Также, как и докладная записка, аналитическая записка служит цели информирования руководства Минюста России (территориального органа) о проблемах, требующих принятия управленческих решений.
Аналитическая записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами аналитической записки являются адресат, наименование
структурного подразделения (должность гражданского служащего), подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, предусмотренном для служебной записки.
Текст аналитической записки состоит из трех смысловых частей:
в первой части дается характеристика проблемы;
во второй части приводится краткий анализ существа проблемы с выявлением причин, породивших ее, рассматриваются возможные варианты разрешения;
третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
8) Визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, отметка об исполнителе оформляются в порядке, предусмотренном подпунктом «б» пункта 14 и пунктом 19 подраздела 3.2.4 Инструкции соответственно.
В случае, если в записке предлагается дать поручения структурным подразделениям Минюста России (территориального органа), она должна быть завизирована всеми руководителями структурных подразделений, которым планируется дать поручения, ли курирующими эти структурные подразделения заместителями Министра.
3.3.6.7 Договоры (соглашения), контракты
1) Договоры (соглашения), контракты[19] с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, руководителями заинтересованных структурных подразделений Минюста России (территориального органа), заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, редактируются в Департаменте организации и контроля и представляются на подпись Министру или его заместителю в соответствии с распределением обязанностей директором Департамента управления делами.
Договоры, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в структурные подразделения Минюста России (территориального органа) в соответствии с их компетенцией финансово-хозяйственные договоры в Минюсте России передаются в Департамент управления делами), затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.
2) Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляются Департаментом управления делами (структурным подразделением территориального органа, осуществляющим обеспечение финансово-хозяйственной деятельности) в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителем, директором Департамента управления делами (руководителем структурного подразделения территориального органа, осуществляющего обеспечение финансово-хозяйственной деятельности) и представляются на подпись заместителю Министра, курирующему финансово-хозяйственную деятельность (начальнику территориального органа), или уполномоченному гражданскому служащему.
3) Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются Департаментом государственной службы и кадров в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 31, ст. 3215), Трудовым кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1 (ч. 1), ст. 3), Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 8, ст. 629) и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются гражданским служащим и представителем нанимателя, после чего заверяются в Департаменте организации и контроля оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается гражданскому служащему (работнику), второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел Минюста России.
4) Договоры (соглашения) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательные реквизиты договоров (соглашений) оформляются по правилам, предусмотренным подразделом 3.2.4 Инструкции.
3.3.6.8 Стенограмма
Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на заседаниях коллегии, совещаниях, осуществленная методом стенографии или аудиозаписи. Стенограмма ведется в том случае, когда на обсуждение заседаний (совещаний) выносятся важные и наиболее сложные вопросы, которые могут вызывать прения. В стенограмме должно быть указано время (в часах и минутах) начала и окончания заседания или совещания и время начала и окончания выступления каждого, кто принял участие в обсуждении вопросов повестки дня.
Текст стенограммы может состоять из двух частей: вводной и основной.
Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на заседании (совещании) стенографических, звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок и др.), печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с заполнением всех необходимых реквизитов.
Стенограмма может фиксировать решение об утверждении, одобрении и принятии того или иного документа. В этом случае утвержденный или принятый документ должен прилагаться к стенограмме, иметь ссылку на орган, утвердивший или принявший его, и дату решения.
В стенограмму включаются дословно все доклады, речи, выступления, вопросы.
Инициалы и фамилию докладчика (выступившего) необходимо печатать в именительном падеже с нового абзаца от левой границы текстового поля.
После фамилии ставится тире и печатается дословный текст доклада (выступления).
Каждый выступивший на заседании (совещании) может просмотреть и, если это необходимо, исправить, а затем завизировать стенограмму своего выступления.
Расшифрованная стенограмма подписывается председателем и секретарем заседания (совещания). Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дате проведения заседания (совещания). Стенограмма заседания (совещания) хранится вместе с другими документами заседания (совещания).
Если заседание записывалось на магнитную ленту, расшифровывалось и был составлен протокол, то магнитная лента хранится в соответствующем структурном подразделении Минюста России (территориального органа) до минования надобности.
Оформляется стенограмма по правилам, предусмотренным настоящей Инструкцией для оформления протокола.
3.3.6.9 Акт
1) Акт составляется несколькими гражданскими служащими и подтверждает установленные факты или события, действия (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).
Основанием для составления акта может быть указание Министра (заместителя Министра, начальника территориального органа) или руководителей структурных подразделений Минюста России (территориального органа).
2) Акты составляются коллегиально (не менее двумя гражданскими служащими), а также комиссиями, как постоянно действующими, так и специально создаваемыми по указанию Министра (заместителя Министра). Состав таких комиссий утверждается приказами (распоряжениями) Минюста России (территориального органа).
3) Акты регистрируются в структурном подразделении Минюста России (территориального органа), составившем акт. Актам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
3.3.6.10 Доверенность
Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Минюста России, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на общем бланке Минюста России.
Оформление доверенностей в Минюсте России осуществляется в соответствии со статьями 185 - 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 33), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
полное наименование Минюста России;
фамилия, имя, отчество, номер и серия паспорта, кем и когда выдан паспорт, адрес места жительства, должность доверенного лица;
данные об основаниях, подтверждающих полномочия Министра;
содержание полномочий доверенного лица;
срок действия доверенности.
Доверенность подписывает Министр или заместитель Министра, исполняющий его обязанности. Она регистрируется и заверяется в Департаменте организации и контроля оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
3.3.6.11 Справка
1) Справки – это документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение фактов и событий.
2) Справки бывают двух видов: справки, содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера (информационные), и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения юридического факта (о подтверждении замещаемой должности, заработной плате).
3) Информационная справка готовится гражданским служащим по поручению руководства Минюста России (территориального органа) либо в порядке личной инициативы, оформляется на стандартных листах формата А4 и имеет реквизиты: адресат, заголовок, текст, подпись и дату.
Оформление реквизитов производится в соответствии с требованиями, изложенными в подразделе 3.2.4 Инструкции.
IV. Организация документооборота
4.1 Основные принципы организации документооборота в Минюсте России и его территориальных органах
4.1.1 При организации документооборота в Минюсте России (территориальном органе) реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов.
4.1.2 В целях маршрутизации движения корреспонденции (документов) в документообороте выделяются следующие документопотоки:
1) поступающая документация (входящая);
2) отправляемая документация (исходящая);
3) внутренняя документация (переписка между структурными подразделениями Минюста России (территориального органа).
С учетом технологических особенностей обработки в составе основных документопотоков выделяются:
4.1.2.1 В составе входящей и исходящей документации:
поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации; документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы из территориальных органов Минюста России; документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран; сообщения о преступлениях; обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30
