В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 1996 г. В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.
Регистрационный индекс документа (10). Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение документа под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например) приказов) это обычно порядковый № дела с начала года, Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. .
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.
Ссылка на регистрационный номер а дату документа (II). Этот реквизит
проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки
переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на
№ 02-13/36 от 04^09.98.
Место составления или издания (12).
Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам именование организации» и «справочные данные об организации» целесообразно его проставление на всех документах, Место давления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.
Гриф ограничения доступа к документу (13) реквизит проставляется в
случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е.
секретную или информацию. В первой строке данного реквизита вставляться
следующие отметки: «ДСП» (Для служебного пользования), "Секретно",
«Совершенно секретно».
Адресат (14).
Гриф утверждения документа (15)
Резолюция (16)
Заголовок к тексту (17).
Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок
может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5
(сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и
точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он
необходим для эффективного поиска, регистрации документов без
предварительного прочтения всего текста.
В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например: приказ — о приеме на работу положение — о бухгалтерии - протокол - собрания акционеров должностная инструкция — менеджера по кадрам
Отметке в контроле (18).
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято
на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква
«К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером
или специальным штампом «Контроль», Располагается на уровне заголовка на
левом поле документа.
Текст документа (19).
Текст документа составляют на русском или национальном языке в
соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов
Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в
федеративные органы государственной власти, органы государственной власти
субъектов Российской Федерации: на предприятия, в организации и их
объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации
или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста.
Подпись (21),
Подпись - это один из основных способов удостоверения документов.
Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет
лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.
Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав
подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ
(полное, если документ оформлен на бланке ^организации, и сокращенное, если
использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и
фамилия) без кавычек и скобок
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлога», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности,
Граф согласования (22). Визы (23).
Согласование —это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два
варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с
коллегиальным органом. Гриф согласования располагают ниже реквизита
"Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования
составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких
организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-
то замечания, дополнения или не согласен с документом, то это может
оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании
«Замечания прилагаются».
На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.
Печать (24).
Печать ставят на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования . должности. Различаются печати гербовые и печати .организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.
Отметка о заверении копии (25),
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи —«Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Отметка об исполнителе (26).
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнится документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа а направлении его в дело (27). Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа, руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию (28). По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. Например:
Отметка для автоматического поиска документа (29). Данный реквизит может включать имя диска, файла, содержащего данный документ и другие поисковые данные.
4. Системы стандартов
Стандартизация в соответствии с законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения; безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества; технической и информационной совместимости, а. также взаимозаменяемости продукции; качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений; экономии всех видов ресурсов; безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций; обороноспособности и мобилизационной готовности страны. К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся; государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ); применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ н других общественных объединений.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги,
имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области
их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются
государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии
с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские
классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает
Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной
регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех
государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.
Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы
управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за
соблюдением обязательных требований государственных стандартов.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов,
Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс
основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке
разработки государственных стандартов о построении, изложении и оформлении
стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке
внесения изменений в стандарты) отмены стандартов и др., например ГОСТ I.РO-
92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные
положения.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы
документации и Единую систему классификации н кодирования технико-
экономической информации:
ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-
экономической информации;
ГОСТ 6.03-В3. Унифицированные системы документации, запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
ГОСТ 6.10.4-34. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной темники. Основные положения;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр- образец: ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации.
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
