Нормативно-правовая и методическая база современного делопроизводства
Введение
Документационное обеспечение управления – есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.
Последнее десятилетие - это период активного внедрения информационных технологий в работу делопроизводственной службы.
На смену сформировавшимся нормам и технологиям приходят иные, новые нормы, правила и технологии. Последние из них обусловлены социально-экономическими, политическими, факторами научно - технического прогресса.
Электронная эра диктует свои технологии, а подчас и своеобразие не только формы, но и содержательной стороны документационного обеспечения управления.
В связи с переходом России к иному социально-экономическому и политическому укладу жизни, а также в условиях проводимой в стране административной реформы возникла необходимость создания новой нормативно-правовой базы делопроизводства на всех уровнях государственного устройства. Принят ряд федеральных законов, постановлений, кодексов, гостов, инструкций, регламентов, которые сыграли определённую регулирующую роль в сфере делопроизводства. Однако происходящий процесс реализуется противоречиво. Наряду с положительными тенденциями есть тенденции и негативного характера.
Цель дипломной работы - комплексный анализ российской и отчасти международной нормативно-правовой базы современного делопроизводства, а также в изучении его научно-методического обеспечения и выработке предложений по дальнейшему совершенствованию документационного обеспечения управления.
В соответствии с поставленными целями в дипломной работе решаются следующие задачи:
-рассмотрение базовых нормативно-правовых актов, регламентирующих делопроизводственную сферу (федеральные законы, постановления, указы, инструкции и международные документы);
-особенности современного нормативно-методического обеспечения делопроизводства;
-выработка предложений, направленных на совершенствование отечественного делопроизводства, в свете новых требований, установленных современными российскими и международными нормативно-правовыми актами.
Научная новизна: в работе впервые осуществлена попытка выполнить комплексный обзор и анализ нормативно - правовой базы современного делопроизводства, на этой основе выработать рекомендации по ее совершенствованию.
Практическая ценность дипломной работы состоит в том, что материалы дипломной работы могут быть использованы в ходе учебных занятий со студентами, а также на занятиях с практическими работниками служб документационного обеспечения управления, при проведении бизнес-семинаров в филиале кафедры в торгово-промышленной плате Саратовской области. Выводы и предложения могут быть использованы в процессе подготовки и переподготовки документоведов в институте дополнительного профессионального образования СГСЭУ.
Источниковая база: нормативно-правовые акты нового времени (Федеральные Законы, Указы Президента РФ, послания и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряжения председателя Правительства РФ, регламенты, госты, доктрины, концепции, стратегии, правила, инструкции и международные документы), а также различные нормативные документы регионального и муниципального уровней.
Апробация работы. Автором исследования опубликовано 5 статей по проблематике работы в сборниках научных трудов, сделаны сообщения на заседаниях секций при проведении студенческой научной конференции "Студенческая весна 2006-2009".
Структура дипломной работы: введение, четыре главы, заключение, список используемых источников и литературы, а также приложений.
Глава 1. Характеристика нормативно-правовой и методической базы современного делопроизводства
1.1 Роль и значение современной законодательной и нормативно- правовой базы для обеспечения процессов ДОУ
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.
Роль и значение нормативно – правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.
Первый, основополагающий закон нашей страны, - это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.
Другим главным источником является закон – это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий наибольшей после конституции юридической силой и регулирующий социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.
Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:
-конституцию РФ;
-международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);
-законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
-указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
-правовые акты федеральных органов исполнительной власти
(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
-правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
-государственные стандарты на документацию;
-унифицированные системы документации;
-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
-государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
-нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
-нормативные документы по организации архивного хранения документов;
-законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
1.2 Общая характеристика нормативно-правовой базы управления документами
В первую очередь надо дать определение понятию документ - это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой документа является - идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.
Документы необходимы для:
-осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;
-формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;
-обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;
-обеспечение непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
-соблюдение требований нормативно-правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях.
Законодательно установлено, что документы и массивы документов, являются объектами физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации-это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы. Для непрерывного осуществления деятельности, соблюдения требований нормативно-правовых актов и необходимой подотчетности организации, необходимо создавать аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а так же защищать их целостность в течение требуемого времени.
Документ имеет содержание, контекст и структуру.
Содержание - фактическая информация документа, фиксирующая факты, решения, деятельность.
Структура – это внешний вид и расположение частей содержания.
Контекст – это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация.
Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат данные, связанные с управлением документами. Различают метаданные о: самом документе; принципах и правилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в процессе документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах документационного обеспечения управления.
Управление документами – определяется как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.
К управлению документами относятся:
-принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;
-распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
-установление и распределение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;
-проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
-интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17
