Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5;
допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
o 20 - левое; 10 - правое;
o 20 - верхнее; 10 - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых
тонов.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств
оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной
техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение
составляют бланки организаций с изображением Государственного герба
Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.
Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и
продольный.
Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06
допускается располагать на уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 07, 08, 12,
ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон
расположения реквизитов размещают одним из способов: центрованным (начало и
конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения
реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы
зоны расположения реквизитов).
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица
устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме
письма.
Бланки структурного подразделения организации или должностного лица
проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное
лицо имеют право подписи.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает
реквизиты 01, 02, 03, 06. Бланк письма в зависимости от учредительных
документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при
необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения
реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланк конкретного вида
документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов
организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные
отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с
русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06,
07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне
продольного бланка.
Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи
печатающих устройств средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные
лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и
т.п.).
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие
страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине
верхнего поля листа.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
4. Распорядительная система документации.
Назначением распорядительной системы управления является регулирование
деятельности, позволяющей обеспечить реализацию поставленных задачи
получить от этого максимальный эффект.
С точки зрения принятия решений документы, относящиеся к распорядительной документации делятся на 2 группы:
n документы, издаваемы в условиях коллегиальности
n документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
По уровню управления: РФ, субъекты Федерации, муниципальные органы власти, органы местного самоуправления, отраслевые объединения, органы первичного звена управления предприятием.
К наиболее распространённым видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.
Подготовка основных видов распорядительных документов в основном
аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий
различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат
коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия
(приказ, распоряжение).
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному
или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам.
При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут
создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или
квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное
условие, обеспечивающее качество документа, -достаточная компетентность
лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше
требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина
знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).
Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.
Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в ем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений Правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам.
Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" {"решил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
Слова "постановляет" ("ПОСТАНОВИЛ"), "решает" ("РЕШИЛ"), "предлагаю",
"ПРИКАЗЫВАЮ" печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е.
они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть
документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке
прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами "постановляет" и
"решает" указывается название коллегиального органа.
Правительство Российской Федерации постановляет
Коллегия решает
Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К
формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие
требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее
изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими
различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений
типа: "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить", "активизировать",
"обратить внимание" и т.д. Сформулированные таким образом поручения
расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и
нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются
арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация,
структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в
приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель
указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например:
директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие
выражается глаголом в неопределенной форме - "подготовить", "зачислить",
"организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок
исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых
работ.
Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей.
Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный
срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в
отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень
документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного
акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается
лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые
даются в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагаемую
инструкцию по делопроизводству). Реквизит "Приложение" после текста
распорядительных документов самостоятельно не оформляется.
Пример оформления приказа:
Администрация N-ской области
Управление школ
ПРИКАЗ
05.05.98 № 42 г.
N-ск
О подготовке школ области к новому учебному году
В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году
ПРИКАЗЫВАЮ:
1 Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.98.
2 Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.06.98.
3 Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до
15.08.98. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.
4 Создать приемочную комиссию в составе: (указываются должности и фамилии)
5 Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника
Управления школ Тимофеева С.И.
Начальник управления подпись
О.И.Леонтьев
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в котором чётко и
кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога
"О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных
(например, "О назначении...", "Обутверждении...", "Обведении...", "О
создании...") или существительных, указывающих на предмет (например, "Об
итогах...", "О мерах..."). Для ряд а типовых управленческих ситуаций,
требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации
учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между
руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную
численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные
инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные
формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок
расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы
о приеме на работу, переводе на другую работу, о предоставлении отпуска,
прекращении трудового договора (контракта). Эти формы являются
унифицированными формами первичной учётной документации, утверждёнными
Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. №71 а. При оформлении
таких приказов фактически только заполняются предложенные формы.
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению.
Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав
реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения - автора,
название вида документа, дата, индекс (номер), место составления,
заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.
Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядительных документов.
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект
распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило,
проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом
пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект
внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию.
Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое
внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и
отчеств.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись.
Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем.
Постановление и решение имеют две подписи - председателя и секретаря
(управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр
документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный
документ после подписания не вносятся.
Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.
Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.
5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Эффективность рациональной системы документооборота.
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия
решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она
фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления
(делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия
рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От
её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора
решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за
исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в
деятельности фирмы, организации, предприятия.
Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением: управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. В небольших учреждениях, фирмах, где объём обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта.
Служба делопроизводства, как самостоятельное структурное подразделение, возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации. Объединение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например, вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой.
Основными задачами такой службы является постановка и ведение информационно-
документационного обеспечения управленческой деятельности организации на
уровне современных требований. На службу делопроизводства обычно
возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства
(информационно-документационного обеспечения управления) в организации,
единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения)
и кончая сдачей в архив (или уничтожением).
Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.
В зависимости от объёма работ (объёма документооборота организации) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений, например, секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют заместители руководителя учреждения); экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.); бюро учётно-справочной работы (в нём могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания); бюро контроля; бюро писем и приёма граждан; группа печати и размножения документов; отдел автоматизации; архив и др.
В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведёт один секретарь.
Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства также определяются исходя из функций и объёма работ службы. Кроме того, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такого руководитель подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела ответственным за ведение делопроизводства.
Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения организационно-правового положения службы, её структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы: положение о службе делопроизводства и должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства.
Без грамотной постановки делопроизводства на предприятии, эффективная
деятельность становится невозможной. Подразделения погрязают в бумагах.
Отсутствует возможность грамотно планировать работу, т.к. нет четкости в
доведении распорядительно-информационной документации до сотрудников
компании. Незнание норм времени на выполняемые виды работ не позволяет
правильно распределять работу и планировать рабочий день.
Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприятии необходимо помнить, что качественная постановка делопроизводства требует профессиональных знаний.
Список использованной литературы
Т.В. Кузнецова. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.
В.А. Кудрявцев и коллектив авторов "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998
ГК РФ по стандартизации, метрологии и сертификации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97
