[pic]
Схема 1 Формирование ячейки типа "сумма сумм"
Для формирования ячейки типа "сумма сумм" такого же БДДС, но для отдельного
ЦФУ к условиям отбора надо добавить еще одно, типа следующего:
. ЦФУ: Коммерческий отдел.
Совокупность условий отбора формируется один раз и хранится в так
называемом описании формы плана. При этом параметры отбора являются
атрибутами различных объектов:
. по ЦФУ – всей формы в целом,
. по периоду и по типу – столбца Январь: План,
. по статье – строки Реализация.
Другими словами, отбор для ячейки типа "сумма сумм" осуществляется по
совокупности условий отбора, заданным для всей формы, а также для столбца и
для строки, на пересечении которых расположена сама ячейка.
Теперь рассмотрим ячейку Январь: План # Итого поступлений. Конечно, ее
значение можно получить аналогичным образом, "ослабив" указанные выше
условия отбора:
вместо:
. Статья: Поступление от реализации
для строки Итого поступлений задать:
. Статья: Поступление от реализации или Поступление от обслуживания или
Поступление...
Но удобнее поступить по-другому: просуммировать значения в ячейках на
пересечении столбца Январь: План со строками группы Поступление (схема 2).
[pic]
Схема 2 Формирование ячейки по формуле
Система автоматизации предоставляет эту возможность при помощи формул типа
следующей:
[Январь: План # Итого поступлений] = [Январь: План # Реализация] + [Январь:
План # Обслуживание],
Аналогичным образом можно получить значения в строке Остаток на конец
периода, вычислив разность:
[Январь: План # Остаток на начало периода] – [Январь: План # Изменение за
период]
Здесь внимательный читатель может возразить: "Но в этой формуле
используется значение в ячейке строки Остаток на начало периода? Откуда
берется это значение?" И будет прав.
где обозначение [Определенная Ячейка] – есть значение в Определенной Ячейке
таблицы плана.
Подобное значение можно ввести непосредственно с клавиатуры компьютера. "Но
это несерьезно. Что же – эту сумму надо переписывать вручную из БДДС за
предыдущий период?" – справедливо не унимается читатель. Спешим успокоить:
этот остаток можно получить автоматически, например, из данных
бухгалтерского учета. В этом нам помогут все те же формулы, но с
применением специальных функций, возвращающих значения остатков
непосредственно из базы данных системы автоматизации, например, такой:
ОСТАТОК СРЕДСТВ ПО ЧЕТУ (Синтетический счет)
или более сложной:
ОСТАТОК СРЕДСТВ ПО СЧЕТУ
(Аналитический счет, Тип суммы, Дата, ПБЕ, Валюта, Тип курса)
где в качестве Тип суммы указывается Бухгалтерская или Управленческая, а
Тип курса – Официальный или Специальный (вот где пригодился управленческий
"уклон" в бухгалтерском учете!). Подобные остатки должны быть
предварительно зарегистрированы бухгалтером при помощи подсистемы
бухгалтерского учета, объединенной с подсистемой управления финансами в
комплексную систему автоматизации.
[pic]
Схема 3 поясняет, что кроется за словами комплексная система автоматизации,
и каким образом данные одной ее подсистемы могут быть доступны в другой
подсистеме.
[pic]
Схема 3 Комплексная система автоматизации управления
Рабочие места бухгалтеров и финансистов изображены в верхней части рисунка
отнюдь не потому, что они "самые важные", – просто в данном контексте мы
обсуждаем взаимодействие именно бухгалтерии и финансовой службы. Чтобы
размерами этой картинки не отпугнуть от идеи единого комплекса малый
бизнес, представим схему взаимодействия всего лишь двух совершенно
автономных (и, возможно, удаленных друг от друга территориально)
компьютеров (схема 4).
[pic]
Схема 4 Система автоматизации управления:
одна из минимальных конфигураций
[pic]
Вернемся к формам планов. Там еще имеются различные надписи, линии и прочие
оформительские элементы. Они также вводятся и хранятся в описании формы
плана. Таким образом, это описание содержит всю информацию о правилах
(алгоритмах) и "дизайне" формы плана. Эти формы могут иметь самый
разнообразный вид и содержание, поэтому о них говорят как об универсальных.
|Основные понятия |
|Финансовый показатель отражает в системе автоматизации планируемое или |
|фактическое событие финансово-хозяйственной деятельности предприятия. |
|Форма плана – это таблица, в ячейках которой отображаются числовые |
|значения и текстовая информация. |
|Описание формы плана – совокупность правил формирования содержания ячеек|
|формы (в частности, по финансовым показателям) и внешнего вида |
|("дизайна") формы. |
Приведем последовательность действий в рамках простейшей схемы
взаимодействия финансовых показателей и форм планов:
1. На подготовительном этапе формируется описание формы плана. Это не
сложная работа, но ее лучше поручить более опытному пользователю.
2. Плановые финансовые показатели регистрируются до начала планируемого
периода, а фактические – постоянно на периоде, по мере совершения
актов финансово-хозяйственной деятельности. Пока мы говорим только о
ручной регистрации, но, разумеется, имеются и автоматизированные
возможности.
3. В любой момент менеджер может вывести форму плана, содержание которой
соответствует текущему состоянию регистра финансовых показателей и
данных бухгалтерского учета. Это делается буквально "нажатием одной
кнопки". И тогда на экране монитора появится изображение таблицы.
4. Пора, наконец, показать, как выглядит форма плана, например, в системе
ПАРУС (схема 5). Приведем сразу три формы: для бюджета движения
средств, налогового плана и бюджета движения запасов.
[pic]
[pic]
[pic]
Схема 5 Пример изображения форм планов
в системе автоматизации.
Что можно сделать с полученной таблицей?
. Просмотреть и подправить "вручную" значения непосредственно в ячейках.
. Если некоторые данные, например, в ячейках типа "сумма сумм", вызывают
вопросы, – "Откуда такие большие суммы расходов?" – можно уточнить
ситуацию следующим образом (схема 6).
[pic]
Схема 6 Уточнение ситуации: например, какие факты финансово-хозяйственной
деятельности привели к столь большой сумме расходов
. Можно распечатать форму.
. Вывести форму в таблицу Microsoft Excel. Для многих это будет приятная
встреча со старым знакомым: ведь автоматизация управления финансами
часто начиналась с использования именно этой популярной программы.
Здесь таблица Microsoft Excel выступает не только как средство
представления информации (теперь можно "отнести" таблицу с планом
руководству в электронном виде на дискете или "отправить" эту таблицу,
используя электронную почту, предварительно построив наглядные и
красочные диаграммы и графики), но и как средство дальнейшей
обработки. Но и это еще не все: можно записать полученные данные
таблицы Microsoft Excel в ячейки любой формы для использования и
дальнейшей обработки опять же в системе автоматизации.
. А теперь самое главное: специальной командой можно создать новый
финансовый показатель, с суммой, указанной в ячейке, и значениями
характеристик, совпадающими с условиями отбора для этой ячейки. В свою
очередь, этот новый финансовый показатель может быть использован в
другой форме плана, а значение этой формы плана может породить еще
один новый финансовый показатель, который, в свою очередь, может...
(все помнят знаменитую историю "про попа, у которого была собака".)
Именно таким образом осуществляется многоуровневая информационная
связь между формами планов, например, для сведения или распределения
данных.
[pic]
Распределять надо "по справедливости"
Для анализа рентабельности работы отдельных подразделений предприятия часто
требуется распределить показатели по нескольким ЦФУ. Например, рекламный
отдел несет расходы по организации участия фирмы в ежегодной выставке. Так
как непосредственные доходы от этой деятельности получат другие
подразделения (например, службы сбыта), то для определения рентабельности
указанных подразделений необходимо распределить такой расход по
соответствующим службам фирмы (поровну, исходя из фактических данных
прошлых периодов, пропорционально фонду заработной платы отделов и т.п.).
Аналогичная задача может возникнуть и при необходимости распределить
показатели по периодам планирования. Предположим, что результаты участия в
выставке наиболее ощутимы в первый месяц после ее проведения, в последующие
три месяца они постепенно уменьшаются и, наконец, перестают оказывать какое-
либо влияние на уровень доходов. Тогда расходы на проведение выставки
необходимо распределить по месяцам, например, следующим образом: 40% – на
первый месяц; а 30%, 20% и 10% – на последующие месяцы.
[pic]
Перед формированием формы плана можно задать параметры вывода и получить
самые разнообразные представления одних и тех же данных (см. схему 7).
[pic]
Схема 7 Примеры представления данных
Можно "размножить" каждый плановый показатель, сформировав из одного – три,
с различными суммами и пометками оптимистический, ожидаемый и
пессимистический, чтобы получилась "бюджетная триада" (см. схему 8).
[pic]
Схема 8 Три типовых варианта представления бюджета
Описав одну форму плана, можно быстро создать ее копию, а затем
"циклически" поменять условия отбора, относящиеся к новой форме в целом, к
ее строкам и столбцам, реализовав тем самым равноправие измерений (см.
схему 12).
[pic]
Схема 9 Иллюстрация разных группировок представления данных бюджетов
И в заключение – о скользящем бюджете. Подобный бюджет составляется не на
определенный календарный период (месяц, квартал, год), а на определенный
срок – на квартал, полгода или год вперед. При этом обычно используется
переменная детализация, в начале – по меньшим периодам, а в конце – по
большим (см. таблицу 3).
Таблица 3
|Бюджет на период: 01/02/1999 – 31/01/2000 |
|Фев-ра|Март |Ап-ре|Срок, длиной |Срок, длиной в полугодие: |
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16
