строительного производства. Эффективное оперативное управление
строительными бригадами может быть осуществлено только на основе
системотехники строительства и создания новой информационной технологии.
Анализ разработанных автоматизированных систем, функционирующих в
строительной отрасли показал, что в большинстве случаев разработанные
системы управления "зависали" на верхних уровнях руководства министерств,
объединений, трестов и строительно -монтажных управлений, не доходя до
рабочих мест и строительных бригад. Интеграция верхних и нижних уровней
управления, реализация всех функций управления (планирования, учета,
оценки, регулирования и стимулирования) и целенаправленное воздействие всей
системы управления на рабочие места долгие годы не находили комплексного
внедрения на всех этапах создания бригадами готовой строительной
продукции, что "распыляло" информационные ресурсы при управлении и создании
АСУ. В то же время информационные ресурсы строительного производства
являются таким же богатством, как и материальные ресурсы (металл, цемент,
лес и др.) и эффективность промышленной эксплуатации информационных
ресурсов, как одной из интегрированных систем, все в большей степени
определяет экономическую эффективность капитального строительства в целом.
С.о.т. и разработка новой информационной технологии управления
строительными бригадами в условиях современных организационно-
экономических преобразований и технологических инноваций на основе
комплексной увязки функций управления , планирования, учета, оценки,
регулирования и стимулирования производства, применения разработанных
методов и моделей подготовки и управления производством строительных
работ, а также рациональной интеграции с верхними уровнями иерархии
управления строительством обеспечивает возможность качественного
повышения эффективности капитального строительства.
С проблемой электронного документа тесно связана проблема
электронного документооборота, автоматизации ДОУ[2].
В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено
большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД),
характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными
средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует
унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие
названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система
автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления
делопроизводством, распределенная система управления документами,
электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и
разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область
информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента,
и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или
побочный продукт при решении других более сложных задач.
Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-
40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои
разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие
уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД
разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не
выставляются.
К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря
на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок,
появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их
лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по
системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не
говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние
опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и
оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и
практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в
сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим
стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на
внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами
(не говоря уже об экономическом эффекте).
Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым
экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств
или недостатков той или иной АСУД[3].
Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД.
Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно
системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о
комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в
организации.
Вторая характеристика системы - специализированная это система
или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально
для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена
для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?
В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость
системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем
документооборота.
При выборе потребителями необходимой системы прежде всего
следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД.
На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:
1) сложные иерархические структуры (министерство, ведомство,
корпорация, банк и т.п.);
2) территориальные органы управления (администрации городов,
субъектов федерации, муниципалитета и т.п.)
3) коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего
уровня.
Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный
характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД.
Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений.
Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки
компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других,
для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании
"Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок
предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно
обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима",
"Центринвестсофт" и других[4].
Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям
делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие
модификации, разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта
система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает
существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого
рода системам.
Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали
специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии
Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы
документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого
направления стала система документационного обеспечения "Office Media".
Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes
и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-
управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями
системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих
структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения
документов, информационной поддержки внешних контактов организации,
управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие.
Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная
так называемая "корпоративная система электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства".
Еще одним примером АСУД можно назвать разработку
Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр"
системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации
"Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных
структурах управления.
Назначением системы является автоматизация основных процессов
обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до
списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение
справочной информации о документах, анализ документооборота организации.
Использование оригинальной технологии обработки документов
помогает более рационально вести документооборот в организации и
обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.
Требования к системе управления документации. Можно
сформулировать определенные требования к современной системе управления
документации в организации.
Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного
обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их
регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и
справочную работу по массиву документов.
Система должна быть построена на единых методологических
принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках
действующих организационно-правовых условий в виде отечественного
законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.
АСУД должна обеспечить полноценное использование
(интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать
принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как
подокументно, так и фактически. Система также должна помогать
администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации,
обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного
доступа.
АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по
определенным компонентам (количество технических устройств и технологий,
количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь
адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.
Актуальной остается задача организационного и кадрового
обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ.
В значительной степени эта задача может быть решена путем
