Текст документа должен содержать аргументированную и достоверную информацию.
Содержание текста увязывается с ранее изданными по этому вопросу документами.
Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих структур.
Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, решениях и применяется при подготовке уставов, положений, правил, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций) или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: вид документа, наименование организации-автора документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту документа.
Во второй (заключительной) части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы – распорядительную часть без констатирующей (как правило, приказы по личному составу), письма – просьбу без пояснения.
Текст документа, регулирующего деятельность Минюста России, его территориальных органов, подведомственных Минюсту России федеральных служб[12], учреждений Минюста России, права и обязанности должностных лиц (положение, должностной регламент и т.д.), состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь номер и заголовок.
Связный текст допускается разделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.
Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой или точкой с запятой.
При подготовке документов по однотипным ситуациям (приказов (распоряжений) по личному составу и т.д.) следует использовать унифицированные тексты.
В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.
В тексте документа должны употребляться только официальные наименования федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций), территориальных органов, структурных подразделений Минюста России, учреждений Минюста России и т.д.
При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации от 16.07.2008 № 943, № 788 (Российская газета, 2008, № 163, № 195, № 223; 2009, № 15, № 39, № 40; 2010, № 219).
В распорядительных документах (приказы, распоряжения), а также во внутренних документах, адресованных Министру (заместителю Министра, начальнику территориального органа) текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «обязываю», «предлагаю», «прошу»).
Особенности составления и оформления приказов (распоряжений), положений, правил, инструкций определены настоящей Инструкцией.
В распорядительных документах коллегиальных органов (протокол, решение и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах (приказах (распоряжениях), решениях и др.) Минюста России и федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций) текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили», «предлагаем»).
В протоколах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В письмах используют следующие формы изложения:
от третьего лица единственного числа («Минюст России не возражает»; «Министерство юстиции Российской Федерации считает возможным»; «Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Московской области полагает целесообразным…»);
от первого лица множественного числа («просим направить», «в соответствии с запросом направляем» и т.д.);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу направить»).
В документах, регулирующих деятельность Минюста России, его структурных подразделений и территориальных органов, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например: «комиссия установила», «отдел осуществляет следующие полномочия».
В случае, если в тексте документа требуется охарактеризовать какой-либо объект по ряду признаков, используется форма анкеты. Она применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и др. документах.
При составлении текста в форме анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Таблица – форма представления текста документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) и др. документах.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
13) Отметка о наличии приложений.
Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими организационно-распорядительными документами;
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые сопроводительным письмом.
Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок и т.д.).
В сопроводительных письмах отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложений указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:
|
Приложение: |
1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз. |
|
|
2. Справка о проделанной работе на 2 л. в 1 экз. |
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:
|
Приложение: |
справка о..., для служебного пользования, от 12.05.2010 № 01-03-18/576дсп экз. № 1 на 2 л. |
В этом случае сам документ также будет иметь отметку «Для служебного пользования».
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 5 л.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
|
Приложение: |
договор от 30 мая 2008 г. № 24 и приложения к нему, всего на 11 л. |
При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении. Например:
|
Приложение: |
копия приказа Минюста России от 23.12.2009 № 45 … на 2 л. в 1 экз. |
Приложение к письму является самостоятельным документом и имеет самостоятельную нумерацию.
Наличие приложений в приказе, распоряжении, положении, правилах, инструкции указывается только в тексте.
На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются, например: (Приложение № 1, Приложение № 2).
Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о наличии приложений указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу Минюста России
от 15.03.2009 № 35
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о наличии приложений, ниже - гриф утверждения документа. Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
УТВЕРЖДЕНА
приказом Минюста России
от 12.11.2009 № 125
Особенности оформления приложений к приказам, положениям, правилам, инструкциям устанавливаются настоящей Инструкцией.
14) Согласование документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности создания документа, соответствия его нормативным правовым актам Российской Федерации, а также в иных случаях предусмотренных Инструкцией.
Согласование проекта документа оформляется грифом согласования (внешнее согласование) или визой на документе (внутреннее согласование).
а) Гриф согласования.
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и иными органами (организациями) оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра финансов
Российской Федерации
Подпись А.А. Кузьмин
Дата
или
СОГЛАСОВАНО
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30
