории.
Перспективный план работы органа управления разрабатывается на срок или половину срока избрания или назначения руководителя органа управления и включает перечень:
а) основных вопросов, по которым целесообразно принятие нормативных правовых актов и необходима их подготовка для внесения в представительный орган местного самоуправления;
б) основных вопросов, по которым целесообразно принятие распорядительных документов органа управления;
в) вопросов для обсуждения совещательными органами при руководителе органа управления;
г) организационно-массовых мероприятий;
д) мероприятий по проверке исполнения распорядительных документов;
е) мероприятий по работе с кадрами органа управления.
Перспективный план работы органа управления основывается на программе предстоящей деятельности руководителя органа управления, с которой он выступал на выборах или при его назначении.
Порядок подготовки перспективного и текущих планов работы органа управления определяет регламент этого органа. Он может включать следующее:
план разрабатывается в течение двух месяцев после избрания или назначения главы администрации примерно в следующем порядке:
1) глава администрации своим распоряжением образует комиссию но планированию работы администрации в составе руководителей структурных подразделений администрации во главе с управляющим делами или другим должностным лицом – председателем комиссии или возлагает подготовку проекта плана на структурное подразделение администрации. Указанным распоряжением предлагается органам и структурным подразделениям, комиссиям при администрации, а также комитетам территориального общественного самоуправления представить в течение десяти дней свои предложения для включения их в перспективный план;
2) органы и структурные подразделения, а также комиссии при администрации после консультаций с постоянными комиссиями представительного органа в установленный срок передают свои предложения руководителям администрации. В этот же срок направляют свои предложения администрации комитеты территориального общественного самоуправления;
3) после обработки собранных предложений к перспективному плану руководители администрации, не позднее пяти дней после получения предложений, передают их председателю комиссии (структурному подразделению) для составления проекта перспективного плана работы администрации;
4) председатель комиссии (структурное подразделение) в течение пяти дней после получения предложений к перспективному плану передает составленный перспективный план работы администрации членам комиссии по планированию;
5) после обсуждения проекта перспективного плана на заседании комиссии по планированию (согласования с заместителями главы администрации) в течение трех дней председатель комиссии (структурное подразделение) вносит в проект перспективного плана все запротоколированные на заседании (внесенные заместителями главы администрации) корректировки и передает проект перспективного плана на утверждение главе администрации;
6) утвержденный распоряжением главы администрации перспективный план работы администрации передается в течение двух дней структурным подразделениям администрации, органам отраслевой и межотраслевой компетенции, комиссиям при администрации, представительному органу власти, областной администрации, общественным организациям, а также публикуется в местной печати. Текущие планы администрации составляются на квартал в соответствии с перспективным планом работы администрации, а также с учетом решений представительного органа власти и правовых актов областной администрации и разрабатываются за полтора месяца до начала планируемого периода. Порядок разработки текущих планов аналогичен порядку разработки перспективных планов.
Контроль за выполнением текущих планов осуществляют глава администрации, заместители главы администрации и управляющий делами администрации в соответствии с распределением обязанностей.
1.23 Технология разработки и реализации управленческих решений
Основной формой воздействия органов муниципального управления на управляемый объект являются управленческие решения, от качества подготовки которых зависит эффективность их деятельности по руководству хозяйственным, социально-экономическим и культурным развитием соответствующей территории.
Управленческое решение — это план разрешения, ликвидации проблемы.
Управленческие решения классифицируются по различным основаниям: функциональному содержанию, организации разработки, продолжительности осуществления, сфере действия, широте проблематики, причинам возникновения, методам разработки, организационному оформлению, иерархии управления и др.
Процесс подготовки и реализации управленческих решений включает несколько этапов.
На первом этапе осуществляется выявление проблемной ситуации в объекте управления, для решения которой требуется управляющее воздействие системы управления. Проблемные ситуации возникают при отклонении нормального процесса функционирования объекта управления в результате внутренних и внешних возмущений, а также в результате анализа итогов функционирования объекта управления в прошедшем периоде, оценки степени использования ресурсов и т. п. Проблема может быть поставлена вышестоящей организацией. Формирование проблемы и цели управленческого решения осуществляет руководитель.
