Организации (фирме) полезно иметь:
o Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением
Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72).-М.,
1995.
o Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата
ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42).- М, 1988.
o Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (Утверждены
Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября
1993 г. №152)-М., 1993.
o Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. (Утверждены
Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №
189/11-64).- М., 1988. -
o Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров. - М., 1991 (нужен для работы с кадровой документацией).
Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.
Что же можно найти в указанных выше документах?
В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" предусмотрены действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 -210х297 мм., напечатанная с одной стороны.
Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31
строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка
(2450 знаков) - через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) -через 1
интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.
В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" в зависимости
от состояния оригинала, с которого производится печатание,
предусматриваются три группы сложности:
I группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал.
II группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками,
затрудняющими прочтение, до 50% текста.
IIIl группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством
поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский шрифт.
Группы сложности надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если текст вводится с рукописи.
Кроме того, в нормах времени учитывается печатание без вертикального графления и с вертикальным графлением, печатание с диктофона. Печатание на типовых бланках (формах, таблицах) имеет уже другие нормы.
Эти же нормы с незначительными поправками используются и при печати документов на компьютере. При этом надо учитывать отличия во вспомогательных операциях (прокладка листов копировальной бумагой и закладка листов в пишущую машину с одной стороны; включение компьютера, вызов программы, сохранение файла и его печать на принтере - с другой).
Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению документов. Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день. Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприятии помните, что качественная постановка делопроизводства требует профессиональных знаний.
3. Правила оформления документов.
Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел
юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определен ГОСТ Р
6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт
устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению
реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов;
требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов
субъектов Российской Федерации.
3.1. Реквизиты документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - отметка для автоматического поиска документа.
Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,
02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов
09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при
применении трафаретных текстов документов.
При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13,
14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.
3.2. Требования к оформлению реквизитов документов
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в
соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в
соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на
бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО).
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору
управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации, являющейся автором документа, должно
соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии -
полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций
субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве
государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и
национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное
наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на
иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в
уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке
располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала,
территориального отделения, представительства, структурного подразделения
организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее
организацию.
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера
телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов,
телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией,
регламентируется уставом (положением об организации) и должно
соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме
наименование вида документа не указывают.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола
- дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами
документа являются несколько организаций, то датой документа является
наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998
г. следует оформлять 05.01.98.
Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц,
день месяца.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно -
цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который
можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре
дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер
документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из
регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный
номер и дату документа, на который дается ответ.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если
затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и
"Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают
с учетом принятого административно - территориального деления, и оно
включает только общепринятые сокращения.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.)
проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять
данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к
государственной тайне и конфиденциальной информации.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. Наименования организации и ее
структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица,
которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько
структурных подразделений одной организации, то их следует указывать
обобщенно.
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый
адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной
Почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед
вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве
адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется
организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем
фамилию и инициалы получателя.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или
специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным
лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без
кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением,
решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО
(без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже,
его даты и номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем
углу документа.
Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает
фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и
дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок
согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на
вопросы: о чем (о ком) или чего (кого). К тексту документов, оформленных
на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа,
которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии
с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о
государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при
направлении их: в федеральные органы государственной власти, органы
государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в
организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта
Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов
Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в
виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в
именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица
множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете",
"владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные
словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны
быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной
странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах
печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части
указывают причины, основания, цели составления документа, во второй
(заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -
распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без
пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других
организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
наименование документа, наименование организации - автора документа, дату
документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует
разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими
цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций,
действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных
руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица
единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от
третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица
множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали",
"выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их
структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих
описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму
изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа
("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия
установила").
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица
множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу
выделить"); - от третьего лица единственного числа ("министерство не
возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его
наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии
нескольких приложений их нумеруют.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом
верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного
документа, его даты и регистрационного номера.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение,
отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложение к нему,
всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то
отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5
экз. в первый адрес.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке
документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная
подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в
подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными
лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи
располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,
подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии
с распределением.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с
указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается
ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед
наименованием должности.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с
которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной
подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись
визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при
необходимости - должность визирующего. Визы проставляют на последнем листе
подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа
(письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном
листе.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,
предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц,
фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют
печатью организации.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита
"Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица,
заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой
по усмотрению организации.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество)
исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе
располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает
следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о
его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об
исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть
подписана и датирована исполнителем документа или руководителем
структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и
дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в
виде штампа.
Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код
оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
