Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.
Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе
Президента «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от
20 января 1994 г, постановлениях Правительства «Об информационном
обеспечении предпринимательства в Российской Федерации от 1 декабря 1994
г., «Об улучшении информационного обеспечения населения Российской
Федерации» от 12 января 1Э96 гидр.
Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене»
от 4 июля 1996 г № 85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного
участия России в международном информационном обмене в рамках единого
мирового информационного пространства, на защиту интересов Российской
Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований,
защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при
международном информационном обмене. Закон определяет: объектом
международного информационного обмена может быть документированная
информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные
услуги, средства международного информационного обмена, а его субъектами -
Российская Федерация) субъекты Российской Федерации, органы государственной
власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица
Российской Федерации, физические и юридические лица иностранных государств,
лица без гражданства.
Закон устанавливает: право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, ограничения при осуществлении международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации), пополнение государственных информационных ресурсов Российской Федерации путем международного информационного обмена, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам и другие вопросы международного информационного обмена.
Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г
№ 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к
государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах
обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне
закон относит защищаемые государством сведения в области его военной,
внешнеполитической) экономической, разведывательной) контрразведывательной
и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести
ущерб безопасности Российской Федерации. Закон устанавливает полномочия
государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать
сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих
государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и
их носителей, распоряжение сведениями) составляющими государственную тайну,
порядок ее защиты, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны
и другие вопросы.
Положения этого закона нашли развитие в Указе Президента Российской
Федерации «Об утверждении перечня сведений) отнесенных к государственной
тайне» от 30 ноября 1995 г., постановлении Правительства Российской
Федерации «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую
тайну» от 5 декабря 1991 r, постановлении Пенсионного фонда России «Об
утверждении перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию» от
30 августа 1996 г. и др.
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Советом Российской
Федерации 7 июля 1993 г., направлены на совершенствование организации
архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения,
незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за
границу, регулируют формирование) организацию хранения, учет, использование
архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность
архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан,
общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела
(Архивный фонд Российской Федерации, архивный документ, архивный фонд,
архив, архивное дело к др.), характеризуют состав Архивного фонда
Российской Федерации в его государственной и негосударственной частях,
устанавливают право собственности на архивы, порядок передачи этого права и
его защиты, систему управления архивным делом в Российской Федерации,
порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных
документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об
Архивном фонде Российской Федерации и архивах и принципы международного
сотрудничества в области архивного дела.
В развитие Основ законодательства об Архивном фонде Российской
Федерации и архивах приняты: Указ Президента Российской Федерации от 17
марта 19Э4 г. «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской
Федерации», постановление Совета Министров — Правительства Российской
Федерации от 3 марта 1993 г «О порядке ведомственного хранения документов и
организации их в делопроизводстве» и др. Законодательство Российской
Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с
документационным обеспечением, например создание и использование
современных автоматизированных н телекоммуникационных систем (закон
Российской Федерации «О правовой охране программ для электронных
вычислительных машин и баз данным» от 23 сентября 1992 г и другие указы и
постановления), законы и иные правовые акты в области связи: федеральные
законы «О связи» .от 16 февраля 1995 г. и «О почтовой связи» от 9 августа
1995 г, Почтовые правила от 22 апреля 1992 г, принятые Советом глав
администраций связи Регионального содружества в области связи, и другие
правовые нормативные акты.
3. Правила оформления документов
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов) которые называются реквизитами (подпись) печать) текст) название вида документа и т.д.)- Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вила документов, называется типовых формуляром.
Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы) размеры полей) расположение постоянных и переменных реквизитов.
Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Система организационно-распорядительной документации». Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации, Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа) то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:
Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти.
Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.
Эмблема организации ила товарный знак (03). Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило) используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменить наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа.
Код организации (04). Код формы документа (5). Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеет все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа .Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации {ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторе управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.
06 - наименование организации
07 - справочные данные об организации
08 - наименование вида документа
Наименование организации (06, 07, 08). Данный реквизит указывает в документе наименование организации) являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию) закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже.
Если организация подведомственна одновременно нескольким органам
управления или общественным организациям) то указываются не более трех
степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение министерству
и местным органам власти, - то в документе указывают только наименование
Честных органов власти.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду
с русским языком в качестве государственного национальный язык) печатают на
двух языках - русском н национальном. Сокращенное наименование организации
приводят в тел случае, когда оно закреплено в учредительных документах
организации. Сокращенное наименование ( в скобках) помещают ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно
закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном
языке располагают ниже наименования на русском языке,
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
Сведений о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации.
Справочные данные об организации» (07).
Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый к телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.
Наименование виде документе (08). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав, реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов) и печатается прописными буквами.
Дата(09). Дата является одним из основных реквизитов документа) которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения) для протокола -дата проведения заседания. Если авторами документа является несколько opгaнизаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.
