Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Минюста России (территориального органа).
6.1.3 Документальный фонд Минюста России (территориального органа) - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности.
6.1.4 Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив Минюста России возлагается на отдел документационного обеспечения и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России.
В территориальном органе указанная работа осуществляется ответственными за делопроизводство в территориальном органе в порядке, аналогичном установленному Инструкцией для Минюста России.
6.1.5 Номенклатура дел структурного подразделения Минюста России.
6.1.5.1 Номенклатура дел структурного подразделения на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется ответственным за делопроизводство структурного подразделения на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, положения о структурном подразделении и положений об отделах, номенклатуры дел структурного подразделения за прошлый год, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
6.1.5.2 Номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем этого структурного подразделения и направляется в Департамент организации и контроля для формирования сводной номенклатуры дел Минюста России.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения представлена в приложении № 24.
6.1.5.3 После утверждения сводной номенклатуры дел Минюста России приказом Минюста России структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.5.4 Вновь созданное структурное подразделение Минюста России в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в Департамент организации и контроля.
6.1.5.5 Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Минюсте России цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-01-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 01- индекс отдела, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих нормативные правовые акты Российской Федерации, располагаются перед заголовками дел с нормативных правовых актов Минюста России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.
Пример: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.
Пример: «Документы к протоколам заседаний коллегии Минюста России».
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество томов, частей. Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по типовым перечням или примерной номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру дел заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) соответствующего архивного учреждения по представлению архива и центральной экспертной комиссии Минюста России (далее – ЦЭК Минюста России).
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другое структурное подразделение Минюста России для продолжения и др.
В случае, если отдельные номенклатурные дела ведутся гражданскими служащими отделов структурного подразделения Минюста России, в графе «Примечания» напротив соответствующего дела делается запись об ответственном за его ведение с подписью этого ответственного.
В случае, если в результате организационно-штатных мероприятий дела были приняты в течение года из другого структурного подразделения Минюста России, в графе «Примечания» делается запись о приеме данных дел с указанием номера и даты акта приема-передачи.
6.1.5.6 По окончании делопроизводственного года в графе 3 номенклатуры дел структурного подразделения Минюста России проставляется количество томов (частей) дел, в графе 5 делаются отметки о незаведенных в течение года делах, о переходящих на будущий год делах. В конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (приложение № 24), отдельно постоянного и временного хранения.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурных подразделений Минюста России, в обязательном порядке письменно сообщаются в Департамент организации и контроля, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
6.1.6 Сводная номенклатура дел Минюста России.
6.1.6.1 Сводная номенклатура дел Минюста России составляется Департаментом организации и контроля по установленной форме (приложение № 25) на основании номенклатур дел структурных подразделений Минюста России.
6.1.6.2 В сводной номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности Минюста России.
В сводную номенклатуру дел Минюста России могут включаться дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий Минюста России или прекращения его деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
6.1.6.3 Основой для определения структуры сводной номенклатуры дел является структура Минюста России. Разделами, подразделами сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Минюста России и входящих в их структуру отделов.
6.1.6.4 Графы сводной номенклатуры дел заполняются аналогично требованиям подпункте 6.1.5.5 пункта 6.1.5 Инструкции.
В графе 5 в сводной номенклатуре дел Минюста России делаются записи об особенностях сроков хранения документов дела, о местонахождении подлинников (индекс дела, в котором хранятся подлинники), о переходящих делах; вносятся сведения о приеме- передаче дел структурных подразделений с указанием номера и даты соответствующего акта, об уничтожении дел, о внесении сведений о делах в описи постоянного и временного хранения, об акте ответственного хранения дел с постоянным сроком хранения в структурных подразделениях Минюста России.
6.1.6.5 Сводная номенклатура дел Минюста России готовится в трех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Департамента организации и контроля, 2-й используется в отделе документационного обеспечения как рабочий экземпляр, 3-й передается в Государственный архив Российской Федерации (далее – ГАРФ), с которым она согласовывалась.
Сводная номенклатура дел может вестись Департаментом организации и контроля в электронном виде.
6.1.6.6 Сводная номенклатура дел Минюста России визируется начальником отдела документационного обеспечения, подписывается директором Департамента организации и контроля и после одобрения ЦЭК Минюста России направляется на согласование с ЭПК ГАРФ, после чего утверждается приказом Минюста России.
Сводная номенклатура дел согласовывается с ГАРФ не реже одного раза в 5 лет.
6.1.6.7 Согласованная с ГАРФ и утвержденная приказом Минюста России сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.6.8 В случае изменения функций и структуры Минюста России сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГАРФ.
6.1.6.9 По окончании делопроизводственного года на основе данных номенклатур дел структурных подразделений Минюста России с заполненной графой 3 и итоговых записей к ним проставляются данные в графе 3 сводной номенклатуры Минюста России (проставляется количество томов (частей) дел), а в графу 5 переносятся отметки о не заведенных в течение года делах, о переходящих на будущий год делах. В конце сводной номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (приложение № 25), отдельно на дела постоянного и временного хранения.
6.2 Формирование дел и их текущее хранение
6.2.1 Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2 В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
6.2.3 Дела формируются структурными подразделениями Минюста России.
Формирование дел ведется под методическим руководством Департамента организации и контроля, а при необходимости – дополнительно ГАРФ.
6.2.4 При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года;
- исключение составляют: переходящие дела; дела финансовых расследований; личные дела, которые формируются в течение всего периода службы гражданского служащего в Минюсте России. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине дела не более 4 см.
6.2.5 Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов (в документах по личному составу).
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30
