процессе планирования возможно только до момента передачи файлов
участникам процесса бюджетирования, а интерактивное планирование,
защита и утверждение статей - совсем невозможны. Как следствие,
количество итераций при планировании существенно ограничивается
объективно существующими временными рамками.
2. Система бюджетирования с единой базой данных. Это более современный
подход, чем файловая организация системы бюджетирования, поскольку он
основывается на технологии "клиент-сервер". Этот подход обеспечивает
одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными.
В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру
бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного
процесса. Процесс консолидации при этом перестает быть ответственной и
уязвимой от сбоев задачей, поскольку в данном случае он обеспечивается
надежными средствами СУБД. Как правило, любая система с единой базой
данных предполагает наличие в организации своего администратора.
Поэтому система бюджетирования с единой базой данных может оказаться
избыточной для малых организаций.
3. Организация взаимодействия с удаленными филиалами. Наличие филиалов
подразумевает дополнительную задачу по обеспечению взаимодействия с
ними при планировании и учете. Это отдельная технология, и она как
может присутствовать в системе бюджетирования, так и может быть
опущена. Для файловых систем бюджетирования наличие удаленных филиалов
совершенно некритично, поскольку время передачи файла от центра
консолидации любому участнику процесса гораздо меньше, чем сам период
самостоятельной работы специалиста со своей локальной таблицей.
Системы бюджетирования с единой базой данных для организации
взаимодействия с удаленными пользователями требуют наличия устойчивых
каналов связи. В последнее время все чаще для этой цели используется
Интернет, позволяющий применение "тонкого" клиента для интерактивного
взаимодействия удаленных пользователей с единой базой данных.
4. Удобства в работе с системой. Это функциональность систем,
направленная на обеспечение комфортного взаимодействия пользователей с
системой и друг с другом. Эти "маленькие радости" могут коренным
образом изменить отношение пользователей к системе бюджетирования:
. Лимиты, защищенные статьи. Возможность руководителям ЦФО более
высокого уровня финансовой структуры устанавливать значения статей
для ЦФО нижнего уровня, в рамках которых они могут выполнять
планирование.
. Утверждение статей и планов. Эта функциональность позволяет
фиксировать согласованные планы или значения отдельных статей с
целью предотвращения их несанкционированного изменения.
. Примечания к статье. Своеобразный протокол комментариев к статье,
который совместно ведут участники бюджетного процесса при
согласовании ее значения.
. Визуализация расхождений. Фильтрация или цветовое выделение
критичных расхождений между планом и фактом. Эта возможность
позволяет организовать оперативный (ежедневный) контроль
расхождений, поскольку существенно экономит время при анализе
отклонений.
. Контроль ошибок. Поскольку система бюджетирования, помимо всего
прочего, - это широкий набор алгоритмов и взаимосвязанных
вычислительных процессов, то наличие в системе средств
протоколирования хода расчетов позволяет оперативно разобраться в
возможных коллизиях и противоречиях значений бюджетных статей.
. Версионность планов. Поддержка нескольких вариантов плана бюджета.
Как правило, достаточно наличие трех видов - "оптимистичный",
"пессимистичный" и "оптимальный".
. Возможность одновременного планирования в произвольных временных
периодах. Такая возможность позволяет устранить искусственные
ограничения временных периодов бюджетирования при планировании
значений статей, отражающих различные сферы деятельности
предприятия.
. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для
плана и факта (исполнения) бюджета. Эта возможность наиболее
эффективно решается в системах бюджетирования с единой базой данных.
. Средства анализа бюджета. К ним относятся - "сверление данных", OLAP-
анализ, ранжирование, кластерный анализ, тренды, анализ отклонений,
долей и т.д. Например, реализация в технологии "отчет - одна кнопка"
такой задачи, как сортировка итоговых результатов, при которой
отображаются 10 продуктов, производство которых принесло компании
наибольший доход с последующим переходом к анализу соотношения
доходов от реализации "лучшей десятки" и общих доходов компании
позволяет обеспечить высокую эффективность в работе с бюджетной
информацией.
5. Секретность и безопасность данных. Бюджетирование, являясь составной
частью комплексной системы управления предприятием, предъявляет
повышенные требования к секретности и безопасности данных. Помимо
задач по сохранности данных, решаемых средствами СУБД или операционной
системы, система бюджетирования должна обеспечивать эффективное
разделение доступа к системе для пользователей.
Типы пользователей и права доступа. Поскольку система бюджетирования, как
правило, рассчитана на коллективную работу пользователей, то, несомненно,
все они могут обладать различными ролями в процессе бюджетирования. Типы
пользователей и ассоциированные с ними различные права доступа как к
функциям (алгоритмам) системы, так и к данным системы должны максимальным
образом удовлетворять требованиям к безопасности данных, принятым в
конкретном предприятии. Наличие жестких ролей в системе может войти в
противоречие с принятой на предприятии политикой в области безопасности
информации. В связи с этим, наиболее предпочтительным является наличие
возможности моделирования групп пользователей.
Фиксация действий пользователей, а также событий по выполнению алгоритмов
расчетов, передачи данных и других функций в системном журнале - может
характеризовать систему бюджетирования, как достаточно развитую в плане
безопасности данных.
Архитектура, платформа, средства интеграции
Характеристика системы бюджетирования, интересная в первую очередь
программистам и администраторам систем, может оказать существенное влияние
на процесс выбора, поскольку она должна удовлетворять общей концепции
автоматизации предприятия. В первую очередь с позиций автоматизации
рассматриваются следующие вопросы:
1. Архитектура. Как указывалось выше, самым важным вопросом при
рассмотрении архитектуры системы, оказывающим при этом существенное
влияние на саму технологию бюджетирования, является ее построение в
виде файловой системы или системы с единой базой данных. Архитектура
системы с единой базой данных подразумевает применение технологии
"клиент-сервер". Эта архитектура может быть реализована как
двухуровневая, так и многоуровневая (с выделенным сервером расчетов,
сервером для организации взаимодействия с пользователями и т.д.) Для
систем с единой базой данных следует различать виды применяемых баз
данных:
. Реляционная или многомерная база данных. Многомерная БД может
применяется не только в связи с необходимостью многомерного
представления бюджетной статьи, но и с целью ускорения вычислений
множества алгоритмов, применяемых при бюджетировании.
. Наличие Хранилища данных предъявляет особые требования к построению
базы данных системы бюджетирования. Как правило, Хранилище данных
применяется для решения задач финансовой консолидации данных
системного и внесистемного учета, а также использования этих данных
при автоматизации учета исполнения бюджета.
2. Программно-аппаратная платформа - сервер базы данных и сервера
приложений, платформа для организации рабочих мест, требования к
сетевым коммуникациям.
3. Средства расширения функций системы:
. Наличие в системе генераторов отчетов. К ним могут относиться
специализированные конструкторы отчетов, OLAP-средства, встроенные
генераторы отчетов типа "одна кнопка" для конечных пользователей.
. Наличие в системе языка формул и/или скриптового языка - для
реализации алгоритмов расчетов.
. Открытый API для программиста. Он важен для предприятий,
ориентированных на существенное развитие системы собственными
силами.
4. Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия:
. Возможности по интеграции с офисными приложениями - Excel, Word,
электронной почтой должны быть представлены на уровне современных
технологий.
. Применение XML для интеграции с другими системами автоматизации
предприятия является признаком современной системы бюджетирования.
Разумеется, советы по применению перечисленных в статье критериев оценки ни
в коей мере не претендует на сборник готовых рецептов при выборе системы
бюджетирования. Для обоснованного выбора системы и ее поставщика необходимо
глубокое изучение как самих систем, так и условий их поставки, внедрения и
сопровождения.
Статья продолжает цикл, посвященный обзору предлагаемых сегодня на
российском рынке автоматизированных систем бюджетирования для предприятий,
кредитных учреждений и других организаций.
Авторы: Елена Королева - руководитель группы документации компании
Intersoft Lab
Александр Галашкин - руководитель проекта компании Intersoft Lab
Статья продолжает цикл, посвященный обзору предлагаемых сегодня на
российском рынке автоматизированных систем бюджетирования для предприятий,
кредитных учреждений и других организаций.
В первой статье цикла была сформулированы и обоснованы критерии, которым
должна соответствовать система, предназначенная для ведения бюджета. В этом
материале в рамках данных критериев рассмотрен класс систем бюджетирования,
ориентированных на крупные многофилиальные организации и корпорации. Оценка
систем дана по следующим направлениям:
. состав и свойства информационных объектов, которыми можно оперировать при
выполнении работ по бюджетированию;
. функциональность и алгоритмы, автоматизирующие этапы бюджетного процесса;
. организация работы пользователей;
. архитектура, платформа и средства интеграции системы.
В обзор статьи вошли системы:
. Контур Корпорация. Бюджет. Разработчик: Intersoft Lab. Партнер:
ТрастКонто.
. Comshare MPC. Разработчик: Comshare Software. Партнер: Корус Консалтинг.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16
