Документооборот фирмы стандарты
Международный Славянский Университет
реферат по курсу
«Документационные системы управления»
на тему
«Документооборот фирм. стандарты»
выполнила __________
ФЭИОП, VI курс, с.о. бухучет и аудит
проверил Поздняков В.Я.
Москва, 1999
План
1. Сущность документационной системы управления
2. Основные нормативно-методические документы по делопроизводству
3. Правила оформления документов
4. Системы документации
5. Эффективность рациональной системы делопроизводства
Сущность документационной системы управления
В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим
образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными документами. Наряду с термином
«делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин
«документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с
изменением организационно-технической основы делопроизводства и
методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным
благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств
вычислительной техники и современных информационных технологий создания,
сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в
управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления»
как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в
современной организации делопроизводства.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводств. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата , т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы: прием первичная обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация; контроль за исполнением; информационно-справочная работа; исполнение документов и отправка.
Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование».
Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных
носителях по установленным правилам. Документирование — регламентированный
процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее
юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным
правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными
традицией.
Создание документов или документирование может осуществляться на
естественном языке или на искусственных языках с использованием новых
носителей информации. При документировании на естественном языке создаются
текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию,
зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ
на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на
экране электронно-лучевой трубки.
При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях — документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно- вычислительной машиной
Важное значение при документировании имеют средства документирования
- орудия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть
простые орудия (ручки, карандаши и др.), механические и электромеханические
(пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото кино- и видеотехника н др.);
средства автоматизации - компьютерная техника. В зависимости от
используемых средств документирования различаются способы документирования
(текстовое документирование, кино фото фонодокументирование, электронное
документирование) и типы создаваемых при этом документов.
При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы, при использовании звукозаписывающей техники - фоно- (или звуковые) документы; при применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы, с помощью компьютерной техники - письменные документы на бумажном или электронном носителе, а также документы на машинных носителях.
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления,
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой
разновидности документов комплексом реквизитов -обязательных элементов
оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись,
дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные
требования к оформлению организационно-распорядительной (административной)
документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р б.30-97
«Унифицированные системы документации. Система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего их
29), но и зоны и последовательность и размещения на документе.
Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе
составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован
государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа
необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их
расположения на документе. Наличие формуляра, установленного
государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и
единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в
стране.
В обществе документы являются основными носителями управленческой,
научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.
Документы — носители первичной информации, именно в документах информация
фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других
источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих
переработанную, вторичную информацию.
Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает еe сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания.
В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальны. К общим функциям документа относятся: информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию -причина появления любого документа; социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью; коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями, культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;
К специфическим функциям документа относятся: управленческая: документ является инструментом управления, этой
функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые
документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально
создаваемые для реализации целей управления; правовая: документ является средством закрепления и изменения
правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены
законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для
фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие
правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного
доказательства это может быть любой документ); функция исторического источника: документ выступает в качестве
источника исторических сведении о развитии общества; эту функцию
приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно
12—14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные
функции и поступят на хранение
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы
человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные,
технические (конструкторские), технологические, производственные и др.
Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации.
Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего
государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и
составляют собственно объект делопроизводства.
Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации: организационно-правовая документация, плановая документация; распорядительная документация; информационно-справочная и справочно-аналитическая документация, отчетная документация; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность); документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация, документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например на производственном предприятии - это производственная документация, в лечебном учреждении - система медицинской документации, в вузе - система документации по высшему образованию и т.д.
