калькуляторы, которые обеспечивают расчет значений бюджетных статей. Чем
больше в системе алгоритмов и процедур расчета, чем более они разнообразны
- тем в большей степени удается достигнуть автоматизации процесса
бюджетирования. Множество стадий процесса бюджетирования, сложность
организационной и финансовой структуры предприятия, разнообразие подходов в
планировании и расчете фактических показателей приводят к необходимости
применения разнообразных алгоритмов:
1. Алгоритмы планирования. Как правило, максимальное внимание в системах
бюджетирования уделяется именно технологии планирования. Алгоритмы
планирования различаются по своему назначению:
. Расчет значений статей по временному горизонту планирования.
Обеспечивает на основании значения статьи за один временной
промежуток (например, квартал) рассчитать значения статьи за другие
временные промежутки (например, месяц).
. Расчет значений статей по ЦФО. При планировании "сверху-вниз"
позволяет вычислять значение статьи для разных ЦФО на основании
целевого значения статьи. При этом применяются как весовые
коэффициенты, так и справочники коэффициентов.
. Применение статистических методов расчета для отражения в бюджете
логики объемных операций, учет сезонных колебаний, ритейловых
операций. Применение шаблонов расчета статей и настроек в виде языка
формул.
. Расчет значений статей на основании значений других статей.
. Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной
информации.
. Обеспечение процесса планирования "от достигнутого" - перенос
значений статей с предыдущего периода, как планового, так и
фактического с использованием коэффициентов и без них.
. Моделирование "что если". Пересчёт исходного распределения значений
статей на основании изменения одного из запланированных показателей.
. Реализация технологии "скользящего бюджета", когда временной
горизонт плана, равный кварталу, ежемесячно переносится на один
месяц вперед по окончании очередного отчетного периода.
2. Алгоритмы учета исполнения бюджета. Порой, при рассмотрении систем
бюжетирования, незаслуженно мало внимания обращается на задачи
автоматизации учета исполнения бюджета. И совершенно напрасно. Если
при планировании бюджета больше ручного труда и интеллектуальной
работы специалистов, то учет фактов при исполнении бюджета в большей
мере поддается автоматизации. Особенность алгоритмов учета исполнения
бюджета заключается в том, что они во многом зависят от вида систем
автоматизации на предприятии, состава данных в них и принятой учетной
политики. Различаются два вида алгоритмов:
. Учет факта на основании данных бухучета. Это алгоритмы расчета
значений статей на основании остатков, оборотов и проводок по счетам
бухгалтерского учета. При этом применяются фильтры по маске,
корреспонденции счетов, признакам аналитики, таблицы разноски по
статьям и многие другие приемы, позволяющие получить в
автоматическом режиме максимум информации для учета исполнения
бюджета.
. Расчет значений статей по данным внесистемного учета, по бюджетным
документам и другой первичной информации. Он возможен только в
системах с расширенным набором информационных объектов. Если
сложности с получением первичной информации в системе бюджетирования
решены, то алгоритмы расчета будут представлять собой набор
специализированных процедур, ассоциированных с видами документов.
3. Агрегация и консолидация - алгоритмы, в равной мере применяемые как
при планировании, так и при фактическом учете.
. Агрегация - это расчет значений статей по временным периодам.
Например, квартальных значений - на основании ежемесячных.
Агрегация должна выполняться по всем измерениям и иерархиям
бюджетных статей, валютам, контрагентам и т.д. Это простые
алгоритмы, но они требуют значительной вычислительной мощности
системы.
. Консолидация финансовых и количественных значений статей. Это
тоже алгоритмы, агрегирующие значения статей нижестоящего уровня
в значения статей вышестоящего уровня. Но в данном случае речь
идет о консолидации бюджетов ЦФО вплоть до бюджета всей
организации. Исторически сложилось так, что этот алгоритм
агрегации имеет отдельное название "консолидация", поскольку это
не только вычисления, но и отдельная технология по получению
данных от ЦФО при участии в процессе бюджетирования многих
менеджеров. По способу реализации алгоритма консолидации
существенно отличаются системы бюджетирования с "таблично-
файловой" организацией данных от систем с единой базой данных. В
первом случае - это множество операций, в том числе и
неавтоматизированных, наличие специального рабочего места для
"консолидатора". Во втором - автоматическая процедура, мало
отличающаяся в своей реализации от агрегации.
1. Аллокации и трансферты. Эти алгоритмы призваны обеспечить
перераспределение доходов и расходов по ЦФО в связи с учетом
общекорпоративных затрат, а также при применении внутреннего
ценообразования на ресурсы, материальные ценности, товары и т.д.
Учет общекорпоративных затрат, как правило, выполняется в
"обеспечивающих" подразделениях - АХО, служба автоматизации, автопарк
и т.д. Также к этим затратам относятся затраты на управление,
коммунальные платежи и т.д. Задача алгоритмов аллокации - перенести
выполненные или планируемые общекорпоративные затраты на ЦФО в
соответствии с установленными правилами. Нередко аллокации
рассматриваются не только как набор алгоритмов разноски значений
статей, но и как последовательность выполнения этих алгоритмов, когда
исходными данными для расчета являются результаты предыдущих этапов
расчета аллокаций.
Трансферты применяются в условиях полного или частичного хозрасчета на
предприятии. Покупка и продажа ресурсов между ЦФО по внутренним ценам
приводит к искажению картины доходов и расходов по ЦФО при их прямом
учете. Трансферт (перенос) части затрат или доходов со статей одного
ЦФО на другой в соответствии с правилами внутреннего ценообразования
необходим для адекватной оценки деятельности ЦФО. Как для аллокаций,
так и для трансфертов в системе бюджетирования должен присутствовать
ряд механизмов, позволяющий настроить расчеты в соответствии с
принятыми на предприятии правилами:
. Использование шаблонов при разноске значений статей - самый простой
в использовании механизм для пользователей. Однако он отличается
максимальной жесткостью и не всегда способен удовлетворить
требованиям различных методик бюджетирования.
. Использование нормативов и дополнительных справочников при разноске
значений статей является расширением механизма шаблонов, позволяющим
при описании алгоритмов оперировать массовыми данными. Например, они
используются для разноски затрат на аренду в соответствии с
занимаемыми ЦФО площадями.
. Использование языка формул, как правило, позволяет реализовать
практически все требования методик бюджетирования, однако
неаккуратная их реализация в системе может привести к длительным по
времени вычислениям.
. Скриптовый язык - максимально гибкий инструмент для описания
алгоритмов аллокаций и трансфертов и наиболее эффективный с точки
зрения исполнения, однако его применение требует знания
программирования.
1. Алгоритмы расчета финансовых результатов. Эти алгоритмы одинаково
важны как при планировании, так и при учете исполнения бюджета.
Себестоимость, маржа, рентабельность продуктов, активов, капитала,
прибыль, оборачиваемость активов - все это показатели технологии
финансового управления, являющиеся итогами выполнения тех или иных
этапов бюджетирования. Как правило, алгоритмы их расчета просты по
своей сути, но их наличие в системе трудно переоценить, поскольку они
предоставляют информацию о наиболее критических параметрах управления
при анализе деятельности предприятия.
Реализация алгоритмов - очень ответственная задача для разработчиков систем
бюджетирования. Алгоритмы затрагивают в системе взаимосвязанные данные,
поэтому кажущаяся мощь алгоритмов на практике может вылиться в
непозволительно длительное время отклика системы, которая будет занята
постоянным пересчетом данных. Поэтому эффективность работы алгоритмов можно
проверить только на реальных объемах данных.
Организация работы пользователей с системой
Большее влияние на выбор системы оказывает практика бюджетирования на
предприятии. А именно - сколько управленцев и в какой мере вовлечены в
процесс бюджетирования. Если бюджетированием занимается в основном плановый
отдел, а остальные подразделения участвуют только в планировании на уровне
сводных показателей, то зачастую достаточно применения Excel с
прилагающимся к нему специалистом, выполняющим консолидацию данных. Но если
подразделения имеют больше ответственности, то тут необходима организация
коллективной работы с бюджетом. А ее реализация серьезно отличает одну
систему от другой. Существует два принципиально разных подхода при
автоматизации коллективной работы с бюджетом:
. Файловая система бюджетирования.
. Система бюджетирования с единой базой данных.
При рассмотрении этих подходов также необходимо учитывать такой вопрос, как
территориальная распределенность предприятия (наличие у него филиалов). Это
важно, поскольку в Центральном офисе может быть принята одна технология, а
для взаимодействия с филиалами - другая, или какой-либо компромисс между
ними.
1. Файловая система бюджетирования. Одним из самых наглядных
представителей систем бюджетирования с файловой организацией является
система бюджетирования, построенная с применением Excel. Каждый
специалист, участвующий в процессе бюджетирования работает со своей
персональной таблицей. Затем, в целях консолидации информации
выполняется сбор таблиц и расчет консолидированных данных. Такая
организация работы с бюджетом - проста и понятна. Однако, слабой
стороной файловых систем является их низкая реакция при взаимодействии
участников бюджетного процесса и высокие накладные расходы при
выполнении консолидации данных. Например, изменение состава статей в
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16
