4.14.4 Департамент организации и контроля ежемесячно до 10-го числа следующего месяца и ежегодно до 15-го января на основании данных СЭД подсчитывает объем документооборота структурных подразделений Минюста России и в целом за Минюст России и представляет справку о документообороте заместителю Министра, курирующему Департамент организации и контроля, а также направляет её для сведения руководителям структурных подразделений Минюста России.
В территориальном органе подсчет объёма документооборота структурных подразделений и в целом за территориальный орган производится ответственным за делопроизводство до 10-го числа следующего месяца и ежегодно до 15-го января.
V. Контроль исполнения документов
5.1 Контроль исполнения документов[27] состоит из осуществляемых Департаментом организации и контроля и другими структурными подразделениями Минюста России процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения резолюций (поручений) по входящим и внутренним документам с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Минюста России.
5.2 К указанным процедурам относятся:
1) постановка документа на контроль;
2) предварительный контроль;
3) предупредительный контроль;
4) снятие документа с централизованного автоматизированного контроля;
5) аналитический контроль.
5.3 Централизованному автоматизированному контролю, осуществляемому Департаментом организации и контроля, подлежит исполнение:
1) поручений Минюсту России, содержащихся в федеральных конституционных законах и федеральных законах, указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации;
2) письменных поручений Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, заместителями Председателя Правительства Российской Федерации, а также поручений Председателя Правительства Российской Федерации и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, содержащихся в протоколах проведенных ими совещаний и резолюциях;
3) парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
4) запросов, писем и обращений, по которым дано поручение Министра (по документам с конкретными сроками исполнения и документам, об исполнении которых необходимо проинформировать корреспондента);
5) документов, по которым установлены сроки исполнения поручениями Министра;
6) иных документов по поручению директора Департамента организации и контроля.
Контроль исполнения документов в соответствии с поручениями руководителей структурных подразделений Минюста России осуществляют ответственные за делопроизводство в этих структурных подразделениях.
Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии с их компетенцией и во взаимодействии с Департаментом организации и контроля.
5.4 Постановку документов на централизованный автоматизированный контроль осуществляет отдел документационного обеспечения (по обращениям граждан - отдел по работе с обращениями граждан) после их предварительного рассмотрения, при заполнении электронных регистрационных карточек на поступившие документы, подлежащие контролю, указанием в них контрольного срока исполнения документа и введением признака контрольного документа «К».
Постановка документов на централизованный автоматизированный контроль также может осуществляться отделом контроля по поручению директора Департамента организации и контроля.
На документе, поступившем на бумажном носителе, в правом верхнем углу его первого листа красным цветом проставляется штамп «Минюст России. Контроль» (на обращениях граждан – «Особый контроль»).
5.5 После рассмотрения Министром и верификации его поручения по исполнению документа электронная регистрационная карточка контрольного документа направляется в электронные кабинеты в СЭД отдела контроля и головного исполнителя поручения (структурного подразделения Минюста России - исполнителя).
Если документ до вынесения Министром решения по его исполнению не был поставлен на контроль, то процедуру постановки его на централизованный автоматизированный контроль осуществляет отдел контроля (по обращениям граждан - отдел по работе с обращениями граждан) в порядке, предусмотренном в пункте 5.4 Инструкции.
Контрольные документы, поступившие на бумажном носителе, передаются ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России – головном исполнителе по реестру через отдел документационного обеспечения.
5.6 Отдел контроля по документам, подлежащим централизованному автоматизированному контролю исполнения, систематизирует электронные регистрационные карточки по группам документов, по исполнителям, по срокам исполнения и осуществляет по указанной группе документов предварительный, предупредительный, аналитический контроль и снятие документов с централизованного автоматизированного контроля:
5.6.1 Предварительный контроль состоит в проверке отделом контроля своевременности доведения поручения до исполнителя (головного исполнителя) путем просмотра в СЭД движения электронной регистрационной карточки документа в соответствии с поручением по его исполнению.
Информация о доведении поручения исполнителю, при необходимости, уточняется с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России по телефону.
5.6.2 Предупредительный контроль состоит в формировании гражданскими служащими отдела контроля в СЭД перечня контрольных документов, срок исполнения которых истекает в течение заданного периода, и направлении его не реже одного раза в неделю в электронном виде структурным подразделениям Минюста России – головным исполнителям и курирующим их заместителям Министра.
Перечень контрольных документов содержит сведения о контрольных документах (исходящие дата и номер; входящий регистрационный номер и дата регистрации; наименование структурного подразделения Минюста России – головного исполнителя; краткое содержание документа; установленный срок исполнения; краткая информация о ходе исполнения контрольного документа).
В соответствии с указанным перечнем отдел контроля по телефону получает от ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России информацию об исполнителе контрольного документа (фамилия, имя, отчество, телефон), текущем состоянии исполнения поручения, продлении срока исполнения документа по решению Министра (его заместителей), а также напоминает о дате истечения срока исполнения.
5.6.3 Снятие документов с централизованного автоматизированного контроля осуществляется отделом контроля в СЭД на основании официальной информации структурного подразделения Минюста России – головного исполнителя, указанной им при заполнении отчета об исполнении документа и проставлении даты фактического исполнения поручения в электронной регистрационной карточке документа с учетом требований пунктов 4.24 и 4.25 Регламента Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденного приказом Минюста России от 27.01.2010 № 8 (зарегистрирован в Минюсте России 28.01.2010, регистрационный № 16096).
5.6.4 Аналитический контроль состоит в еженедельном анализе состояния работы с контрольными документами в структурных подразделениях Минюста России отделом контроля.
Аналитическая информация об исполнении контрольных документов оформляется в виде справки.
В аналитическую справку включается табличная форма, формируемая СЭД, содержащая информацию:
- об общем количестве контрольных документов, поступивших в Минюст России с начала года (нарастающим итогом), в том числе:
исполненных в срок;
исполненных с нарушением срока;
неисполненных;
срок исполнения которых не наступил;
- количестве контрольных документов в каждом из структурных подразделений Минюста России (нарастающим итогом), в том числе:
исполненных в срок;
исполненных с нарушением срока;
неисполненных;
срок исполнения которых не наступил;
- перечне контрольных документов, исполненных с нарушением установленного срока исполнения и (или) не исполненных в установленный срок (исходящие дата и номер; входящий регистрационный номер и дата регистрации; наименование структурного подразделения Минюста России – головного исполнителя; краткое содержание документа; установленный срок исполнения; краткая информация о ходе исполнения контрольного документа и причинах несвоевременного исполнения (неисполнения); фамилия, инициалы, должности гражданских служащих, являвшихся исполнителями контрольных документов, их начальников отделов и курирующих заместителей руководителей структурных подразделений Минюста России).
Аналитическая справка подписывается директором Департамента организации и контроля и представляется Министру еженедельно по пятницам (или в последний рабочий день недели) к 15 часам.
Копии справки направляются по внутренней электронной почте заместителям Министра и руководителям структурных подразделений Минюста России – головным исполнителям.
5.7 Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов несут гражданские служащие - заместители Министра, руководители структурных подразделений, иные должностные лица - исполнители), которым адресовано поручение.
5.8 В порядке, аналогичном изложенному в пунктах 5.4 - 5.7 Инструкции, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, осуществляют контроль за исполнением документов, поставленных на контроль руководителями структурных подразделений Минюста России, не подлежащих централизованному автоматизированному контролю.
Снятие с контроля исполнения указанных документов осуществляется ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России в СЭД на основании информации исполнителя поручения, указанной им при заполнении отчета об исполнении документа и проставлении даты фактического исполнения поручения не позднее чем за один день до окончания срока исполнения.
5.9 Приостанавливать исполнение документов, поставленных на централизованный автоматизированный контроль, продлевать срок их исполнения, а также отменять поручения об исполнении имеет право только Министр (по всем поручениям) и заместители Министра (по поручениям, которые даны заместителями Министра).
5.10 Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан незамедлительно информировать отдел контроля, который вносит необходимые изменения в электронные регистрационные карточки.
5.11 Контроль исполнения документов в территориальном органе организуется и осуществляется в порядке, аналогичном установленному настоящей Инструкцией для контроля исполнения документов структурными подразделениями Минюста России.
VI. Документальный фонд Минюста России (территориального органа)
6.1 Разработка и ведение номенклатуры дел
6.1.1 Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Минюсте России (территориальном органе), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
6.1.2 Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30
