иностранного, так и отечественного производства, разнообразны по своему
построению, применяемым информационным технологиям, глубине проработки
функциональности и ориентации на сферу деятельности и размер предприятия.
Неудивительно, что многим потенциальным пользователям сложно разобраться,
какая именно система бюджетирования наиболее подходит им из всех систем,
представленных на рынке.
Задачей данной статьи является формирование критериев оценки систем
бюджетирования, применение которых к конкретным программным продуктам может
служить хорошей методической базой для тех, кто всерьез озабочен проблемой
выбора системы бюджетирования.
Эталонная система бюджетирования
Представим собирательный образ системы бюджетирования, содержащий
большинство функций и свойств различных систем. В сравнении с ним можно
объективно определить достоинства, недостатки и особенности систем
бюджетирования, представленных сегодня на российском рынке. Итак,
рассмотрим элементы технологии бюджетирования и подходы в их автоматизации
с четырех позиций:
. Состав и свойства информационных объектов системы бюджетирования.
. Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования.
. Организация работы пользователей с системой.
. Архитектура, платформа и средства интеграции.
Состав и свойства информационных объектов
Первое, на что стоит обратить внимание при рассмотрении системы - это
состав ее информационных объектов. Они характеризуют информационную
мощность системы - определяют, какими понятиями и в какой степени
детализации можно оперировать при выполнении работ по бюджетированию.
1. Измерения бюджетных планов статей. Планирование и анализ бюджета - как
правило, многомерная задача. Одни и те же цифры требуется
рассматривать в разрезе организационно-штатной или финансовой
структуры, в различных финансовых инструментах, в разрезе поставщиков,
потребителей, продуктов и услуг. Все эти измерения бюджетных статей
должны характеризоваться соответствующими справочниками. Как минимум,
этих справочников в системе должно быть четыре:
a. Организационно-штатная и финансовая структура. Этот справочник
обязательно должен быть иерархическим и допускать неограниченную
вложенность уровней структуры. При этом необходимо различать как
структурные (или финансовые) подразделения, так и менеджеров,
ответственных за тот или иной участок планирования. В финансовой
структуре находит отражение иерархия центров прибыли, затрат,
финансовой ответственности, отчетности, ценообразования,
управления ресурсами и других центров, определенных методикой
бюджетирования. Хотя для начала работы с бюджетом обычно хватает
первых трех видов.
b. Валюты, курсы. Как правило, консолидированный бюджет в конце
концов приводится к какой-нибудь одной валюте. Иногда требуется
его представление в других валютах (чаще всего - только в одной
дополнительной). На первый взгляд, для этой цели можно обойтись
простым пересчетом бюджета из одной валюты в другую. Однако,
если принять во внимание процесс планирования и учета, то
окажется, что на этих этапах просто необходимо вводить значения
в систему в разных валютах. Следовательно, в системе должно
найти отражение ведение курсов валют. Лучше, если в системе
можно вести различные виды курсов. Эта особенность может
существенно пригодиться при учете внешних и внутренних цен
предприятия.
c. Продукты, услуги, материальные ценности. В той же степени, как и
для валют, существует потребность в справочнике товарно-
материальных ценностей. Для производственных или торговых
предприятий планирование бюджета неразрывно связано с их
номенклатурой. Что же касается хозяйственной деятельности
предприятий, то независимо от сферы их деятельности, смету
капитальных вложений или хозяйственных расходов всегда удобнее
вести в натуральном измерении. Но, поскольку бюджет - это
финансовый документ, наличие в системе цен на товары и услуги
для приведения натурального учета к денежному просто необходимо.
d. Клиенты, потребители и поставщики. Такое измерение бюджетных
статей может не присутствовать в упрощенном варианте системы
бюджетирования. Однако, при планировании и особенно при учете
всегда имеется желание и возможность указать - для каких
контрагентов выполняются операции. Если нет такого измерения
бюджетной строки, то информация о клиентах, потребителях и
поставщиках все равно присутствует в системе в виде примечаний,
комментариев к статьям или бюджетным строкам и т.д.. Если же эту
информацию структурировать в виде еще одного классификатора
бюджета, то появляется возможность вести планирование бюджета с
позиций ориентации предприятия на своих клиентов (потребителей).
А это, в свою очередь, дает дополнительную, очень ценную
информацию при анализе бюджета для предприятий, ориентированных
на рынок. Также наличие справочников потребителей и поставщиков
существенно упрощает ввод информации в систему при планировании
и учете.
2. Бюджетные планы статей - это информационное "сердце" системы
бюджетирования. Статьи бюджета в разрезе перечисленных выше
справочников объединяются в планы статей по своему назначению. Сколько
в системе бюджетирования должно присутствовать таких планов статей?
Как минимум три: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных
средств, а также бюджет активов и пассивов (баланс). Но, как правило,
для более полного учета специфики работы предприятия, реализации
определенной методики бюджетирования и создания удобных в эксплуатации
рабочих мест применяются исходные и производные планы:
a. бюджет продаж и бюджет закупок, в стоимостном и натуральном
выражении, определяющие бюджет операционной деятельности (прямые
доходы и расходы), бюджет размещения и привлечения ресурсов, бюджет
по бизнес-направлениям, бюджет проектов - это далеко не полный
список видов бюджетов, применяемых для построения бюджета доходов и
расходов;
b. смета капитальных вложений, план резервов, определяющие косвенные
расходы и другие виды расходов, необходимые для получения общей
картины доходов и расходов и движения денежных средств;
c. бюджет движения финансовых ресурсов - специфичный для кредитных
учреждений план, бюджет движения товаров, запасов, бюджет
задолженности (БДДС в разрезе дебиторов и кредиторов), платежный
календарь - средство контроля расходования средств;
d. а также: управленческий баланс, финансовый план и другие
вспомогательные таблицы, облегчающие расчет финансовых результатов.
Существенный вопрос - это способ реализации в системе перечисленных
видов планов. Если в системе их количество ограничено, то это
означает, что система существенным образом ориентирована на
определенную методику бюджетирования или специфику деятельности
предприятия. В этом случае трудно говорить об ее универсальности. Как
ни странно, но чем меньше в системе видов планов, тем более
универсальной она является и может быть настроена на совершенно
различные технологии бюджетирования.
Основой планов является бюджетная статья. В "рафинированном" виде -
это строка с названием и числовым значением, а также со значениями
справочников, определяющих измерения бюджетной статьи. Но для
полноценной работы с бюджетом этого часто бывает недостаточно. Поэтому
у бюджетных статей могут присутствовать следующие свойства:
e. Хранение значений во временных периодах - день, месяц, квартал, год
- для обеспечения различных режимов планирования и учета (год по
кварталам, квартал по месяцам и т. д.), а также для выполнения
всестороннего анализа бюджета.
f. Неограниченная иерархия статей бюджета - для обеспечения процессов
агрегации и "сверления" информации (drill down) при анализе
структуры бюджета.
g. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение -
абсолютное и процентное.
h. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном
измерении.
i. Дополнительная аналитика статей, необходимая для реализации таких
возможностей, как, например, учет остатка невыполнения плана в
условиях его перевыполнения внеплановыми операциями.
j. Проводки по бюджетным статьям, позволяющие документировать изменение
значений статей.
1. Первичная информация, используемая при расчете плановых и фактических
значений бюджетных статей. Ее наличие в системе бюджетирования
является признаком развитых систем. Она устраняет ограничения
"табличного" представления информации о бюджете, реализованного только
в виде планов статей. К первичной информации для бюджетирования
относятся:
a. Бюджетные строки и бюджетные документы, заявки, сметы, контракты,
договора, платежные документы и другие виды документов, на основании
которых выполняется расчет значений статей.
b. Объекты поддержки финансовой логики: аналитические и синтетические
бухгалтерские счета с проводками, счета управленческого учета,
механизмы двойной записи, показатели, нормативы.
Наличие в системе первичной информации может являться как существенным
подспорьем при автоматизации процессов бюджетирования, так и быть
источником существенных затрат в эксплуатации. Как правило, первичная
информация, необходимая для системы бюджетирования присутствует и в
других системах автоматизации предприятия - в системах автоматизации
бухгалтерии, внутреннего хозяйства (зарплата, основные фонды),
системах автоматизации основной и оперативной деятельности.
Дублирование этой информации в системах может привести как большому
объему ее повторного ввода в систему бюджетирования, так и к
разработке сложных систем интеграции. Решением этой проблемы является
применение технологии Хранилищ данных с мощными средствами интеграции
приложений, обеспечивающими надежное взаимодействие системы
бюджетирования с другими системами автоматизации предприятия.
Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования
Алгоритмы системы бюджетирования - это интеллектуальные автоматические
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16
