4.8.5 Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам установленного образца (форма 103), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.
Документы, отправляемые фельдъегерской связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.
Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.
Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в экспедицию с отметкой оператора отделения почтовой связи, фельдъегеря или иного лица, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле Департамента организации и контроля.
4.8.6 Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России.
4.8.7 Передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм и электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного и ведомственного электронного документооборота, осуществляется с помощью средств электросвязи.
4.8.8 Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимается структурным подразделением Минюста России – исполнителем документа по согласованию с Департаментом организации и контроля.
4.9 Регистрация и прохождение внутренних документов
4.9.1 Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Подготавливаемые в Минюсте России проекты документов до момента полного оформления установленных для них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами.
4.9.2 После подписания руководителем структурного подразделения Минюста России внутренний документ, подготовленный на бумажном носителе, или подготовленный в электронном виде по правилам, предусмотренным подпунктом 7 пункта 3.3.6.5 Инструкции, передается ответственному за делопроизводство в этом структурном подразделении, который производит его регистрацию в разделе СЭД «Внутренние документы» по видам документов. При регистрации в электронную регистрационную карточку вносятся сведения об основных реквизитах документа (в соответствии с пунктом 4.4.4 раздела 4.4 Инструкции), формируется его регистрационный номер, а также фиксируется его прохождение.
4.9.3 Зарегистрированный внутренний документ включается ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД электронного образа внутреннего документа, исполненного на бумажном носителе, или электронного документа в порядке, аналогичном предусмотренному в пунктах 4.4.9 и 4.4.10 раздела 4.4 Инструкции.
4.9.4 Регистрация, учет и движение внутренних документов, оформленных в порядке, предусмотренном разделом III Инструкции, осуществляется ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также гражданскими служащими отдела документационного обеспечения и отдела по работе с обращениями граждан.
Первый экземпляр внутреннего документа на бумажном носителе помещается в номенклатурное дело структурного подразделения Минюста России, в котором подготовлен документ.
Направление адресатам Минюста России внутренних документов, за исключением приказов (распоряжений), осуществляется структурным подразделением - исполнителем документа с использованием технологий СЭД в безбумажном варианте без дублирования на бумажном носителе.
В случае, если присоединить к электронной регистрационной карточке документа, исполненного на бумажном носителе, его электронный образ с использованием технологий СЭД не представляется возможным в силу запрета, установленного нормативным правовым актом Российской Федерации (например, документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера) такие документы ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России передаются в другие структурные подразделения Минюста России по реестру только через отдел документационного обеспечения.
4.9.5 Приказы (распоряжения) представляются исполнителями для регистрации вместе с оформленными указателями рассылки документа:
1) приказы (распоряжения) по основной деятельности, а также приказы о командировании за пределы территории Российской Федерации и - в отдел документационного обеспечения.
2) приказы (распоряжения) по личному составу, в том числе распоряжения о командировках гражданских служащих на территории Российской Федерации - в Департамент государственной службы и кадров.
4.9.6 Подлинные экземпляры приказов (распоряжений) по основной деятельности, а также приказы о командировании за пределы территории Российской Федерации, копии приказов (распоряжений) по личному составу помещаются в номенклатурные дела, хранящиеся в Департаменте организации и контроля, подлинные экземпляры приказов (распоряжений) по личному составу - в номенклатурные дела Департамента государственной службы и кадров.
4.9.7 Копии приказов (распоряжений) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с разделом III Инструкции, заверенными печатью Департамента организации и контроля (Департамента государственной службы и кадров), направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с копией приказа (распоряжения).
4.9.8 Договоры (соглашения) об организации взаимодействия и сотрудничества регистрируются отделом документационного обеспечения. Регистрация договоров (соглашений) об организации взаимодействия и сотрудничества осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в электронную регистрационную карточку. Подпись Министра (заместителя Министра) на договоре (соглашении) заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации Департаментом организации и контроля.
4.9.9 Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело Департамента организации и контроля отделом документационного обеспечения, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).
Копии договора (соглашения) с удостоверяющей надписью и печатью Департамента организации и контроля направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).
4.9.10 Финансово-хозяйственные, иные гражданско-правовые договоры, после подписания регистрируются и заверяются в Департаменте управления делами мастичной печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договора Департаментом управления делами помещается в номенклатурное дело, остальные экземпляры через отдел документационного обеспечения направляются сторонам договора.
4.9.11 Постановления коллегиальных органов, протоколы совещательных и консультативных органов Минюста России оформляются секретарями указанных органов и после подписи председательствующим регистрируются в СЭД.
Постановления коллегиальных органов Минюста России объявляются приказом Минюста России, протоколы совещательных и консультативных органов Минюста России доводятся исполнителям через единую информационную сеть Минюста России.
4.9.12 Методические рекомендации регистрируются в СЭД уполномоченным гражданским служащим отдела документационного обеспечения и после регистрации сканируются. Полученный электронный образ прикрепляется к электронной регистрационной карточке, первый экземпляр методических рекомендаций остается на хранении в отделе документационного обеспечения, а второй и последующие рассылаются в соответствии с указателем рассылки с использованием СЭД.
4.9.13 Служебные письма (поручения), подписанные Министром либо его заместителем, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), адресованные Министру либо его заместителю регистрируются отделом документационного обеспечения в разделе СЭД «Внутренние документы» (рубрика «Служебная записка»).
При регистрации в электронную регистрационную карточку вносятся сведения об основных реквизитах документа (в соответствии с пунктом 4.4.4 Инструкции), формируется его регистрационный номер, а также фиксируется прохождение документа. Регистрационный номер состоит из двух групп цифр и буквенного литера «вн», разделенных дефисом: в первой группе цифр указывается индекс структурного подразделения Минюста России, подготовившего проект внутреннего документа, вторая группа цифр является порядковым номером документа, формируемым при его регистрации в СЭД единым счетчиком документов рубрики «Служебная записка».
После регистрации документ и приложения к нему сканируются. Полученный электронный образ прикрепляется к электронной регистрационной карточке, первый экземпляр документа остается на хранении в отделе документационного обеспечения и помещается в номенклатурное дело, а второй и последующие рассылаются в соответствии с указателем рассылки с использованием СЭД в структурные подразделения Минюста России в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
4.9.14 Завершенные в делопроизводстве внутренние документы, исполненные на бумажном носителе, помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений Минюста России, исполненные в электронном виде - в электронный архив.
4.9.15 Регистрация и прохождение внутренних документов в территориальном органе осуществляется аналогично порядку регистрации и прохождения внутренних документов в Минюсте России.
4.10 Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
4.10.1 Корреспонденция, поступающая в рамках оказания международной правовой помощи, а также в сфере международного сотрудничества по вопросам передачи осужденных при предварительном рассмотрении отделом документационного обеспечения выделяется в группу документов, передаваемых на рассмотрение в Департамент международного права и сотрудничества.
Иная иностранная корреспонденция при предварительном рассмотрении Департаментом организации и контроля выделяется в группу документов, представляемых на доклад Министру.
Организация подготовки перевода и аннотации на поступившие документы осуществляется Департаментом международного права и сотрудничества. Перевод и аннотация документа регистрируется за тем же номером, что и поступивший документ.
При необходимости привлечения для подготовки перевода специализированных организаций оформление заказа и оплату выполненной работы осуществляет в установленном порядке Департамент управления делами.
4.10.2 Поступающая иностранная корреспонденция регистрируются:
представляемая на доклад Министру – отделом документационного обеспечения в порядке, предусмотренном подразделом 4.4 Инструкции;
передаваемая на рассмотрение в Департамент международного права и сотрудничества – ответственными за делопроизводство в Департаменте международного права и сотрудничества с соблюдением требований, предусмотренных пунктами 4.4.2, 4.4.4, 4.4.6, подпунктом 4.4.7.2 пункта 4.4.7, пунктов 4.4.8, 4.4.9, 4.4.10 подразделе 4.4 Инструкции.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30
