в) регистрационный номер служебного письма оформляется после его подписания.
Служебные письма в Минюсте России подлежат регистрации с присвоением исходящего регистрационного номера в единой регистрационной базе исходящих документов СЭД. Регистрационный исходящий номер служебного письма формируется автоматически СЭД при завершении заполнения и сохранении регистрационной карточки служебного письма ответственным за делопроизводство структурного подразделения Минюста России. Регистрационный исходящий номер окончательно закрепляется за служебным письмом Департаментом организации и контроля после проверки полноты оформления реквизитов письма, представляемого исполнителем (ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России) для отправки адресату.
Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью Министра или его заместителя после его подписания оформляется Департаментом организации и контроля одновременно с датой и состоит из знака «№», индекса структурного подразделения Минюста России, порядкового номера документа, первых букв имени и фамилии Министра или его заместителя, подписавшего служебное письмо, например:
№ 01/10568-АК,
где:
01 - индекс структурного подразделения Минюста России, которым подготовлено служебное письмо;
10568 - порядковый регистрационный номер в СЭД;
АК - первые буквы имени и фамилии Министра, подписавшего служебное письмо.
Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью руководителя структурного подразделения Минюста России (его заместителя) состоит из двух частей:
индекса структурного подразделения;
порядкового номера.
Например:
13.10.2010 № 05-1067,
где:
05 - индекс департамента;
1067 - порядковый номер, присвоенный служебному письму структурным подразделением Минюста России.
Исходящий регистрационный номер ответа на обращения граждан присваивается структурным подразделением Минюста России.
Например:
№ 06-16-4203/2010,
где:
06-16 - индекс номенклатурного дела в структурном подразделении Минюста России;
4203/2010 - номер, присвоенный обращению при централизованной регистрации в СЭД.
При регистрации исходящего документа с подписью должностных лиц двух и более государственных органов регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи.
г) ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается исполнителем документа в специально отведенном на бланке месте, а также во вводной части текста письма;
д) наименование документа (заголовок к тесту) в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы «о чем?» («о ком?»). При объеме текста до 4-5 строк заголовок к служебному письму может не оформляться.
Заголовок помещается на бланке служебного письма двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизитов бланка и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28-30 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). Точка в конце заголовка не ставится, например:
О подготовке празднования
Дня юриста
О рассмотрении жалобы
Борискина
е) текст служебного письма отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами.
Исполнители служебных писем обязаны формулировать текст в соответствии со следующими критериями: официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации; конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение; использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл; логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки; эмоционально-нейтральный тон изложения.
Все тексты служебных писем, представляемых на подпись Министру, заместителям Министра (только служебные письма в вышестоящие государственные органы, а также тексты служебных писем, подлежащих массовой рассылке (более одного адресата), подлежат обязательному редактированию в Департаменте организации и контроля в порядке, предусмотренном пунктом 5 подраздела 3.3.5 Инструкции.
Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:
официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.
Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:
«Уважаемый Матвей Сергеевич!»;
«Уважаемая Антонина Петровна!»;.
«Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!».
При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:
«Уважаемые коллеги!»;
«Уважаемые господа!»;
«Глубокоуважаемые депутаты!».
При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим
причинам используются следующие формулировки обращения:
«Уважаемый гражданин Хохлов!»;
«Уважаемая госпожа Михайлова!».
При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:
«Уважаемый господин председатель!»;
«Уважаемый господин директор!»;
«Уважаемый господин секретарь!».
В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения
без прилагательного, выражающего уважение:
«Григорий Иванович!»;
«Гражданин Петров!»;
«Граждане!»;
«Коллеги!»;
«Господа!».
Обращение к адресату располагается на два-три межстрочных интервала ниже реквизита «заголовок».
В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:
«Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...»;
«Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...»;
Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются
без обращений; вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:
подтверждение:
«Ваше письмо от... №... получено»;
«В Минюсте России рассмотрено Ваше письмо от...№...»;
«В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.)»;
обоснование действия:
«В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...»;
«В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)...»;
«На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)...»;
«В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...»;
«В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)...»;
благодарность:
«Министерство юстиции Российской Федерации благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)...№...»;
«Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников»;
«Заранее благодарим за возможную помощь»;
«Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы»;
просьба:
«Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)...»;
«Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие... и др.)...»;
«Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...»;
сопровождение:
«Направляем копию служебного контракта...»;
«Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)...»;
напоминание:
«Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...»;
«Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2008»;
предложение:
«Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность начальника протокольного отдела»;
«Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта»;
«Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы»;
основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т. д. При оформлении служебных писем, подлежащих массовой рассылке в территориальные органы Минюста России, содержащих поручения о представлении с использованием информационных систем общего пользования оперативной информации, не требующей документированного подтверждения, в конце текста следует указывать каким структурным подразделением Минюста России будет обобщаться указанная информация, его электронный адрес, а также, что направление документа на бумажном носителе не требуется; заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Минюста России.
Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Минюста России, например:
«С уважением,...»;
«С неизменным уважением,...»;
«С глубоким уважением,...»;
«С благодарностью и уважением,...»;
«С уважением и пожеланиями успехов в работе,...».
Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например:
«Минюст России рассмотрел», «коллегия решила», «информируем...», «сообщаем...», «просим направить...», «предлагаем рассмотреть...», «полагаем целесообразным» и т.п.
На бланке Министра текст может излагаться от первого лица единственного числа («прошу...», «направляю...», «полагаю необходимым...» и т.п.);
ж) отметка о наличии приложений отделяется от текста служебного письма одним-двумя дополнительными межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.
Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется в порядке, установленном пунктом 13 подраздела 3.2.4 Инструкции.
з) визирование служебного письма в структурных подразделениях Минюста России, к компетенции которых оно относится, и курирующими заместителями Министра (служебных писем с подписью Министра) обеспечивается исполнителем и производится в порядке, установленном подпунктом «б» пункта 14 подраздела 3.2.4 Инструкции.
л) реквизит «подпись» оформляется в порядке, установленном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции, и отделяется от реквизита «отметка о наличии приложений» тремя межстрочными интервалами.
Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через полтора межстрочных интервала.
Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписывают Министр или его заместители, курирующие соответствующие направления деятельности.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30
