Иностранная корреспонденция, передаваемая на регистрацию и последующее рассмотрение в Департамент международного права и сотрудничества вручается отделом документационного обеспечения ответственному за делопроизводство в Департаменте международного права и сотрудничества по реестру.
4.10.3 После рассмотрения Министром поступающая иностранная корреспонденция с его поручением передается в структурные подразделения Минюста России - головные исполнители для рассмотрения и подготовки, при необходимости, проекта ответа.
4.10.4 Ответы, направляемые адресатам, находящимся в странах Содружества Независимых Государств, оформляются на русском языке, в иных государствах – как правило, на английском (визовый экземпляр ответа оформляется на двух языках: русском и английском).
4.10.5 Документы, направляемые зарубежным корреспондентам, подготавливаются, представляются в установленном порядке на доклад Министру или его заместителям, регистрируются, а затем передаются для организации отправки в порядке, установленном для исходящих документов (подраздел 4.7 Инструкции).
4.10.6 Отправка международной корреспонденции осуществляется в следующем порядке:
доставка служебных отправлений до адресатов, расположенных в столицах государств – участников Содружества Независимых Государств, осуществляется Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации по действующим маршрутам Межправительственной фельдъегерской связи;
доставка международной корреспонденции в иные иностранные государства осуществляется Департаментом дипломатическо-курьерской связи Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее – ДДКС) согласно ежемесячному графику приема и отправки дипломатической почты.
При этом подготовленная к отправке международная корреспонденция должна соответствовать следующим требованиям ДДКС:
дипломатическая почта отправляется в двойных конвертах;
адрес получателя и отправителя корреспонденции (печатается на русском и английском языках), номер документа, гриф секретности (заверяется печатью подразделения и подписью конвертовавшего с расшифровкой фамилии), номер бланка отправки ДДКС МИД России (по предварительному согласованию с Департаментом организации и контроля) печатаются на листе бумаги, который приклеивается на конверт, либо печатаются на конверте.
4.10.7 Решение о направлении документов с пометкой «Для служебного пользования» в рамках международной переписки принимается Министром или заместителем Министра, курирующим Департамент международного права и сотрудничества.
4.10.8 Документы, относящиеся к переписке Минюста России с зарубежными корреспондентами, формируются в соответствующее номенклатурное дело и хранятся в Департаменте международного права и сотрудничества.
4.11 Особенности работы с электронными документами
4.11.1 Электронные документы, за исключением, содержащих конфиденциальную информацию, создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Минюста России (территориального органа). Электронные документы, содержащие конфиденциальную информацию, могут обрабатываться и храниться в СЭД только в зашифрованной форме.
4.11.2 Документы, поступающие в Минюст России (территориальный орган) и создаваемые в Минюсте России (территориальном органе) на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно только после его верификации[25].
Процедура включения электронного образа документа в СЭД осуществляется в три этапа:
4.11.2.1 На первом этапе после завершения регистрации документа и сохранения соответствующей ему электронной регистрационной карточки на этикетке, изготовленной из термочувствительной бумаги, печатается с использованием принтера штрих-кодов уникальный идентификационный штрих-код зарегистрированного документа. Этикетка с напечатанным на ней штрих-кодом наклеивается на первый лист документа.
4.11.2.2 На втором этапе осуществляется подготовка документа к сканированию и сканирование документа. Документ помещается в лоток подачи бумаги сканирующего устройства так, чтобы первый лист документа
с присоединенным штрих-кодом поступал в сканирующее устройство первым.
В пачке подготовленных для сканирования документов их листы располагаются в аналогичном порядке.
После этого включается программа сканирования. В процессе сканирования создается электронный образ документа, распознается и анализируется штрих-код документа, в соответствии с указанной в нем информацией полученные электронные образы документов автоматически прикрепляются к соответствующим электронным регистрационным карточкам документов, хранящимся в базе данных СЭД.
4.11.2.3 На третьем этапе производится процедура верификации. Проверка соответствия электронного образа подлиннику документа, исполненного на бумажном носителе, гражданским служащим отдела документационного обеспечения (по обращениям граждан и ответам на обращения граждан - отдела по работе с обращениями граждан). При наличии у гражданского служащего, осуществляющего процедуру верификации, электронной цифровой подписи электронный образ документа заверяется с ее использованием.
4.11.3 Прием электронных документов из органов государственной власти и организаций, а также отправка в их адрес электронных документов
осуществляются отделом документационного обеспечения посредством электронных систем общего доступа, а также системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).
Прием обращений граждан, поступивших по электронным информационным системам общего доступа, а также направление им ответов в электронном виде осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.
Прием электронных документов от некоммерческих организаций, а также отправка в их адрес электронных документов осуществляется Департаментом по делам некоммерческих организаций.
4.11.4 Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в СЭД, в порядке, предусмотренном подразделом 4.4 Инструкции.
СЭД должна предусматривать возможность регистрации и включения в электронный документооборот электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе МЭДО.
При загрузке электронного сообщения в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей электронной регистрационной карточки поступившего документа в электронной форме.
4.11.5 Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов, оформляемых на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
4.11.6 Для подтверждения подлинности электронных документов используются сертифицированные ФСБ России средства электронной цифровой подписи.
При получении электронных документов от других органов власти или организаций проверку подлинности электронной цифровой подписи осуществляет Департамент организации и контроля, а при получении электронных документов от некоммерческих организаций – Департамент по делам некоммерческих организаций.
4.11.7 При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в СЭД электронная цифровая подпись для подтверждения действий с электронными документами может не использоваться.
4.11.8 Движение поступивших электронных документов, зарегистрированных в СЭД, от Департамента организации и контроля руководству Минюста России, от руководства Минюста России руководителям структурных подразделений, от руководителей структурных подразделений исполнителям, а также подготовленных в Минюсте России электронных документов, зарегистрированных в СЭД, от исполнителя в обратном порядке осуществляется путем направления в электронные кабинеты гражданских служащих электронных регистрационных карточек документов с прикрепленными к ним электронными образами документов.
4.11.9 Для рассмотрения электронных документов руководством Минюста России и руководителями структурных подразделений секретарем Министра или его заместителя (референтом заместителя Министра) либо ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России, может создаваться с использованием электронного образа документа его копия на бумажном носителе.
4.11.10 После того как Министром (заместителем Министра) дано поручение по исполнению документа, его секретарь (секретарь заместителя Министра) осуществляет процедуру верификации подписанного Министром поручения, прилагаемого к документу на бумажном носителе, и проекта поручения, внесенного отделом документационного обеспечения (секретарем, референтом заместителя Министра) в электронную регистрационную карточку документа.
4.11.11 Документы, по которым в поручениях Министра установлен срок исполнения, вместе с электронными регистрационными карточками направляются в отдел контроля Департамента организации и контроля[26] для постановки на контроль.
Иные документы ставятся на контроль отделом контроля по поручению директора Департамента организации и контроля.
4.11.12 Электронная регистрационная карточка документа, предназначенного для рассмотрения и исполнения в структурном подразделении Минюста России, направляется в персональный кабинет соответствующего структурного подразделения Минюста России в СЭД.
Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России докладывает о поступлении документов руководителю соответствующего структурного подразделения.
Руководитель структурного подразделения Минюста России имеет возможность ознакомиться с электронным образом поступившего документа в СЭД и лично внести соответствующее поручение по исполнению документа в его электронную регистрационную карточку.
Ввод в электронную регистрационную карточку поручения по исполнению документа, вынесенного руководителем структурного подразделения, может поручаться ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России.
4.11.13 При направлении электронного документа для рассмотрения нескольким структурным подразделениям Минюста России в электронной регистрационной карточке головной исполнитель дополнительно выделяется установленным в СЭД символом (жирным шрифтом). В этом случае в журнале учета движения документа СЭД отмечается, что головному исполнителю направлен оригинал документа, а соисполнителям - копии.
4.11.14 В отделах, входящих в состав структурных подразделений Минюста России, устанавливаются не менее двух рабочих станций с доступом к СЭД (станции начальника, заместителя начальника отдела).
Электронные регистрационные карточки документов с присоединенными электронными образами документов, предназначенные для исполнения в соответствующем отделе, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России, направляются в персональный кабинет отдела в СЭД и в период исполнения хранятся в нем.
4.11.15 Подготовленный структурным подразделением Минюста России документ (за исключением документов, подписанных Министром или его заместителями), предназначенный для отправки внешнему или внутреннему адресату, регистрируется ответственным за делопроизводство в СЭД (за исключением нерегистрируемых документов). После завершения процедуры регистрации внутреннего (исходящего) документа и сохранения соответствующей ему электронной регистрационной карточки ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России для документов, исполненных на бумажном носителе, печатается с использованием принтера штрих-кодов на этикетке, изготовленной из термочувствительной бумаги, уникальный идентификационный штрих-код зарегистрированного документа.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30
