Проблемы классификации документов
Тема: “Проблемы классификации документов”
Документоведение в различных источниках рассматривается как научная
дисциплина, изучающая закономерность документоведение и разрабатывающая
теоретические и методические вопросы документационного обеспечения
общества.
Документоведение в ряде случаев вызывает теорией делопроизводства.
Понятие «документ» теснейшим образом связан с информацией, поскольку
документ является ее основным носителем.
Крупный советский документовед К.Г.Митяев в своих работах отмечал,
что в широком смысле понятия «документ» обозначает все то, что является
документальным, т.е. основанным на отражении объективной действительности
запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи
письма, изображения, звукозаписи.
Автор книги «Основы информатики» А.И.Михайлов, А.И.Черный,
Р.С.Гильяревский полагают, что «в широком смысле документами можно считать
не только надписи, рукописи и печатные издания, но и произведения
искусства, музейные экспонаты минерального, ботанического, зоологического
или антропологического характера. Документом признается любой материальный
объект, который фиксирует или подтверждает какие – либо знания и может быть
включен в определенное собрание.
Под документами в узком смысле слова, - писал К.Г.Метяев, - обычно
понимаются письменные, отвечающие установленным требованиям за
свидетельствования, удостоверяющие факты и права, обязательства и служащий
для их доказательства (например удостоверения, дипломы, договоры).
Ссылаясь на многие источники, автор назвал виды документов; письменные,
исторические, архивные, печатные, документы, имеющие юридическое значение
(акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом об образовании), служебные
(заключение должностного лица, письменный доклад, донесение, служебное
письмо).
А.И.Михайлов, А.И.Черный, Р.С.Гиляревский дают определение научного
документа, а также первичного и вторичного документов. Под научным
документам авторы понимают и материальный объект , содержащий закрепленную
научную информацию, предназначенный для ее передачи во времени и
пространстве и используемый в общественной практике. По форме резличают
документы: текстовые, (книги, журналы, рукописи) графические или
изобразительные (чертежи, схемы, графики) аудиовизуальные (звукозаписи,
кинофильмы).
Первичным научными документами МЧГ называют документы, отражающие
непосредственные результаты научно-исследовательской и опытно-
конструкторской деятельности. Вторичными называются документы,
представляюшие собой результаты аналитика –синтетической и логической
переработки научной информации, содержащийся в первичных документах.
В своей практической деятельности информационные органы к первичным
научным документам относятся научно- технические журналы, брошюры, книги,
отчеты о научно-исследовательских работах.
В качестве вторичных научных документов признаются реферативные
материалы; реферативные карточки, экспресс информации, диссертации и, а
также обзорные; статьи и брошюры, библиографические описания, выполненные
по материалам информационных изданий.
Подобное понимание первичных и вторичных документов используется
библиотечно-библиографической практике, стой лишь разницей, что справочное
издание, отнесены здесь к вторичным документам.
В теории и практике делопроизводство и архивного дела документальные
материалы как первоисторические сведения получили названия первичных
документов и первичной информации. А различные сообщения , содержащиеся в
архивных справочниках и информационных документах (описях, каталогах), -
вторичных документов или вторичной информации.
Вторичные документа создаются в целях облегчения поисков первичных
документов, характерной особенностью первичных документов в
делопроизводстве учреждения и в архивах является объединение их в первичные
комплексы, так называемые единицы хранения и установление строят системы их
классификации.
Для вторичных документов в архивах характерно разграничение их на
элементарные составные части; отдельные описательные статьи, аннотаций и
характеристики. Вторичные документы, несут свернутую информацию.
Информация в переводе означает сведения данные. Понетие « информация»,
применячймая в социально гуманетарных науках, может быть исталкованно как
некоторое совокупость сведения ,определяющих меру наших знаний о тех или
иных событиях, явлениях, фактах и взаимосвязи.
По А.Д.Урсулу, информация это отаженное разнообразие, тоесть только то
разнообразие которое отражаюший объект воспринимает об отражаймом объекте.
Отсюда информация – это особая форма связи между элементоми в системе,
если нас интересует именно это связи, то всякую систему мы можем назвать
информациой.
Возникновение и развитие киберненики существенно расширело понятие
термина «информация». При этом традиционное определение термина
сохронияется как частный случай общего щирокого понятия информации ставшего
в наше время одним из основных понятий кибернетики.
Все процессы регулирующие и упровляюжие поведением как простых, так и
сложных, в том числе само организующихся систем, кибернетика рассматривает
как неприрывный процесс воспринытия, передачи и переработки информации.
В этом смысле информация преобретает большую многогранность и
расматривается в разных аспектах матемаическая теория информации
отфлегается от содержательной стораны информации и рассматривает только
колличественную сторону информации, иропускну способность каналов передачи,
обьем и хранение информации запоменающих устройствах, а так же вопросы
обеспечения достоверности хранения и передачи информации.
Л.Бриллюэн говорит, что информация есть сырой материал и состоит из
простого собрания данных, тогда как знание предполагает некоторые различия
и классификации.
Документолистика концетрирует свое внимание в основном на разрабодке
проблемы оптимизации документальных систем с точки зрения документирования
деятельности и поиска информации с рименнением средств кибернетики. Одна из
задач документолистика – широкое развитиемного кональных систем как таблиц
с множеством ходов и соответственно, развития матричных форм документов
(перфокарты, магнитные карты и ленты), расчитанных на такие ситемы.
К «информационной науке» Д.Л.Томсон относит иследоввания свойств, и
«поведение» информации: силы, упровляющие потоком информации: средство
обработки с целью обеспечения ее оптиматьной допустимости и использования.
Обзор и анализ термнов, для определения научной дисциплины, связанной с
информационными процессами, даны МЧГ.
По определению авторов, информаник – это научная дисциплина, узучающяя
структуру и свойства (некоткретное содержание) научной информации, а также
закономарости научноинформационной деятельности, ее теорию, историю,
методику и организацию. Целью информатики является раработка оптимальных
способов и средств при уставлении записи, сбора аналитико-синтетической
переработки, хранение поиска ираспространение научной информации.
Информатика имеет дело со смысловой симантической снформацией, но
незанемается каческванной оценкой этой информации. Такая оценка может
производится лишь специалистами конкретных областях науки или практической
деятельности.
Винформатике как научной дисциплине мы сталкиваемся с такими понятиями,
как научная информация, «научно-информационноыя деятельность».
Научная информация – особый класс информации, которая в толичии от
понятия информации, в широком смысле слова всегда втой лил иной степени
организованно, т.е. обобщена, классифицированна, свернуто или одним словом
обработана.
Под научно информационный деятельносмтью понимается «самостоямельная
часть научного труда» выделившаяся в ходе его общественного разделения и
имеющяя свои задачи обеспечения заииинтересовонных специалистьв
необходимыми им сведениями о результатах научных исследований и технических
разработок, о производственном опыте.
Объектом научной информации в этом плане следует считать как исходные
данные (первичная информация), так и обобщенные материалы результаты
обобщения, анализы классификации свертвание первичной информации.
Учитывая все ускоряющийся рост обьемов накапливаемый документной
информации, сложность методов ее обработка, в том числе свертывание с
решением об изьятии из постоянного хранения той части, которая достаточная
полнотой зафиксированна в свернутых документах, является важнейший
проблемой информатики- и в первую очередь применяли только в архивных
документах.
В заключении целесообразно поставить некоторые общие вопросы, связанные
с проблемой классификации документной информации.
Первым из них является, на мой взгляд, вопрос об организации
современных документных систем в нашей стране. Объектами изучения в работе
были системы классификации по различным видам документации – книг,
патентов, делопроизводственных и архивных документов, письменных
исторических источников. На практике нет таких “чистых” комплексов узкого
плана, а напротив – в современных условиях для всех документных систем
характерно наличие общих разновидностей документов – таких, как положения,
уставы, планы, отчеты, технические условия, нормативная документация,
протоколы, решения, описания изобретений, открытий, чертежи, рукописи
научных трудов, монографии и т.п.
Все материалы в составе библиотек, справочно-информационных фондов,
фондов патентной документации, стандартов, в делопроизводстве и архивах
хранятся не только в виде традиционных подлинников документов на бумажной
основе, но и в других видах – фотокинофонодокументов, записей на лентах
автоматических приборов, на магнитных лентах и т.д. во всех документных
системах носители информации могут быть так же в виде микрофильмов и
фотокопий. Эти документы, подобно технической документации, хранятся
обособленно.
Общностью характеризуемых документных систем является и то, что их
организация в миниатюре копируется в масштабе конкретного учреждения,
организации, предприятия, абсолютное большинство которых имеет следующие
информационные фонды: общий архив, патентное бюро, бюро нормализации и
стандартизации, технический архив.
