В 1975 г. Министерство морского флота утвердило новые правила оформления грузовых документов при перевозках грузов морским транспортом в каботажном (межпортовое и прямое смешанное железнодорожно-водное сообщения) и в заграничном плавании (экспорт, импорт). Раздел 3 этих Правил заменил собой ранее действовавшую Инструкцию о порядке оформления экспортных грузов в портах ММФ. Эти правила учитывают систему оформления документации транспортно-экспедиционных операций методом однократной записи.
Документы на прием экспортных грузов. Экспортные грузы принимаются морским портом по накладной (железной дороги), товарно-транспортной накладной (автомобильного транспорта), коносаменту (морского флота в каботаже), коносаменту или судовой накладной (речного флота).
ТЭК порта раскредитовывает прибывшие на станцию железной дороги документы на экспортные грузы и получает от нее накладную и приложения к ней (сертификаты, техническая документация, товарные спецификации).
Железнодорожный филиал диспетчерской порта оформляет по приведенной
ниже форме КЭ-1,1 карточку учета экспортного груза в пяти экземплярах, два
из которых служат извещением экспортеру (его агенту) о прибытии экспортного
груза. При предъявлении железнодорожной станцией порту накладных на
прибывший груз заполняют графы заголовки и раздел “Числится по документам”.
Карточку заполняют на ингушей машинке, тщательно, без помарок; 4 экземпляра
ее направляют на склад, один остается в филиале .
Склад при приеме груза проверяет соответствие наименования, маркировки, количества, состояния груза данным, указанным в транспортном документе, заполняет графы “Число мест” и “Масса, объем” раздела “Фактически принято”, подписывает карточку учета экспортного груза и направляет в ТЭК три экземпляра, один остается на складе как первичный учетный документ.
При расхождении фактического состояния и количества груза по сравнению с объявленными перевозочных документах сменный помощник заведующего складом и приемосдатчик железнодорожной станции оформляют справку (рапорт) на составление коммерческого акта в двух экземплярах, один из которых предназначен для порта, другой - для железной дороги. Коммерческие акты и акты общей формы составляют по правилам, действующим на каждом виде транспорта.
ТЭК, проверив правильность составления карточки учета экспортного груза и получив, если это необходимо, на железнодорожной станции коммерческий акт, подбирает документы: железнодорожную накладную, два экземпляра карточки учета экспортного груза, приложения к 11 акт., коммерческий акт - и направляет их в местную контору В/О “Укрвнештранс”. В ТЭК остается один экземпляр карточки учета экспортного груза.
Документы на грузы, доставленные в порт речным или автомобильным транспортом, представляются в ТЭК порта и оформляются так же, на бланках тех же документов, что и при приеме грузов от железной дороги.
Документы на отправку экспортных грузов. Порт отгружает экспортные
грузы на определенное судно по поручению местной конторы В/О
“Укрвнештранс”. Комплект документов состоит из представленных местной
конторой В/О “Укрвнештранс” поручения на отгрузку экспортных грузов и
грузового списка, оформленного ТЭК коносамента с приложениями и манифеста,
а также люковой записки и исполнительного грузового плана.
Поручение на отгрузку экспортных товаров по форме КЭ-2,1 с
.приложениями представляется, местной конторой В/О “Укрвнештранс” в ТЭК за
48 ч до начала погрузки судна. При хранении грузов на нескольких складах
представляется дополнительно по одному экземпляру поручения для каждого
склада. Четыре экземпляра поручения, представленные в ТЭК, используются как
погрузочные ордера. Два из них направляют складу как основание для выпуска
груза. После отгрузки партии груза один экземпляр со склада возвращают в
ТЭК Для списания груза с карточек учета КЭ-1,1 В Ильичевском порту складу
направляют один экземпляр поручения, который остается на складе, а для
списания с учета отгруженных грузов склад направляет в ТЭК перечень
отгруженных грузов с указанием номеров поручений “Укрвнештранс”, один
экземпляр остается в ТЭК и хранится в пароходном деле.
Коносамент по форме КЭ-2,4.Т или КЭ-2,4.Л оформляют на основании
штурманской расписки в коносаментной группе ТЭК в числе экземпляров,
указанных в поручении. Экземпляры коносамента распределяют, как указано в
поручении на отгрузку экспортных грузов, и по указаниям перевозчика. Один
экземпляр остается в ТЭК. Приложения к коносаменту представляются ТЭКу
местной конторой В/О “Укрвнештранс” в соответствии с действующими правилами
одновременно с поручением на отгрузку экспортных грузов. ТЭК прилагает к
коносаменту все представленные конторой В/О “Укрвнештранс” документы и
делает в нем соответствующие отметки.), остальные три экземпляра
направляют стивидору для приема грузов от склада и организации их погрузки.
Один экземпляр вручают администрации судна, а один с распиской штурмана в
приеме грузов направляют в коносаментную группу ТЭК для оформления
коносамента и манифеста.
Грузовой список по установленной форме представляется в ТЭК
одновременно с поручениями конторой В/О “Укрвнештранс” в трех экземплярах.
Один экземпляр служит для составления предварительного грузового плана,
один направляется в погрузочно-разгрузочный район для организации погрузки,
один вручается администрации судна. Поручения в грузовом списке
группируются по всесоюзным объединениям - экспортерам с записью итогов по
объединениям и списку в целом.
Составленный на основании грузового списка и поручения предварительный грузовой план представляется капитану судна на утверждение. Грузовой план по одному экземпляру передают администрации судна, погрузочному району, в диспетчерскую порта, в контору В/О “Укрвнештранс”, один экземпляр остается в ТЭК. По окончании погрузки судна порт составляет исполнительный грузовой план для порта назначения, судна, местной конторы В/О
По генеральному соглашению предусмотрено 4 экземпляра поручения, по в
практике работы портов возможны вариации числа экземпляров: например, в
Ильичевском порту принято 5 экземпляров, в Одесском - 6 - 7..
Манифест по установленной форме составляется ТЭК на основании
коносаментов в числе экземпляров, оговоренном в транспортном поручении.
Манифест вручают администрации судна, таможне и местной конторе В/О
“Укрвнештранс”, один экземпляр остается в ТЭК. Люковую записку составляют
также в необходимом числе экземпляров.
Документы на прием импортных грузов. Раздел 4 новых правил оформления
грузовых документов заменил собой действовавшую ранее (до 1975 г.) Краткую
инструкцию по первичной документации и учету импортных грузов в портах ММФ.
Импортные грузы порт принимает по коносаментам и манифестам. Люковые
записки и грузовой план являются при этом вспомогательными технологическими
документами. В необходимых случаях следует пользоваться также документами,
приложенными отправителем к коносаменту.
Тальманская расписка по форме КЭ-3.1 - это первичный учетный документ приема и сдачи грузов судном и портом, на котором тальманы ведут запись количества грузов за обоюдными подписями. По окончании смены или работы на судне тальман порта сдает заполненный (с подведенными по коносаментам за рабочую смену итогами) экземпляр тальманской расписки складу.
Путевой лист по установленной форме (КЭ-10) служит для оформления перевозок груза внутри порта и выписывается сдающей стороной (тальманом у борта судна - при перевозке грузов от борта судна к удаленному складу) в трех экземплярах на каждый рейс автомобиля; из них два экземпляра вручают под расписку лицу, сопровождающему груз, один экземпляр остается у сдающей стороны. Принимающая сторона после сверки оформленного количества груза с фактически доставленным подписывает оба экземпляра путевого листа; лицо, сопровождающее груз, возвращает один из них сдавшей стороне.
Прием грузов на склад оформляется тальманской распиской с последующим внесением количества принятого на склад груза в зависимости от того, на каком судне отправляется груз- трамповом или линейном ведомость учета импортного груза по форме КЭ-3,1, составляемой в трех экземплярах, один из которых передается таможне, один - в ТЭК, а один остается на складе.
При расхождении данных о количестве и состоянии груза по сравнению с указанными в коносаменте составляется акт-извещение по форме КЗ-3.4 в шести экземплярах, один из которых направляют в таможню, один вручают администрации судна, одни - ТЭК, два - местной конторе В/О “Укрвнештранс”, один - складской группе погрузочного района порта.
Итоги выгрузки в целом по судну фиксируются генеральным актом по форме
КЭ-З.З, который составляется на основании ведомости учета импортного груза
(КЗ-3.1) в шести экземплярах и подписывается представителями порта, судна,
таможни. Один экземпляр направляют в таможню, один - ТЭК, два - в местную
контору В/О “Укрвнештранс”, один вручается администрации судна, один -
группе учета грузового района.
Документы на отправку импортных грузов. Порт отправляет импортные грузы по разнарядках местной конторы В/О “Укрвиештранс”. Комплект документов состоит из разнарядки па отгрузку импортных грузов, извещения грузовладельцу (импортеру), накладной установленной формы, отвеса и, в необходимых случаях, спецификации.
Разнарядка на отгрузку импортных грузов по форме КЗ-4.1 с приложениями в двух экземплярах представляется местной конторой В/О “Укрвнештранс” ТЭК порта за 48 ч до прибытия судна в порт, а при наличии на нем скоропортящихся грузов - соответственно за 72 ч. Один экземпляр разнарядки направляют на склад как основание для отправки груза, один остается в ТЭК.
Отвес по форме КЭ-9 составляет тальман в процессе загрузки железнодорожных вагонов на каждую отправку в двух экземплярах, один из которых предназначен местной конторе В/О “Укрвнештранс”, а один остается на складе. ТЭК на основании разнарядки выписывает железнодорожную (или другого вида транспорта) накладную (накладные) по установленной форме и направляет ее на склад.
После получения от железной дороги квитанции накладной ТЭК выписывает извещение грузовладельцу (импортеру) об отправке груза по форме КЗ-4.2 в четырех экземплярах, один из которых остается в ТЭК, два с квитанцией железнодорожной накладной передают конторе В/О “Укрвнештранс”, один - складу.
Выдача импортных грузов на месте. Выдачу импортного груза местному грузополучателю оформляют следующим образом.
Разнарядка по форме КЗ-5.1 с приложениями на выдачу импортных грузов местному грузополучателю представляется если необходимо иметь разрешение карантинной инспекции, выписывают дополнительный экземпляр для визирования в этой инспекции.
Заключение
В итоге прохождения практики в экспедиторской конторе я получил практические знания по моей специальности.
При работе в подразделении мною были изучены функции и структура, штат служащих, распределение функций между ними, должностные инструкции, функциональные связи с другими подразделениями. Особое внимание было уделено методам, способам и технологии выполнения основных производственных операций, а также используемым системам связи и способам изготовления документов.
