следовать некоторым процедурам учета, которые предписываются нормативами. В
целом, частая сменяемость бухгалтерского персонала может быть тревожным
фактом.
Очень важной характеристикой эффективной системы внутреннего контроля
является должностной разделение функциональной ответственности.
соответствующее разделение обязанностей является обязательным условием
эффективности процедуры контроля.
Перечисленные ниже четыре вида функций должны входить в обязанности
различных подразделений или различных служащих бухгалтерии.
1. Санкционированное хозяйственных операций. Эту обязанность
выполняют служащие, которые имеют право санкционировать записи
хозяйственных операций. Санкционированное бывает общее, касающееся
определенного вида операций (например, всех продаж) или специальное
(например санкционирование продажи важного актива).
2. Регистрация хозяйственных операций. Учет и запись операций
(ведение отчетности), в настоящее время для регистрации хозяйственных
операций все чаще используются компьютерные технологи.
3. Обеспечение сохранности активов в ходе хозяйственных операций .
Подразумевается фактическое расхождение принадлежащими предприятию активами
или контроль за ними.
4. Периодическое сопоставление существующих активов с суммами,
записанными на счетах. Здесь предполагается регулярная инвентаризация
активов и принятие соответствующих мер в случае расхождения.
Несовместимость обязанностей - это такая комбинация, при которой
служащий, совершивший ошибку или исказивший информацию, может скрыть этот
факт в ходе своей обычной деятельности. Обязанности должны быть
распределены таким образом, чтобы ни кто из служащих не выполнял две или
более из вышеперечисленных функций. Первая и четвертая функции являются
управленческими, вторая функция - учетная, а третья функция - функция
хранения. Разделение этих функций между различными лицами и подразделениями
имеет два преимущества: 1) труднее преднамеренно исказить информацию, так
как потребовало бы сговора двух или более лиц; 2) за счет координации
действий (рассмотрение различных аспектов одной и той же хозяйственной
операции) легче обнаружить и исправить непреднамеренные ошибки.
Надзор является важным элементом контрольной среды. Персонал
предприятия и компьютерные системы выполняют функции учета и процедуры
контроля предприятия. Контролер, осуществляя надзор за работой работника по
кредитованию, может, например периодически сравнивать сальдо на счетах
дебиторов с итоговыми данными счета.
Контролер или должностные лица могут исправлять ошибки, найденные
служащими, а также принимать и санкционировать решения, касающиеся системы
учета предприятия. Надзор является важным средством управленческого
контроля и условием функционирования системы внутреннего контроля в целом.
Контроль к активам заключается в том, что реальный доступ к активам,
документам, важным записям и бланкам должен быть ограничен уполномоченными
на то лицами. Такие активы, как ценные бумаги, не должны быть доступны тем,
кто ими не распоряжается. Так, не должен быть разрешен доступ к записям о
затратах и учету полученных счетов тем лицам, которые не отвечают за
ведение учета.
Некоторые бланки важны для учета и контроля и доступ к ним следует
ограничивать. Тот, кто не отвечает за учет продаж, не должен иметь
возможность свободного доступа к бланкам счетов-фактур и накладных. Лицо,
не занимающееся выплатой наличных, не может получать чеки. Иногда доступ к
бланкам равносилен доступу к важным активам. Например, лицо, имеющее доступ
к чистым бланкам чеков, фактически имеет доступ к свободным денежным
средствам.
Ряд работников предприятия несет ответственность за учет и
регистрацию активов и обязательств. Они должны проводить периодическое
сравнение записанных сумм с данными документов, подтверждающие их
существование и оценку. Служащие бухгалтерии могут осуществлять
периодическое сравнение. При этом лица, проводящие сравнения, не должны
заниматься санкционированием соответствующих хозяйственных операции, учетом
и регистрации операций или отвечать за хранение активов.
Периодически проверяется наличие денежных средств в кассе, ценных
бумаг, подтверждаются суммы на счетах к получению и на счетах к оплате, а
также другие операции. Цель этих операций - определить, отражает ли
бухгалтерская документация активы и пассивы предприятия. При частых
сопоставлениях легко обнаружить ошибки в бухгалтерских документах.
Очевидно, что частота проведения сопоставлений должна определятся
соотношением затрат и прибыли. Очень частые (например, раз в неделю)
подсчет, сопоставление и подтверждение активов обычно не делаются, кроме
исключительных случаев (очень большая ценность активов, большая вероятность
потерь или ошибок).
1.2. Направления и процедуры контроля
На предприятиях применяются процедуры контроля. Процедуры контроля
направлены на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений,
которые могут возникнуть в процессе учета хозяйственных операций.
Существует много различных процедур контроля, каждая из которых должна
предотвращать ошибки определенного вида (или нескольких видов) и искажений
информации, представленной в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Основные категории ошибок и исправлений
|Категории ошибок и искажений |Пример |
|Записаны хозяйственные операции,|Продажи и обязательства не |
|которых не было в |сущест-вующих заказчиков; |
|действительности; | |
|Фактически совершенные |Не зафиксирована отгрузка |
|хозяйственные операции не |партии товаров заказчику; |
|записаны на счетах ; | |
|Совершены и записаны |Продажа в кредит |
|несанкцио-нированные операции; |несанкционирова-на, но товары |
| |отгружены и заказчику выставлен|
| |счет без требования |
| |предварительной оплаты; |
Продолжение табл.1.1
|Категории ошибок и искажений |Пример |
|Хозяйственные операции |Продажа филиалу отражена как |
|зафиксиро-ваны не на тех четах; |продажа сторонним организациям, |
| |или сумма занесена на другой |
| |дебиторский счет; |
|Записанные суммы не точны; |Заказчику выставлен счет и |
| |записана неверная сумма продажи,|
| |так как отгруженное количество и|
| |количество на счете не совпадают|
| |и зафиксирована цена за единицу |
| |другого продукта; |
|Учет хозяйственных операций не |Данные о продажах в целом |
|завершен; |отражены на бухгалтерских |
| |счетах, но некоторые из них не |
| |отражены на соответствующих |
| |субсчетах дебитор-ской |
| |задолженности; |
|Хозяйственные операции учтены не|Отгрузка товара в январе |
|на тот период. |(следующего года) записана как |
| |продажа, и предъявление счетов к|
| |оплате отнесено на декабрь. |
| |Отгрузка за декабрь записана как|
| |продажа в январе, и предъявление|
| |счетов к оплате отнесено на |
| |январь. |
Вместо длинных перечислений процедур контроля на данном этапе
рекомендуется исследовать направления, для достижения которых применяются
процедуры контроля. Хозяйственные операции всех видов должны
контролироваться по семи основным направлениям, обозначенным в таблице 1.2.
Каждому направлению соответствует тип основных ошибок и искажений
перечисленных в таблице 1.1.
таблица 1.2.
Направления внутреннего контроля
|Направления |Общее |Контрольный пример |
|контроля | |(счета к получению) |
|Реальность; |Зафиксированные операции|Зафиксированные |
| |действительны и |операции подтверждены |
| |зафикси-рованы данными |данными счетов-фактур,|
| |документов; |отгрузочных документов|
| | |и заказами клиентов; |
|Полнота; |Все фактически |Все отгрузочные |
| |совершен-ные операции |документы |
| |зафиксирова-ны, не одна |пронумерованы и |
| |не пропущены; |приложены к |
| | |счетам-фактурам; |
|Разрешение; |Операции санкционированы|Продажа в кредит на |
| |в соответствии с |сумму свыше 50000 |
| |политикой предприятия; |тысяч рублей |
| | |предварительно |
| | |санкционирована; |
Продолжение табл. 1.2.
|направления |общее |Конкретный пример |
|контроля | |(счета к получению, |
| | |оплате) |
|Точность; |Все суммы должным |В счетах-фактурах |
| |обра-зом исчислены; |отражено правильное |
| | |количество; |
| | |арифметических ошибок |
| | |нет; |
|Классификация |Операции отнесены на |Отпуск материалов в |
| |соответствующие счета; |цехи предприятия, |
| | |отражены как |
| | |внутризаводской |
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10
