Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому
аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и
планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и
отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти
функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм.
Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере
деятельности, составляет систему документации.
Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое
значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом.
В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов
информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор,
фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и
усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и
культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения
потоков информации, установления необходимого и достаточного количества
видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций
управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно
переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в
механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации.
Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и
механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости
от степени упорядочения документации, для обработки которой они
предназначены. Основным направлением совершенствования документации
является унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию".
Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей
продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров" (ГОСТ Р
1.0-92).
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно- технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом (Большой энциклопедический словарь или ГОСТ Р 1.0-92). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).
Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм,
их информационных элементов и систем документации возложена в стране на
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации
(в настоящее время Государственный комитет РФ по стандартизации, метрологии
и сертификации включён в состав Министерства промышленности и торговли РФ).
Результатом работы по унификации документов могут быть:
. общероссийские унифицированные формы;
. отраслевые унифицированные формы;
. унифицированные формы документов предприятия;
"Унифицированная система документации состоит из взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности".
Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются Министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.
Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов,
при этом обязательно учитывая возможность их компьютерной обработки. Так,
министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство
здравоохранения РФ-за медицинские, Государственный комитет Российской
Федерации по статистике за унифицированные формы первичной учётной
документации. Новые унифицированные формы первичной учётной документации
утверждены Госкомстатом 30 октября 1997 года.
Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.
В Положении "О государственной архивной службе России", утверждённом Указом
Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552 в числе главных задач
государственной архивной службы России (Росархив) указано: "координация
деятельности федеральных органов государственной власти в области ...
делопроизводства, развития совместно с этими органами государственной
системы делопроизводства и унифицированных систем документации". Росархив в
соответствии с возложенными на него задачами "осуществляет межотраслевое
организационно-методическое руководство и контроль за ... организацией
документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти".
Росархив "проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями
независимо от их ведомственной подчинённости требования законодательства в
области организации документов в делопроизводстве". Росархиву предоставлено
право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам
организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать
обязательные для исполнения нормативно-методические документы по
организации документов в делопроизводстве.
Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:
. Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой ведётся разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, её примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учёт, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.
Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять
собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе
современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота
(включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и
использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел,
описи дел и т.д.).
. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах
Российской Федерации. - М., 1994.
Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции Российской Федерации.
Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и
особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания,
инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов,
построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля
исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел,
формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление
дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное
хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении
документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления
содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации
делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и
ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы
делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть
положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной
организации.
. ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно- распорядительной документации Требования к оформлению документов. М.:
Госстандарт России, 1997.
Стандарт распространяется на документы "которые фиксируют решения
административных и организационных вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: федеральных
органов государственной власти, органов государственной власти субъектов
Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду
с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов
местного самоуправления; предприятий, организаций и их объединений
независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности".
. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
Правила условно можно разделить на две части. В первой (разделы 2-4) детально освещены вопросы делопроизводственные:
= требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;
= порядок формирования дел в делопроизводстве;
= организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
= порядок выделения документов к уничтожению;
= подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.
В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.
Для коммерческих организаций, не предающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.
. Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).
. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.
Кроме того надо знать, что работа с определённой категорией документов регламентируется специальными актами. Так, правила работы с бухгалтерскими документами отражают:
o Федеральный закон о бухгалтерском учёте. От 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
o Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ (в ред. Приказа Минфина
РФ от 19.12.95 № 130);
o Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете
(утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105);
При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения
трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв.
Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в ред. от 2
августа 1985 г., с изм. и доп. от 19 октября 1990 г.).
Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно- методических актов новыми.
Но помимо того, что надо знать КАК выполнять ту или иную работу, надо ещё иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.
